कैसे एक संग्रह पत्र लिखने के लिए [+ नि: शुल्क टेम्पलेट्स]

एक संग्रह पत्र लिखना आपको सही कदम-दर-चरण प्रक्रिया का पालन करने और अपने ग्राहक को आधिकारिक सूचना देने के लिए सही भाषा को शामिल करने की आवश्यकता है कि एक ऋण बकाया है और पिछले बकाया है। आप आमतौर पर एक संग्रह एजेंसी को काम पर रखने या खराब ऋण व्यय की रिकॉर्डिंग करने से पहले कुल चार पत्र भेजेंगे।

यदि आप भुगतान एकत्र करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं तो हम फ्रेशबुक जैसे चालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की सलाह देते हैं। फ्रेशबुक के साथ, आप चालान बना सकते हैं, उन्हें अपने ग्राहकों को ईमेल कर सकते हैं और चालान पर भुगतान लिंक शामिल कर सकते हैं ताकि आपके ग्राहक अपने भुगतान को ऑनलाइन कर सकें। अपने आप को देखने के लिए निशुल्क 30 दिन के परीक्षण के लिए साइन अप करें।

संग्रह पत्र टेम्पलेट

संग्रह पत्र चार प्रकार के होते हैं। नीचे, हमने प्रत्येक संग्रह पत्र टेम्पलेट के साथ एक मुफ्त डाउनलोड प्रदान किया है, जब आपको इसका उपयोग करना चाहिए।

यहाँ चार नि: शुल्क डाउनलोड करने योग्य नमूना संग्रह पत्र टेम्पलेट हैं:

  • दूसरा संग्रह पत्र टेम्पलेट डाउनलोड करें: यह दूसरा संग्रह पत्र है जिसे आपको अपने ग्राहक को भेजना चाहिए यदि आपको पहला संग्रह पत्र भेजने के 14 दिनों के भीतर प्रतिक्रिया नहीं मिली है।
  • तीसरा संग्रह पत्र टेम्पलेट डाउनलोड करें: यदि आप टेलीफोन के माध्यम से अपने ग्राहक तक पहुँचने में सक्षम नहीं हैं, और उन्होंने दूसरे पत्र को भेजने के 14 दिनों के भीतर आपके द्वारा भेजे गए पहले दो पत्रों का जवाब नहीं दिया है, तो आपको प्रमाणित पत्र के माध्यम से तीसरा पत्र भेजने की आवश्यकता है।
  • चौथा संग्रह पत्र और अंतिम सूचना डाउनलोड करें: यदि आपको तीसरा नोटिस भेजने के 14 दिनों के भीतर अपने ग्राहक से कोई प्रतिक्रिया नहीं मिली है, तो प्रमाणित मेल के माध्यम से अपने ग्राहक को यह अंतिम सूचना भेजें।

कैसे एक संग्रह पत्र लिखने के लिए

कई छोटे व्यवसाय के मालिक अपराधी ग्राहकों के खातों पर भुगतान एकत्र करने की प्रक्रिया को रोकते हैं। नि: शुल्क संग्रह पत्र टेम्पलेट प्रदान करने के अलावा, हमने उन सर्वोत्तम प्रथाओं को भी शामिल किया है जिन्हें आप अक्सर करने की संभावना को कम करने के लिए कार्यान्वित कर सकते हैं।

एक संग्रह पत्र में शामिल करने के लिए जानकारी

एक संग्रह पत्र लिखते समय, आपका इरादा पेशेवर बने रहना चाहिए। आप अपने ग्राहक को यह बताना चाहते हैं कि आप भुगतान एकत्र करने के बारे में गंभीर हैं, जबकि एक ही समय में, रिश्ते को संरक्षित करते हैं।

नीचे वह जानकारी है जो आपको एक संग्रह पत्र में शामिल (या बाहर) करनी चाहिए:

  • इसे छोटे और बिंदु तक रखें; जटिल भाषा का प्रयोग न करें
  • पत्र लिखें; इसे हस्तलिखित न करें
  • कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें
  • यदि कई बकाया चालान हैं तो चालान की एक प्रति या एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें
  • एक विशिष्ट तारीख को शामिल करें जिसे खाता चालू किया जाना चाहिए (जैसे "भुगतान 17 अप्रैल से बाद में नहीं किया जाना चाहिए" के रूप में "भुगतान सात कार्य दिवसों के भीतर किया जाना चाहिए" के विपरीत)
  • चेक, क्रेडिट कार्ड और डेबिट कार्ड जैसे स्वीकार्य भुगतान के तरीके शामिल करें
  • आपकी संपर्क जानकारी, जिसमें फ़ोन नंबर, ईमेल पता और मेलिंग पता शामिल है
  • डाक-भुगतान वाला लिफाफा ताकि वे मेल में एक चेक आसानी से छोड़ सकें

एक संग्रह पत्र लिखने का मत करो

दो प्राथमिक लक्ष्य हैं जिन्हें आप संग्रह प्रक्रिया के अंत में प्राप्त करना चाहते हैं: भुगतान प्राप्त करें और ग्राहक के साथ अच्छे संबंध बनाए रखें। इन दोनों लक्ष्यों को पूरा करने के लिए, हम कुछ ऐसे कामों की सूची प्रस्तुत करते हैं, जिन्हें हम कर्ज पर जमा करने का प्रयास करते समय सुझाते हैं:

हम आपको इस स्थिति में क्या करने की सलाह देते हैं:

  • करना इसे पेशेवर रखें
  • करना मान लें कि ग्राहक भुगतान करेगा
  • करना पहला पत्र भेजने से पहले ग्राहक को बुलाने का प्रयास
  • करना पहला पत्र भेजने से पहले एक ईमेल भेजें

इस स्थिति में आप क्या करना चाहते हैं:

  • नहीं कठोर शब्दों का प्रयोग करें
  • नहीं ग्राहकों को परेशान करना
  • नहीं ग्राहकों को पाठ संदेश भेजें
  • नहीं सोशल मीडिया लिंक के माध्यम से संवाद करें

4 प्रकार के संग्रह पत्र

कुल चार प्रकार के संग्रह पत्र हैं जो आप अपने ग्राहक को भेजेंगे। ध्यान रखें कि यदि आपका ग्राहक आपके फोन कॉल या किसी एक पत्र का जवाब देता है, तो अतिरिक्त पत्र भेजने की कोई आवश्यकता नहीं है जब तक कि ग्राहक भुगतान के माध्यम से पालन नहीं करता है। संग्रह पत्र प्रारूपों के पहले जोड़े बहुत हल्के हैं और अंतिम दो में थोड़ी अधिक आक्रामक भाषा है।

पहला संग्रह पत्र

पहले संग्रह पत्र को तब ही मेल किया जाना चाहिए जब आपने टेलीफोन और ईमेल द्वारा ग्राहक तक पहुंचने की कोशिश की हो। यदि आप फ्रेशबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आप पिछले देय इनवॉइस के अनुलग्नक के साथ फ्रेशबुक से सीधे एक अनुकूल भुगतान अनुस्मारक ईमेल कर सकते हैं।

यदि ग्राहक ने टेलीफोन और ईमेल के माध्यम से संपर्क करने के बाद आपके साथ भुगतान की व्यवस्था नहीं की है, तो आपको पहले संग्रह पत्र को मेल करना चाहिए। सामान्य तौर पर, यह चालान देय तिथि के 14 दिनों के बाद नहीं होना चाहिए।

हमारा पहला पहला संग्रह पत्र टेम्पलेट डाउनलोड करें और इसे अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित करें। सुनिश्चित करें कि आप कंपनी लेटरहेड का उपयोग करते हैं जिसमें आपकी कंपनी का लोगो और व्यवसाय मेलिंग पता शामिल है।

दूसरा संग्रह पत्र

दूसरा संग्रह पत्र भेजने से पहले, एक टेलीफोन कॉल यह देखने के लिए किया जाना चाहिए कि क्या पहला पत्र प्राप्त हुआ था और यह देखने के लिए कि ग्राहक भुगतान की व्यवस्था करना चाहते हैं या नहीं। यदि टेलीफोन द्वारा ग्राहक तक पहुंचने के आपके प्रयास असफल हैं, तो यह दूसरा संग्रह पत्र भेजने का समय है।

