लघु व्यवसाय चालान: कैसे एक लिखने के लिए और अवैतनिक चालान के साथ सौदा

कई व्यवसाय ग्राहकों से भुगतान तुरंत लेने के लिए संघर्ष करते हैं, और इन नकदी की कमी के गंभीर परिणाम हो सकते हैं। तेजी से भुगतान संग्रह का रहस्य सभी चालान में निहित है: जल्दी से चालान भेजना, उन्हें भुगतान करना आसान बना देता है, और आपके अनुवर्ती पर संगत होना तेजी से इकट्ठा करने के लिए सभी महत्वपूर्ण हैं।

इस मार्गदर्शिका में, हम आपको चालान लिखना सिखाएँगे और चालान के लिए सभी सर्वोत्तम प्रथाओं को उजागर करेंगे, जिसमें स्वचालित रूप से बहुत से काम को संभालने के लिए चालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करना शामिल है। फ्रेशबुक, जो इस लेख के प्रायोजक हैं, आसानी से एसएमबी बाजार पर सबसे अच्छा माना जाने वाला चालान समाधान है। आप नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करके उनके पुरस्कार विजेता सॉफ़्टवेयर को आज़मा सकते हैं:

एक चालान उन वस्तुओं और सेवाओं के भुगतान के अनुरोध का प्रतिनिधित्व करता है जो आपके ग्राहकों को पहले ही मिल चुकी हैं। समझौते के अंत को पूरा करने के बाद आपको जल्द ही एक चालान बनाना चाहिए और अपने ग्राहक को भेजना चाहिए।

नीचे, एक नमूना इनवॉइस है जो हमने अपनी काल्पनिक कंपनी, पॉल के प्लंबिंग के लिए फ्रेशबुक में बनाया है। कम से कम, एक इनवॉइस में आपकी कंपनी की संपर्क जानकारी (यानी पता, फ़ोन नंबर), आपके ग्राहक की संपर्क जानकारी और उत्पाद / सेवा का विवरण शामिल होना चाहिए, जिसे नियत तारीख के साथ मात्रा और लागत के रूप में खरीदा गया था। इस लेख में बाद में, हम आपको फ्रेशबुक में चालान बनाने के चरणों के माध्यम से चलेंगे।

आपको एक प्रक्रिया लागू करनी चाहिए जो बिक्री से शुरू होती है और अपने ग्राहकों से भुगतान एकत्र करने के साथ समाप्त होती है। अन्यथा, आप अपने आप को एक बड़े खातों के साथ प्राप्य संतुलन (अपने ग्राहकों को आपके ऊपर बकाया पैसा) के साथ मिलेंगे, लेकिन नकद-से-कम नहीं।

इनवॉइस प्रबंधित करने और तेज़ी से भुगतान करने के लिए यहां 5 चरण दिए गए हैं:

स्टेप 1- टाइमली मैनर में इनवाइट बनाएं

आपके द्वारा सेवाएँ प्रदान करने या अपने ग्राहक को उत्पाद भेजने के बाद 1-2 व्यावसायिक दिनों के भीतर चालान बनाएँ। जितनी देर आप चालान भेजने के लिए इंतजार करेंगे, उतनी देर आपको भुगतान प्राप्त करने के लिए इंतजार करना होगा। युक्ति: यदि आपको काम शुरू करने से पहले अपने ग्राहक से जमा राशि की आवश्यकता होती है, तो आप अपने द्वारा प्राप्त किए गए भुगतान से चालान को कम करना सुनिश्चित करें। आप अपफ्रंट डिपॉजिट या रिटेनर का अनुरोध करने के लिए चालान भी बना सकते हैं।

चरण 2 - ईमेल चालान (मेल चालान न करें!)

