QuickBooks में Bank Reconciliation को कैसे प्रोसेस करें

फिट लघु व्यवसाय QuickBooks ऑनलाइन प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में आपका स्वागत है! इस पाठ में, हम क्विकबुक ऑनलाइन में बैंक और क्रेडिट कार्ड खातों को समेटने के तरीके को कवर करने जा रहे हैं।

आप अपने स्वयं के QuickBooks ऑनलाइन खाते पर अनुसरण कर सकते हैं। यदि आपके पास पहले से कोई नहीं है, तो नि: शुल्क 30-दिवसीय परीक्षण के लिए साइन अप करने के लिए यहां क्लिक करें और नीचे का पालन करें।

इस पाठ को पूरा करने के लिए, आप या तो नीचे दिए गए वीडियो देख सकते हैं, चरण-दर-चरण निर्देशों के माध्यम से पढ़ सकते हैं, या दोनों कर सकते हैं। शुरू करते हैं!

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आपके व्यक्तिगत बैंक खातों के समान, यह महत्वपूर्ण है कि आप मासिक आधार पर अपने व्यवसाय के बैंक खातों को समेट लें। क्विकबुक में आपने जो कुछ भी रिकॉर्ड किया है, उस पर आपके बैंक स्टेटमेंट पर लेनदेन मिलान की प्रक्रिया है।

नियमित रूप से अपने बैंक खातों को पुनः प्राप्त करना निम्नलिखित को सुनिश्चित करने में मदद करेगा:

  • आपके रिकॉर्ड और बैंकों के बीच कोई भी विसंगतियां समयबद्ध तरीके से हल हो जाती हैं (जैसे कि बैंक जमा जो बैंक द्वारा गलत राशि पर पोस्ट की गई थी)।
  • किसी भी धोखाधड़ी लेनदेन की समय पर अधिसूचना। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने बैंक स्टेटमेंट में सूचीबद्ध लेनदेन को नोटिस करते हैं, जिसे आपने अधिकृत नहीं किया है, तो आप बैंक को जल्द से जल्द सूचित कर सकते हैं ताकि वे जांच कर सकें।

QuickBooks में अपने बैंक खाते को समेटने के कुछ लाभ हैं:

  • बैंक स्टेटमेंट पर सभी लेनदेन क्विकबुक में दर्ज किए जाते हैं।
  • आपके वित्तीय विवरण जैसे लाभ और हानि विवरण और बैलेंस शीट अद्यतित हैं।
  • सुलह किए गए सभी लेनदेन QuickBooks में चिह्नित किए गए हैं।
  • आप बैंक सुलह रिपोर्ट चलाने में सक्षम हैं जो उन मदों का विवरण प्रदान करेगी जो बैंक को मंजूरी दे चुके हैं और जो बकाया हैं (अस्पष्ट)।

इससे पहले कि आप सामंजस्य स्थापित करने के चरणों का पालन करें, सुनिश्चित करें कि आपके पास उस खाते के लिए अपना बैंक / क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट है जिसे आप समेटना चाहते हैं। हम इस प्रक्रिया के दौरान अक्सर बैंक स्टेटमेंट का उल्लेख करेंगे।

क्विकबुक ऑनलाइन में बैंक के सामंजस्य के 5 चरण इस प्रकार हैं:

चरण 1 - सुलह उपकरण पर नेविगेट करें

होम पेज से, अपनी कंपनी के नाम के बाईं ओर स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें। नीचे उपकरण स्तंभ, का चयन करें समाधान करना जैसा कि नीचे बताया गया है।