पहले अक्षर और दूसरे के बीच प्राथमिक अंतर यह है कि आप इस तथ्य को शामिल करेंगे कि आपने पहले पत्र में ग्राहक तक पहुंचने का प्रयास किया था। हमारे नि: शुल्क दूसरे संग्रह पत्र टेम्पलेट को डाउनलोड करें और इसे अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित करें। सुनिश्चित करें कि आप इसे कंपनी लेटरहेड पर प्रिंट करते हैं जिसमें आपकी कंपनी का लोगो और मेलिंग एड्रेस शामिल है।

तीसरा संग्रह पत्र

दूसरे संग्रह पत्र को भेजने के बाद, आपको टेलीफोन द्वारा ग्राहक तक पहुंचने का प्रयास करना चाहिए। यदि ग्राहक ने कुछ हफ़्ते के भीतर संवाद करने का कोई प्रयास नहीं किया है, तो आपको तीसरा संग्रह पत्र भेजने की आवश्यकता है। हमारा मुफ्त तीसरा संग्रह पत्र टेम्पलेट डाउनलोड करें और इसे अनुकूलित करें।

दूसरे पत्र के समान, आप ग्राहक को सूचित करने के लिए भाषा शामिल करेंगे कि पत्र और टेलीफोन कॉल के माध्यम से पिछले प्रयास निरर्थक हो गए हैं जिसके परिणामस्वरूप यह तीसरा प्रयास है। मैं यह भी सलाह देता हूं कि आप इस पत्र को प्रमाणित मेल भेजें। इसके लिए आवश्यक होगा कि कोई व्यक्ति पत्र के लिए हस्ताक्षर करे, और यह आपको प्रमाण प्रदान करेगा कि पत्र प्राप्त हुआ था। इस तरह के प्रलेखन महत्वपूर्ण होंगे यदि आपको इस ऋण को इकट्ठा करने के लिए कानूनी कार्रवाई करनी है।

चौथा और अंतिम संग्रह पत्र

जबकि कुछ अपवाद हो सकते हैं, जब तक आप चौथे संग्रह पत्र को प्राप्त करते हैं, तब तक यह स्पष्ट रूप से स्पष्ट होना चाहिए कि आपका ग्राहक या तो अनिच्छुक है या अपने ऋण का भुगतान करने में असमर्थ है। इस पत्र में भाषा सबसे मुखर होगी जो हमने इस्तेमाल की है लेकिन पेशेवर बनी हुई है। तीसरे पत्र के समान, आपको प्रमाणित मेल के माध्यम से इस अंतिम संग्रह पत्र को भेजने की आवश्यकता है।

हमारे निशुल्क चौथे और अंतिम संग्रह पत्र टेम्पलेट को डाउनलोड करें और अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इसे अनुकूलित करें।

जब एक संग्रह एजेंसी किराया करने के लिए

टेलीफोन कॉल और पत्रों के विफल होने के बाद एक अयोग्य खाते पर इकट्ठा करने के कई प्रयासों के बाद, आपको एक संग्रह एजेंसी को काम पर रखने पर विचार करना चाहिए। एक बात का ध्यान रखें कि, एक बार जब आप एक संग्रह एजेंसी को किराए पर लेते हैं, तो आपको वह पूरी राशि नहीं मिलेगी जो आपके ऊपर बकाया है। संग्रह एजेंसियां ​​आम तौर पर एकत्र की जाने वाली कुल राशि का 25 प्रतिशत से 45 प्रतिशत के बीच शुल्क लेती हैं। बकाया ऋण की राशि के आधार पर, इसके लिए संग्रह एजेंसी को काम पर रखने के लायक नहीं हो सकता है।