जैसा कि मैंने चरण 1 में उल्लेख किया है, जितनी तेज़ी से आपका ग्राहक चालान प्राप्त करता है, उतनी ही जल्दी आपको भुगतान मिल सकता है। मेल के माध्यम से चालान भेजने में समय बर्बाद न करें; इसके बजाय सिर्फ अपने ग्राहक को चालान ईमेल करें। फ्रेशबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर आपको यह देखने की अनुमति देते हैं कि क्या चालान खोला गया है, इसलिए चालान खो जाने पर कोई चिंता नहीं है।

चरण 3 - ग्राहकों को ऑनलाइन भुगतान करने की अनुमति दें

आज की तकनीक के साथ, हम स्मार्टफोन या स्मार्टवॉच के सिर्फ एक टैप के साथ कुछ ही सेकंड में भुगतान कर सकते हैं। इसे अपने ग्राहकों के लिए आसान क्यों न बनाएं? फ्रेशबुक जैसे चालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करके, आप ग्राहकों को उनके क्रेडिट कार्ड (या वीज़ा डेबिट कार्ड) से भुगतान करने का विकल्प दे सकते हैं; उन्हें चेक लिखने और मेल करने से बचाने के लिए और आपको चेक के इंतजार के झंझट से बचाने के लिए, फिर जमा करने के लिए बैंक की ओर बढ़ें।

चरण 4 - नियमित अनुस्मारक भेजें

फ्रेशबुक जैसे अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर आपको खुले चालान की एक प्रति के साथ ग्राहकों को स्वचालित रिमाइंडर भेजने की अनुमति देंगे। चाहे आप फ्रेशबुक या अपने जीमेल कैलेंडर का उपयोग करें, मैं आपको निम्नलिखित 3 प्रकार के अनुस्मारक बनाने की सलाह देता हूं:

  1. चालान आने के 1-2 दिन पहले। यह आपके ग्राहक को सचेत करने के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण है कि उनकी देय तिथि निकट आ रही है।
  2. चालान देय तिथि के 1-2 दिन बाद। यह आपके ग्राहक के लिए एक अनुकूल अनुस्मारक है कि नियत तारीख बीत चुकी है और भुगतान अब देय है।
  3. नियत तारीख के 7 दिन बाद। यदि आपको देय तिथि के 1 सप्ताह बाद भुगतान नहीं मिला है, तो यह आपके ग्राहक को कॉल करने का समय है। आपके पास कितने पुराने बकाया चालान हैं, इस पर निर्भर करते हुए, इन फॉलो-अप कॉल्स को करने के लिए प्रत्येक सप्ताह कम से कम एक घंटे निर्धारित करने की योजना बनाएं। जब वे मज़ेदार नहीं होते हैं, तो आपको भुगतान पाने के लिए आपके और आपके ग्राहक के बीच संचार की लाइनें खुली रखनी चाहिए; एक बार जब आपका ग्राहक आपसे बचना शुरू कर देता है, तो आपके द्वारा भुगतान किए जाने की संभावना कम हो जाएगी।

चरण 5 - अपने ए / आर एजिंग और अनुवर्ती की समीक्षा करें

पर साप्ताहिक आधार, आपको अपने खातों की प्राप्य उम्र बढ़ने की रिपोर्ट की समीक्षा करनी चाहिए और उन ग्राहकों की एक सूची बनानी चाहिए जिन्हें आपको भुगतान का अनुरोध करने के लिए कॉल करना है। नीचे एक नमूना लेखा एजिंग रिपोर्ट है कि हम अपने काल्पनिक व्यवसाय, पॉल के नलसाजी के लिए भाग गए।

उपरोक्त रिपोर्ट 3 नवंबर, 2017 के अनुसार पिछले सभी चालानों को दिखाती है। नीचे प्रत्येक कॉलम का संक्षिप्त विवरण दिया गया है।

1-30 दिन: इस समूह में चालान उनकी नियत तारीखों से 1-30 दिन पहले हैं। एक बार इनवॉइस पहुँच जाता है दिन बीतने वाले हैं, आपको भुगतान पर अनुवर्ती साप्ताहिक कॉल करना चाहिए।