चरण 2 - उस बैंक / क्रेडिट कार्ड खाते का चयन करें जिसे आप समेटना चाहते हैं।

नीचे बताए अनुसार खेतों को पूरा करें।

  1. लेखा - ड्रॉप-डाउन से, उस बैंक / क्रेडिट कार्ड खाते का चयन करें जिसे आप समेटना चाहते हैं।
  2. शुरुआती राशि - यह फ़ील्ड पिछले महीने के बयान से समाप्त शेष राशि के साथ ऑटो-आबादी होगी। युक्ति: यदि आपका आरंभिक संतुलन मेल नहीं खाता है, तो आपको नीचे दी गई सूचना के समान दिखाई देगा। "हम आपको इसे ठीक करने में मदद कर सकते हैं" पर क्लिक करें और अंतर को हल करने के लिए चरणों का पालन करें से पहले आप वर्तमान सामंजस्य के साथ आगे बढ़ते हैं:
  3. अंतिम शेष - इस क्षेत्र में, आप अपने बैंक स्टेटमेंट पर दिखाई देने वाली अंतिम शेष राशि दर्ज करेंगे।
  4. समाप्त होने की तारीख - इस क्षेत्र में अपने बैंक स्टेटमेंट की अंतिम तिथि दर्ज करें।
  5. सामंजस्य बिठाना शुरू करें - दबाएं "सामंजस्य बिठाना शुरू करें"बटन अगले चरण पर आगे बढ़ें।

चरण 3 - मिलान लेनदेन शुरू करें

अगली स्क्रीन में, आप नया और बेहतर सुलह लेआउट देखेंगे! नीचे एक स्क्रीनशॉट और एक संक्षिप्त अवलोकन है।

  1. स्टेटमेंट एंडिंग बैलेंस - यह वह राशि है जो आपने अपने बैंक / क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट से दर्ज की है।
  2. शुरुआती राशि - यह राशि पिछले महीने के बयान से समाप्त शेष है। QuickBooks आपके लिए इस क्षेत्र को आबाद करेगा।
  3. क्लीयर बैलेंस - जब आप प्रत्येक आइटम को समेटना शुरू करते हैं, तो यह राशि इस आधार पर बदल जाएगी कि आपने भुगतान या जमा लेनदेन का चयन किया है।
  4. भुगतान - यह राशि बढ़ेगी क्योंकि आप नीचे दिए गए विस्तृत लेनदेन अनुभाग से सामंजस्य बनाने के लिए भुगतान का चयन करते हैं।
  5. जमा - यह राशि तब बढ़ेगी जब आप नीचे दिए गए विस्तृत लेनदेन अनुभाग से सामंजस्य स्थापित करने के लिए जमा राशि का चयन करेंगे।
  6. अंतर - इस फील्ड की गणना क्विकबुक द्वारा की जाती है। यह आपके स्टेटमेंट बैलेंस और क्लीयर बैलेंस के बीच का अंतर है। आपका लक्ष्य शून्य के अंतर पर पहुंचना है।
  7. लेन-देन - इस अनुभाग में, आप अपने भुगतान की अंतिम तिथि तक क्विकबुक में दर्ज किए गए सभी भुगतान और जमा देखेंगे। जैसा कि आप ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं, आप इस अनुभाग को सिर्फ भुगतान, जमा या सभी टैब के प्रत्येक पर क्लिक करके दिखा सकते हैं।

सुलह करने का कोई सही या गलत तरीका नहीं है। हालाँकि, मेरा सुझाव है कि आप इस क्षेत्र के साथ सामंजस्य स्थापित करेंगे कम से कम पहले लेनदेन की संख्या। याद रखें कि हमारा लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि बैंक के बयान पर सूचीबद्ध प्रत्येक जमा और निकासी इस सुलह खिड़की में "साफ" के रूप में चिह्नित है।

किसी आइटम को "क्लियर" के रूप में चिह्नित करने के लिए, आप केवल नीचे स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार डिपॉजिट के दाईं ओर रेडियो बटन पर क्लिक करें।

मान लीजिए कि आप जमा के साथ शुरू करने का फैसला करते हैं। एक बार जब आप अपने बैंक स्टेटमेंट पर दिखाई देने वाली इस विंडो में जमा सभी को चिह्नित कर लेते हैं, तो सत्यापित करें कि कुल जमा राशि आपके बैंक स्टेटमेंट पर कुल जमा राशि से मेल खाती है।

नीचे दिए गए उदाहरण में, हमारे बैंक स्टेटमेंट ($ 5017.17) पर कुल जमा हम क्विकबुक ($ 5017.17) में "क्लियर" किए गए कुल जमा से मेल खाते हैं। यदि ऐसा होता है, तो आप भुगतानों पर जा सकते हैं। हालाँकि, यदि आपकी जमा राशि संतुलन में नहीं है, तो शेष राशि से इस समस्या का निवारण कैसे करें, इसके सुझावों के लिए अगले भाग पर जाएँ।