खाते को खराब ऋण के रूप में लिखना बंद करना

यदि आप अपने घाटे को कम करने और संग्रह एजेंसी को किराए पर नहीं लेने का निर्णय लेते हैं, तो आपको आगे बढ़ना चाहिए और खाते को खराब ऋण के रूप में लिखना चाहिए। यह कम से कम आपको बकाया राशि के लिए कर कटौती का दावा करने की अनुमति देगा। खराब ऋण को कैसे लिखना है, इसके बारे में अधिक जानने के लिए, हमारे खराब ऋण व्यय गाइड की जांच करें।

भुगतान संग्रह के मुद्दों से कैसे बचें

यदि आप बहुत लंबे समय से व्यवसाय में हैं, तो आप संभवतः एक ग्राहक के पास चलेंगे, जिससे आपको भुगतान एकत्र करने में परेशानी हो सकती है। कुछ चीजें हैं जो आप भविष्य में होने से कम से कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रारंभिक भुगतान छूट की पेशकश कर सकते हैं और यह देखने के लिए व्यवसाय क्रेडिट जांच चला सकते हैं कि संभावित ग्राहक के पास किस प्रकार का भुगतान इतिहास है।

ग्राहकों से भुगतान एकत्र करने के मुद्दों से बचने के कुछ उपाय यहां दिए गए हैं:

ए / आर एजिंग रिपोर्ट की समीक्षा करें

प्राप्य रिपोर्ट की रिपोर्ट उन शीर्ष वित्तीय रिपोर्टों में से एक है जिनकी आपको अक्सर समीक्षा करनी चाहिए। इसमें सभी अवैतनिक ग्राहक चालानों का विवरण शामिल है, जिसमें चालान तिथि, राशि, चालान देय तिथि और चालान के पिछले दिनों की संख्या शामिल है।

क्विकबुक और फ्रेशबुक जैसे अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको कुछ ही मिनटों में ए / आर उम्र बढ़ने की रिपोर्ट चलाने की अनुमति देते हैं। ए / आर उम्र बढ़ने की रिपोर्ट को कैसे संभालना है, इस बारे में हमारे लेख में, हम आपको दिखाते हैं कि इस रिपोर्ट को कैसे पढ़ें और चालान की उम्र के आधार पर आपको क्या कार्रवाई करनी चाहिए।

प्रारंभिक छूट भुगतान शर्तें प्रदान करें

ग्राहकों को अपने चालान का भुगतान करने के लिए प्रोत्साहन की पेशकश करने पर विचार करें। शुरुआती भुगतान छूट 1 प्रतिशत से 5 प्रतिशत के बीच कहीं भी हो सकती है और आम तौर पर चालान तिथि के 10 दिनों के भीतर भुगतान की आवश्यकता होती है। कई ग्राहक अपने भुगतान को जल्दी भेजकर कुछ रुपये बचाने के मौके पर कूद जाएंगे। यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए हमारे प्रारंभिक भुगतान छूट मार्गदर्शिका देखें।

अनुरोध डिपॉजिट अपफ्रंट

हालांकि यह पहली बार में थोड़ा अजीब लग सकता है, क्योंकि ग्राहकों को माल और सेवाएं प्रदान करने से पहले आपको जमा करने के लिए कहना चाहिए, जितना कि आप सोच सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक उत्पादों का ऑर्डर करता है, तो उन्हें आमतौर पर उत्पाद वितरित होने से पहले अपने ऑर्डर को पूर्ण (शिपिंग लागत सहित) के लिए भुगतान करना होगा। इसके अलावा, अधिकांश कानूनी और लेखा फर्मों को अपने ग्राहकों को सेवाएं प्रदान करने से पहले एक अनुचर की आवश्यकता होती है।

मेरा सुझाव है कि आप हमेशा जमा का अनुरोध करें यदि निम्न में से कोई भी (या सभी) मौजूद हैं:

  • एकदम नए ग्राहक
  • उच्च-डॉलर की परियोजनाएं (व्यवसाय के प्रकार के आधार पर राशि भिन्न होगी)
  • ऐसी परियोजनाएँ जो 30 से अधिक दिनों तक चलती हैं