31-60 दिन: इस समूह में चालान उनकी नियत तारीखों के 31-60 दिन हैं। ये सभी चालान आपकी साप्ताहिक कॉल सूची में होने चाहिए। एक बार जब एक चालान उस 60 दिन के निशान तक पहुंच जाता है, तो आपको ग्राहक से किसी भी अतिरिक्त आदेश को स्वीकार नहीं करने या क्रेडिट विशेषाधिकार रद्द करने और सी.ओ.डी. (नकद केवल वितरण) जब तक उनके खाते का पूरा भुगतान नहीं किया गया है।

61-90 दिन: इस समूह में चालान उनकी नियत तारीखों के 61-90 दिन हैं। अब तक, यदि आपके ग्राहक ने आपके साथ कोई भुगतान योजना नहीं बनाई है या कोई ऐसी तिथि प्रदान की है कि भुगतान पूर्ण रूप से किया जाएगा, तो आपको संभवतः अगला कदम उठाने और कानूनी कार्रवाई करने की आवश्यकता होगी।

90 दिनों से अधिक: 90+ दिनों तक पहुंचने वाले किसी भी चालान को एक संग्रह एजेंसी को भेजा जाना चाहिए। 90 दिनों से अधिक पुराने इनवॉइस के लिए पुस्तकों को खराब ऋण के रूप में लिखना होगा। माल की खबर है कि बुरा ऋण व्यय कर कटौती योग्य है, याय!

नियमित कॉल स्थापित करने और पिछले बकाया चालान के संबंध में पत्र भेजने के अलावा, आप बकाया राशि के शीर्ष पर ब्याज जोड़ना भी शुरू कर सकते हैं। FreshBooks आपको स्वचालित रूप से विलंबित चालान को लागू करने की अनुमति देता है।

देर से शुल्क / शुल्क जोड़ने से आपके ग्राहक को पता चल जाएगा कि आप भुगतान करने के बारे में कितने गंभीर हैं और यह उन्हें उस चेक में भेजने के लिए प्रेरित कर सकता है। भुगतान प्राप्त होने के बाद आप हमेशा शुल्क को "माफ" कर सकते हैं।

अधिकांश छोटे व्यवसाय फ्रेशबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड जैसे वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम या माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करके चालान बनाते हैं।

स्रोत: माइक्रोसॉफ्ट

वर्ड में चालान बनाना

यदि आपके पास एक्सेल या Google शीट्स तक पहुंच नहीं है और आप हर महीने (5 या उससे कम) बस एक मुट्ठी भर चालान बनाते हैं, तो Microsoft Word संभवतः आपके लिए सबसे किफायती समाधान है।

Microsoft Word इनवॉइस टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, बस Word खोलें और "नया दस्तावेज़" पर क्लिक करें, यह आपको ऑनलाइन डेटाबेस में लाएगा, जहाँ आप सैकड़ों विभिन्न टेम्प्लेट में से चुन सकते हैं।

यहाँ Word का उपयोग करके चालान बनाने के कुछ पक्ष और विपक्ष हैं:

पेशेवरों

  • Microsoft लाइब्रेरी में 200 से अधिक टेम्प्लेट एक्सेस करें ताकि आपको स्क्रैच से शुरू न करना पड़े।
  • अपने ब्रांड को फिट करने के लिए अपनी कंपनी के लोगो को जोड़ने के लिए रंग और डिजाइन से किसी भी टेम्पलेट को अनुकूलित करने की लचीलापन।

विपक्ष

  • यह एक बहुत ही मैनुअल और थकाऊ प्रक्रिया है जिसके लिए बहुत समय की आवश्यकता होगी।
  • एक्सेल के विपरीत, आप छूट या बिक्री कर की गणना करने के लिए सूत्र नहीं बना सकते हैं; आपको इन गणनाओं को मैन्युअल रूप से करना होगा जिससे त्रुटि होने की संभावना बढ़ जाती है।

स्रोत: Fitsmallbusiness

एक्सेल में चालान बनाना

एक्सेल उन व्यवसायों के लिए एक और लोकप्रिय विकल्प है, जिनके पास केवल कुछ मुट्ठी भर ग्राहक हैं और जो एक इनवॉइस लिखना सीखना चाहते हैं। यह प्रक्रिया वर्ड के समान है, सिवाय इसके कि आप आम तौर पर ऐसे टेम्प्लेट पा सकते हैं जो स्वचालित रूप से योग की गणना करेंगे।