सैंपल बैंक स्टेटमेंट

क्विकबुक में जमा निकासी

निकासी की गई भुगतान (भुगतान) के लिए आपके बैंक विवरण पर दिखाई देने वाली वस्तुओं को चिह्नित करने की उसी प्रक्रिया को दोहराएं। सुनिश्चित करें कि QuickBooks में क्लियर किया गया कुल भुगतान आपके बैंक स्टेटमेंट से मेल खाता है।

नीचे दिए गए उदाहरण में, हमारे बैंक स्टेटमेंट ($ 2496.53) पर कुल निकासी / भुगतान कुल निकासी से मेल खाते हैं जो हमने क्विकबुक ($ 2496.53) में "क्लियर" किए हैं। यदि ऐसा होता है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं; हालाँकि, यदि आपकी निकासी / भुगतान संतुलन में नहीं हैं, तो हमारी समस्या निवारण युक्तियाँ अनुभाग पर जाएँ।

सैंपल बैंक स्टेटमेंट

क्विकबुक में निकासी / भुगतान क्लीयर किया गया

चरण 4 - $ 0.00 अंतर की पुष्टि करें

एक बार जब सभी जमा और निकासी / भुगतान बैंक स्टेटमेंट से मेल खाते हैं, तो आपके पास नीचे स्क्रीनशॉट में दर्शाए अनुसार $ 0.00 का अंतर होना चाहिए।

दबाएं "अभी ख़त्म करो"बैंक सुलह रिपोर्ट उत्पन्न करने के लिए बटन। पर्दे के पीछे, क्विकबुक सभी जमा और क्रेडिट को चिह्नित करेगा जिन्हें "क्लीयर" के रूप में समेटा गया है।

चरण 5 - समीक्षा रिपोर्टें सहेजें और सहेजें

नीचे विस्तृत बैंक सुलह रिपोर्ट का एक स्नैपशॉट है जो क्विकबुक उत्पन्न करेगा।

टिप # 1: यह महत्वपूर्ण है कि आप प्रत्येक बैंक / क्रेडिट कार्ड खाते के लिए सभी बैंक सुलह रिपोर्ट को बचाएं। इन रिपोर्टों को रखने के लिए प्रत्येक बैंक / क्रेडिट कार्ड खाते के लिए एक फ़ोल्डर बनाएँ। इस तरह की महत्वपूर्ण रिपोर्ट / दस्तावेजों के आयोजन के बारे में अधिक जानने के लिए, हमारे लघु व्यवसाय बहीखाता गाइड की जाँच करें।

टिप # 2: बैंक सुलह रिपोर्ट शीर्ष 5 रिपोर्टों में से एक है जो ऑडिटर अनुरोध करेंगे। एक लेखा परीक्षक के रूप में मेरे अनुभव में, यदि आप इन रिपोर्टों का उत्पादन करने में सक्षम नहीं हैं, तो मैं आपसे वादा कर सकता हूं कि ऑडिट आपके लिए अच्छा नहीं होगा।

अगर आपको QuickBooks में और आपके बैंक स्टेटमेंट में क्या है, के बीच $ 0.00 का अंतर पाने में परेशानी हो रही है, तो इनमें से कुछ युक्तियों को आज़माएं:

  1. यदि संभव हो, तो खोज को लेनदेन प्रकार तक सीमित करें। यदि आप निकासी और भुगतान या जमा और क्रेडिट के साथ शेष राशि से बाहर हैं, तो चित्रा।
  2. यदि आप जमा के लिए शेष राशि से बाहर हैं तथा निकासी, फिर उन्हें अलग से निपटना। दूसरे शब्दों में, पहले निकासी की शेष राशि और फिर जमा और क्रेडिट या इसके विपरीत चलते हैं।
  3. उस सटीक डॉलर राशि की तलाश करें जो आप बंद हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका अंतर $ 21.50 है, तो इस राशि के लिए अपने बैंक स्टेटमेंट और उसके बाद निकासी और भुगतान दोनों अनुभाग और जमा खिड़की के जमा और क्रेडिट अनुभाग पर एक लेनदेन की तलाश करें।
  4. ट्रिपल बैंक खाते से दर्ज की गई जानकारी (शेष राशि समाप्त करने, विवरण समाप्त करने की तारीख आदि) की जाँच करें;
  5. यह देखने के लिए जांचें कि क्या सामंजस्य विंडो में कोई लेनदेन है जो आपने नहीं चुना था। यदि लेन-देन आपके बैंक स्टेटमेंट पर है, तो रेडियो बटन को सुलह विंडो में चिह्नित किया जाना चाहिए।
  6. यदि आपके पास बैंक स्टेटमेंट पर कोई लेनदेन है जो क्विकबुक में नहीं है तो आपको इसे क्विकबुक में जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, अपना काम बचाने के लिए बस बाद में ड्रॉप-डाउन से चयन करें।
    1. यदि गुम लेनदेन एक वापसी / भुगतान है, तो इसे सामान्य रूप से दर्ज करें। चेक पाठ को लिखने और प्रिंट करने के हमारे तरीके में, हम आपको क्विकबुक में चेक बनाने के तरीके के बारे में कदम से कदम मिलाकर चलते हैं।
    2. यदि गुम लेनदेन एक जमा / क्रेडिट है, तो इसे सामान्य रूप से दर्ज करें। डिपॉजिट सबक बनाने के हमारे तरीके में, हम आपको क्विकबुक में जमा रिकॉर्ड करने के तरीके पर कदम से कदम मिलाकर चलते हैं।
  7. एक ब्रेक ले लो। यदि आप कुछ समय के लिए इस पर रहे हैं और आपको एक ब्रेक की आवश्यकता है, तो अपने द्वारा किए गए काम को बचाने के लिए बाद में समाप्त करें विकल्प चुनें, ताकि आप आसानी से उठा सकें जहां आपने छोड़ा था। कभी-कभी, एक सांस लेने और वापस आने से आपको यह पता लगाने में मदद मिल सकती है कि अंतर क्या है।
  8. हालांकि यह लुभावना हो सकता है, मेरा सुझाव है कि आप $ 0.00 का अंतर होने तक उस सामंजस्य बटन पर क्लिक न करें। समस्या दूर नहीं होगी। जब तक आप इसका पता नहीं लगाते तब तक यह अंतर अगले महीने तक चलेगा।

यदि आप सामंजस्य बटन दबाते हैं और आपने अंतर का पता नहीं लगाया है, तो QuickBooks एक विविध व्यय खाते में शेष राशि को रिकॉर्ड कर लेगा, जिसे अप्रतिबंधित विसंगतियां कहा जाता है। बेशक, अगर हम एक छोटी राशि (यानी $ 5.00 या उससे कम) की बात कर रहे हैं, तो आगे बढ़ने के लिए यह आपके लायक हो सकता है। दिन के अंत में, आप यह निर्धारित करते हैं कि आप किस राशि के साथ सहज हैं।

अपने बैंक / क्रेडिट कार्ड खातों को फिर से जमा करने से आपके वित्तीय विवरण नहीं बदलते हैं। हालाँकि, QuickBooks में पर्दे के पीछे, जो आइटम समेट दिए गए हैं, उन्हें निम्नानुसार चिह्नित किया गया है:

चेक रजिस्टर में, मिलान किए गए चेक और डिपॉजिट को "R" अक्षर से दर्शाया जाएगा जैसा कि नीचे दर्शाया गया है।

सुझाव: आमतौर पर, एक बार बैंक लेनदेन को समेटने के बाद, आप इसमें कोई बदलाव नहीं करना चाहते हैं। यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि आपने इसे अपने बैंक विवरण के साथ संतुलित किया है। यदि आपको आवश्यकता हो तो आप खाते को संपादित कर सकते हैं (यानी यदि आपने भोजन और मनोरंजन के रूप में कुछ वर्गीकृत किया है और यह कार्यालय की आपूर्ति होना चाहिए), लेकिन आप तारीख या राशि में कोई बदलाव नहीं करना चाहते हैं। यदि आप ऐसा करते हैं, तो इससे आपके वित्तीय विवरण गलत हो सकते हैं और आप अपने बैंक के साथ संतुलन में नहीं रहेंगे।

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