उदाहरण के लिए, मान लें कि ग्राफिक डिज़ाइनर के पास एक नया क्लाइंट है जो एक नई वेबसाइट और लोगो डिज़ाइन चाहता है। ग्राफिक डिजाइनर ने अनुमान लगाया है कि इस परियोजना को पूरा होने में लगभग छह सप्ताह लगेंगे। क्योंकि यह परियोजना एक महीने से अधिक समय तक फैलती है और इसमें बहुत अधिक समय लग सकता है, मैं सुझाव दूंगा कि 50 प्रतिशत की जमा राशि प्रदान की जाती है। यह सुनिश्चित करता है कि यदि ग्राहक अपना मन बदल लेता है या परियोजना पूरी होने के बाद भुगतान करने से इनकार कर देता है, तो ग्राफिक डिजाइनर केवल नौकरी की लागत के आधे हिस्से के बारे में बताएगा।

डेट से पहले प्रोएक्टिव हो जाएं

अक्सर की जाने वाली गलतियों में से एक का भुगतान समय पर तरीके से किया जाता है। दुर्भाग्य से, क्योंकि भुगतान के लिए पूछना कई व्यवसाय मालिकों के लिए इतनी मुश्किल बात है, वे इसे बहुत लंबे समय के लिए बंद कर देते हैं। ऑटोपायलट पर खातों को प्राप्य प्रक्रिया में मदद करने के लिए, आपको फ्रेशबुक का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए।

FreshBooks आपको चालान देय तिथि से पहले स्वचालित रूप से ग्राहकों को भुगतान अनुस्मारक ईमेल भेजने की अनुमति देता है। मैं इस ईमेल को नियत तारीख से कम से कम दो से तीन दिन पहले भेजने की सलाह देता हूं। इसके अलावा, आप एक और रिमाइंडर सेट कर सकते हैं जो नियत तारीख बीत जाने के बाद निकल जाएगा। मैं इसे इनवॉइस तिथि के एक सप्ताह बाद नहीं भेजने की सलाह देता हूं।

ध्यान रखें कि इन ईमेल अनुस्मारक को टेलीफोन कॉल करने या संग्रह पत्र भेजने की जगह नहीं लेनी चाहिए। ग्राहक के खाते के भुगतान में देरी होने से पहले भुगतान करने का प्रयास करना और एकत्र करना एक और तरीका है।

बिजनेस क्रेडिट चेक चलाएं

अपने व्यक्तिगत क्रेडिट स्कोर के समान, आप यह देखने के लिए क्रेडिट जांच चला सकते हैं कि संभावित ग्राहक की व्यावसायिक क्रेडिट प्रोफ़ाइल कैसी दिखती है, जिसमें ट्रेड पार्टनर के साथ भुगतान इतिहास भी शामिल है। किसी ग्राहक ने अतीत में अपने भुगतान दायित्वों को कितनी अच्छी तरह से पूरा किया है, इस तक पहुंच आपको भुगतान किया जाएगा या नहीं, का एक बहुत अच्छा संकेतक है। डन एंड ब्रैडस्ट्रीट एक रिपोर्टिंग संस्थान है जो इस डेटा को संकलित करता है।

एक डन एंड ब्रैडस्ट्रीट क्रेडिट रिपोर्ट व्यवसायों पर उपलब्ध आंकड़ों को समग्र साख का आकलन करने के लिए संकलित करती है। आप एक ग्राहक या संभावित ग्राहक को देर से भुगतान की संख्या सहित व्यापार भागीदारों और वित्तीय संस्थानों का पूरा भुगतान इतिहास देख पाएंगे। आपको तुरंत पता चल जाएगा कि भुगतान एकत्र करने में व्यापार को कितना क्रेडिट देना है या आपको कितना आक्रामक होना चाहिए।

डन एंड ब्रैडस्ट्रीट पर जाएं

संग्रह पत्र लिखने पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू)

1. यदि आपका ग्राहक आखिरकार आपको भुगतान करता है, तो क्या आपको उसके साथ फिर से व्यापार करना चाहिए?

