नौकरी अस्वीकृति पत्र नमूना और गाइड करने के लिए कैसे

यदि आप कुछ नई भूमिकाओं के लिए काम पर रख रहे हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि ऐसे उम्मीदवारों को कैसे छोड़ दिया जाए जो केवल एक अच्छे फिट नहीं हैं या जो आपकी भूमिका के लिए योग्य नहीं हैं। इस लेख में, हम आपको कई मुफ्त नौकरी अस्वीकृति पत्र नमूने प्रदान करेंगे जिन्हें आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए अनुकूलित कर सकते हैं।

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नीचे दो नौकरी अस्वीकृति या साक्षात्कार अस्वीकृति नमूना पत्र हैं। वे दोनों संक्षिप्त हैं (हम अगले खंड में क्यों समझाएंगे)। मुख्य अंतर यह है कि दूसरे एक विशिष्ट कारण का उल्लेख करता है कि उम्मीदवार क्यों नहीं चुना गया और भविष्य के रिश्ते के लिए दरवाजा खुला रखता है। आप अपनी आवश्यकताओं के लिए इन नमूनों को अनुकूलित कर सकते हैं, लेकिन पहले एक साक्षात्कार अस्वीकृति पत्र अनुभाग में पुटिंग से बचने के लिए हमारी पढ़ें। आप इन पत्रों को वर्ड डॉक्यूमेंट या पीडीएफ के रूप में भी एक्सेस कर सकते हैं।

नौकरी अस्वीकृति पत्र नमूना # 1:

हाय वाल्टर,

मुझसे बात करने और हमारी कंपनी में साक्षात्कार के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद।

दुर्भाग्य से, हम आपकी उम्मीदवारी के साथ आगे नहीं बढ़ेंगे।

शुभकामनाएँ,

XXX

नौकरी अस्वीकृति पत्र नमूना # 2:

हाय मिशेल,

मुझसे बात करने और हमारी कंपनी में साक्षात्कार के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद।

दुर्भाग्य से, एबीसी कंपनी आपकी उम्मीदवारी के साथ आगे नहीं बढ़ेगी। कारण ज्यादातर तकनीकी परीक्षण पर आपके सी ++ ज्ञान के आसपास थे, और विशेष रूप से कनेक्टर्स और उनकी दक्षता के आसपास। हमें आपसे बात करने में मज़ा आया, और हम आपको अधिक अनुभव होने पर संभावित रूप से एक कनिष्ठ भूमिका खुली या भविष्य में कनेक्ट करना चाहते हैं।

शुभकामनाएँ,

XXX

नौकरी अस्वीकृति पत्र लिखते समय सबसे अच्छी सलाह यह है कि इसे सरल रखें और इसे साक्षात्कार के 24-48 घंटों के भीतर (72 घंटे से अधिक नहीं, जो कि 3 दिन है) भेजना है। यह ईमेल के माध्यम से नौकरी अस्वीकृति पत्र भेजने के लिए विशिष्ट है, इसलिए उम्मीदवार जल्द से जल्द आपके निर्णय के बारे में सीखते हैं।

निम्न कार्य करें:

  • उम्मीदवार को मैत्रीपूर्ण तरीके से संबोधित करें
  • उन्हें बताएं कि आप आगे नहीं बढ़ेंगे
  • उन्हें शुभकामनाएं

वैकल्पिक चीजें जिन्हें आप एक साक्षात्कार अस्वीकृति पत्र में शामिल कर सकते हैं:

  • उम्मीदवार का चयन क्यों नहीं किया गया इसका कारण है - यदि आप विशिष्ट हो सकते हैं तो केवल उन कारणों को शामिल करें, जैसा कि ऊपर के दूसरे नमूना पत्र में है। मैं आमतौर पर केवल एक कारण सहित सलाह देता हूं यदि यह एक स्पष्ट कौशल की कमी है (उदाहरण के लिए पर्याप्त विपणन या तकनीकी ज्ञान नहीं)। सांस्कृतिक या व्यक्तित्व फिट बैठता है और अधिक नाजुक मुद्दे हैं। उदाहरण के लिए, एक अस्वीकृति पत्र में कहा गया है कि "आप सिर्फ टीम के साथ फिट नहीं होंगे" को भेदभावपूर्ण माना जा सकता है यदि आपका उम्मीदवार किसी संरक्षित वर्ग में है, जैसे 40 वर्ष या उससे अधिक उम्र का कोई व्यक्ति। हम पत्र को कौशल-केंद्रित रखने या एक कारण का उल्लेख नहीं करने की सलाह देते हैं।
  • दरवाजा खुला रखो - यदि आप भविष्य के अवसरों के बारे में संपर्क में रहना चाहते हैं या बात करना चाहते हैं, तो इसका उल्लेख करें, लेकिन केवल अगर आप इसका मतलब रखते हैं। आपके व्यवसाय की हायरिंग की ज़रूरतें बदल सकती हैं और शायद एक उम्मीदवार जो अब एक अच्छा फिट नहीं था वह 6 महीने या एक वर्ष के समय में हो सकता है। यह है कि आप एक प्रतिभा पाइपलाइन का निर्माण कैसे करते हैं, जो भर्ती होने पर समय बचाता है और आपको गुणवत्ता प्राप्त करता है। और, यदि उम्मीदवारों को साक्षात्कार का अच्छा अनुभव है, तो वे भविष्य में आपकी खुली भूमिकाओं के लिए किसी को खोजने में आपकी मदद कर सकते हैं और रेफरल बन सकते हैं।

यदि उम्मीदवार आपसे अधिक विवरण के लिए संपर्क करता है, तो आप उस ईमेल या फोन कॉल का जवाब देने के लिए कोई दायित्व, कानूनी या नैतिक नहीं हैं। यदि आप उन्हें विशिष्ट संकेत दे सकते हैं, तो आप ऐसा करने के लिए स्वतंत्र हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “थेरेसा, आपके पास वह ग्राहक उपस्थिति नहीं थी जिसकी हम तलाश कर रहे थे क्योंकि आपने हमारे हाथ नहीं हिलाए थे, और न ही आप हमारे साथ छोटी सी बात कर पाए थे। हमने यह भी पाया कि आपके पास परामर्शी बिक्री कौशल नहीं था जो हम आपके सवालों के जवाब देने के लिए भूमिका के आधार पर खोज रहे थे। ”लेकिन आपको उम्मीदवार को इस प्रकार के विवरण नहीं देने होंगे।

यदि उम्मीदवार कुछ अशिष्ट या कर्कश लिखता है, तो उच्च सड़क लें और प्रतिक्रिया न करें। यदि उम्मीदवार लिखता है कि वे आप पर मुकदमा करने जा रहे हैं, तो मेरा सबसे अच्छा अभ्यास यह होगा कि आप प्रतिक्रिया न दें और इसके बजाय अपने वकील से बात करें। आपका नौकरी अस्वीकृति पत्र इस बात पर प्रलेखन प्रदान करता है कि आपने उम्मीदवार क्यों नहीं रखा। संरचित साक्षात्कार का उपयोग करना, फोन स्क्रीन के दौरान नोट्स लेना, और या तो एक आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम या भर्ती सॉफ्टवेयर का उपयोग करना भी काम में आ सकता है, क्योंकि आपके द्वारा उठाए गए प्रत्येक कदम का दस्तावेजीकरण किया जाएगा।

जब मैं बजाय एक उम्मीदवार को अस्वीकार करने के लिए फोन करना चाहिए?

यदि आपकी आंत आपको इसके बजाय एक उम्मीदवार को बुलाने के लिए कह रही है, तो शायद यह इसलिए है क्योंकि उम्मीदवार या तो किसी और से हार गया था (जिसने प्रस्ताव पर हस्ताक्षर किए हैं - किसी शीर्ष उम्मीदवार को तब तक अस्वीकार न करें जब तक कि किसी और ने हस्ताक्षर नहीं किया हो!) या क्योंकि आपने एक रैप बनाया है। उनके साथ कई साक्षात्कार दौर में। ऐसे उम्मीदवारों को कॉल करना, उन्हें ईमेल करने या पत्र भेजने के बजाय, अक्सर बेहतर विकल्प होता है।

कॉल रखना याद रखें:

  • सरल - कहो क्यों बुला रहे हो।
  • मुद्दे पर - कहें कि निर्णय क्या था और क्यों विशेष रूप से संभव के रूप में।
  • दरवाजा खुला रखें - अगर आप उम्मीदवार को अपने टैलेंट पूल में रखना चाहते हैं तो ही। यदि आप जानते हैं कि वे कभी भी फिट नहीं होंगे, तो ऐसा मत कहो।

यदि आपको ध्वनि मेल मिलता है, तो हम अनुशंसा करेंगे कि आप उम्मीदवार को आपको वापस बुलाने के लिए कहें, ताकि आप उन्हें वास्तविक बातचीत में फैसला बता सकें।

यहाँ आप नौकरी अस्वीकृति पत्र में डालने से बचना चाहते हैं:

  • कुछ भी व्यक्तिगत - किसी भी व्यक्तिगत विवरण, जैसे कि इस तथ्य का उल्लेख करने से बचें कि उम्मीदवार के 3 बच्चे हैं और इसने आपको भूमिका के प्रति अपनी प्रतिबद्धता पर विराम दिया। यदि उम्मीदवार संरक्षित वर्गों (जैसे लिंग, जाति, नस्ल) में आते हैं, और आप अपने आप को कानूनी जोखिम में डाल रहे हैं, तो इस तरह की टिप्पणियां एक अच्छी रेखा पर चलती हैं।
  • चोट के लिए अपमान जोड़ने के लिए कुछ भी - यह कहना कि कोई व्यक्ति "इस दौर तक एक शीर्ष उम्मीदवार था" या ऐसा ही कुछ आवश्यक नहीं है। जब तक आपके पास कुछ उत्पादक और रचनात्मक न हो, जो उम्मीदवार को उनकी नौकरी की खोज में मदद करेगा, तो टेम्पलेट # 1 जैसे न्यूनतम के अलावा कुछ भी न कहें।
  • कुछ भी, जब आप इसे पढ़ते हैं, तो आप नहीं चाहेंगे कि यह आपको ईमेल में लिखा जाए - सुनहरा नियम से जाएं और खारिज किए गए उम्मीदवार के साथ उसी तरह व्यवहार करें, जैसा आप उनके जूतों में थे। आप जानना चाहेंगे कि आप अब उम्मीदवार नहीं थे, लेकिन आपको इससे अधिक जानकारी की आवश्यकता नहीं है (जब तक कि आलोचना रचनात्मक नहीं है)। सही और पेशेवर लगता है यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए ईमेल जोर से पढ़ें।

यदि आपके पास ब्रीज़ी एचआर या भर्ती सॉफ़्टवेयर जैसी एक आवेदक ट्रैकिंग प्रणाली है, तो सॉफ़्टवेयर में एक तरीका होना चाहिए जिसे आप इन पत्रों को भेज और संग्रहीत कर सकते हैं।

यदि आपके पास इन प्रणालियों में से एक नहीं है, तो हम आपको ईमेल भेजते समय ट्रैकिंग करने की सलाह देते हैं, जहां भी आप अपने खुले स्थान के उम्मीदवारों को ट्रैक कर रहे हैं-एक एक्सेल स्प्रेडशीट या वर्ड डॉक्यूमेंट के नोट्स में। यदि आप ईमेल को प्रिंट करके और इसे क्लाउड स्टोरेज (जैसे ड्रॉपबॉक्स) या अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल में डालकर चाहें तो सटीक पाठ को ट्रैक कर सकते हैं। हम इन्हें सीधे तरीके से लेबल करने की सलाह देते हैं, जैसे "मार्केटिंग मैनेजर, अक्टूबर 2016: रिजेक्टेड कैंडिडेट्स।"

किसी उम्मीदवार को यह बताने देना कि वे फिट नहीं हैं, यह करने के लिए एक मजेदार बात नहीं है, लेकिन यह आवश्यक है और समय पर ढंग से करना महत्वपूर्ण है (उनके साक्षात्कार के 72 घंटे से अधिक नहीं)। याद रखें कि दूसरी तरफ का व्यक्ति प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है, और उन्हें अपना अस्वीकृति ईमेल देना प्रतीक्षा करने से बेहतर है। उन्हें आगे बढ़ने दें और आप अपनी भर्ती प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं।

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