यह मिलियन-डॉलर का प्रश्न है और मेरा उत्तर "यह निर्भर करता है" है। मेरी राय में, यदि आप ग्राहक को बाहरी संग्रह एजेंसी को भेजने से पहले भुगतान एकत्र करने में सक्षम हैं, तो आपको उनके साथ फिर से कैविएट के साथ व्यापार करने पर विचार करना चाहिए कि आपको जमा राशि की आवश्यकता होगी।

यदि ग्राहक डिपॉजिट को कम करने के लिए तैयार नहीं है, तो मैं निश्चित रूप से भाग लेगा। यदि कोई ग्राहक संग्रह एजेंसी के माध्यम से अपना भुगतान करना समाप्त कर देता है, तो मैं उनका खाता बंद कर दूंगा और उनके साथ व्यापार नहीं करूंगा। यह वास्तव में ग्राहक के साथ आपके इतिहास को उबालता है और आप संबंध जारी रखना चाहते हैं या नहीं।

2. आप सही संग्रह एजेंसी का चयन कैसे करते हैं?

रॉकेट वकील के अनुसार, एक संग्रह एजेंसी को काम पर रखने पर छोटे व्यवसायों को करना चाहिए:

  • एजेंसी की वैधता की पुष्टि करें
  • पूछें कि क्या एजेंसी स्किप ट्रेसिंग का उपयोग करती है
  • सुनिश्चित करें कि एजेंसी का बीमा है
  • फीस और आकस्मिक लागत की तुलना करें

3. A / R शेष राशि के प्रबंधन के लिए आप कौन से सर्वोत्तम आचरण सुझाते हैं?

हमने प्राप्य शेष राशि के प्रबंधन के लिए कई सर्वोत्तम प्रथाओं पर चर्चा की है; फ्रेशबुक जैसे इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करना और उनके खाते के अतीत के कारण ग्राहकों के साथ संवाद करना शामिल है।

यदि यह एक ऐसा क्षेत्र है जिसे आप प्लेग से बचते हैं, तो आपको इस प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए किसी को काम पर रखने पर विचार करना चाहिए। हमारे खाते को प्राप्य मार्गदर्शिका कैसे प्रबंधित करें, में हम कुछ अतिरिक्त सर्वोत्तम प्रथाओं और कुछ खातों को प्राप्य प्रबंधक को काम पर रखने के लिए साझा करते हैं।

4. एक कलेक्शन एजेंसी कितना चार्ज करती है?

दो प्राथमिक तरीके हैं संग्रह एजेंसियों को भुगतान किया जाता है: फ्लैट शुल्क बनाम एक आकस्मिक शुल्क। उनमें से अधिकांश एक आकस्मिक शुल्क लेते हैं, जिसका अर्थ है कि यदि ग्राहक भुगतान नहीं करता है, तो उन्हें भुगतान नहीं किया जाता है। आकस्मिकता शुल्क संग्रह राशि के 25 प्रतिशत से 45 प्रतिशत तक कहीं भी चल सकता है। यह कई कारकों पर निर्भर करता है जैसे कि कब तक ऋण बकाया है और आपने ऋण पर प्रयास करने और इकट्ठा करने के लिए कितने प्रयास किए हैं।

तल - रेखा

हमें उम्मीद है कि इस जानकारी ने संग्रह पत्र लिखने की प्रक्रिया को सरल बनाने में मदद की है। प्राथमिक लक्ष्य यह है कि हम आपके साथ साझा किए गए कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करके ऐसा करने की आवश्यकता को कम करें।

FreshBooks का उपयोग करके अवैतनिक चालान के शीर्ष पर रहें। प्रोफेशनल लुकिंग इनवॉइस बनाने के अलावा, आप पेमेंट रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, ऑनलाइन भुगतान स्वीकार कर सकते हैं और फ्रेशबुक में कुछ ही मिनटों में एक एजिंग रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं। निशुल्क 30-दिवसीय परीक्षण के लिए साइन अप करें ताकि आप देख सकें कि इसका उपयोग करना कितना आसान है।

फ्रेशबुक पर जाएँ

Loading...