उदाहरण के लिए, हमारे एक्सेल इनवॉइस टेम्पलेट स्वचालित रूप से आपकी चालान राशि की गणना करने के लिए छूट, करों और उप-योगों को जोड़ देगा।

एक्सेल का उपयोग करके चालान बनाने के कुछ नियम और विपक्ष हैं:

पेशेवरों

  • आप छूट, उप-योग और बिक्री कर की गणना के लिए सूत्र बना सकते हैं।
  • Word के समान, आपके पास Microsoft लाइब्रेरी में 200 से अधिक टेम्पलेट हैं, ताकि आपको स्क्रैच से शुरू न करना पड़े।

विपक्ष

  • यह एक मैनुअल प्रक्रिया है, जिसे स्थापित करने के लिए आपको कुछ समय निवेश करने की आवश्यकता होगी।
  • आपको एक्सेल में सूत्र बनाने की अच्छी समझ होनी चाहिए; अन्यथा, आपकी गणना गलत होगी।

स्रोत: फ्रेशबुक

लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ चालान बनाना

प्रति माह एक से अधिक बार चालान भेजने के बाद, फ्रेशबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर प्रोग्राम अक्सर सबसे अच्छा समाधान बन जाता है। एक के लिए, चालान बनाना आसान और तेज़ है। लेकिन शायद इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि ऑनलाइन भुगतान और स्वचालित अनुस्मारक जैसी विशेषताएं वास्तव में तेजी से भुगतान करने में आपकी सहायता करती हैं।

मुफ्त में फ्रेशबुक आज़माने के लिए, आप इस लिंक का अनुसरण कर सकते हैं, या अगले चरण में हमारे चरण-दर-चरण निर्देशों का पालन कर सकते हैं।

पेशेवरों

  • पूरी तरह से अनुकूलन; बस अपनी कंपनी का लोगो, रंग योजना और अपनी पसंद का फ़ॉन्ट जोड़ें।
  • स्वचालित रूप से आपके लिए चालान योग की गणना करता है; लागू छूट और बिक्री कर सहित; कोई मैन्युअल गणना की आवश्यकता नहीं है।
  • ग्राहकों से ऑनलाइन भुगतान स्वीकार करें।
  • फ्रेशबुक में ए / आर एजिंग रिपोर्ट चलाएं यह देखने के लिए कि क्या कारण हैं या देय कारण हैं।
  • फ्रेशबुक के माध्यम से भेजे जाने पर, आप यह देख सकते हैं कि चालान कब देखा गया है और / या आपके ग्राहक द्वारा भुगतान किया गया है।
  • जब कोई चालान देय हो रहा है या पिछले समय में आ रहा है तो आप ग्राहकों को स्वचालित रिमाइंडर बनाने में सक्षम हैं।
  • फ्रेशबुक स्वचालित रूप से उन ग्राहकों को चालान भेज सकते हैं जिन्हें आपको साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक आधार पर चालान करने की आवश्यकता होती है।
  • काम शुरू करने से पहले आप अपने ग्राहक से अपफ्रंट डिपॉजिट (या रिटेनर) का अनुरोध करने के लिए एक चालान बना सकते हैं।
  • उन ग्राहकों के लिए आवर्ती भुगतान सेट करें जो आम तौर पर साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक भुगतान अनुसूची पर समान राशि का भुगतान करते हैं।

विपक्ष

  • फ्रेशबुक केवल दो टेम्प्लेट्स के साथ आता है। 200 एक्सेल में आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और वर्ड से चुनना होता है।
  • अधिकांश लेखांकन सॉफ्टवेयर की तरह, आपको फ्रेशबुक का उपयोग करने के लिए मासिक सदस्यता शुल्क का भुगतान करना होगा। हालाँकि, Microsoft Excel और Word के विपरीत, आप केवल चालान बनाने की तुलना में FreshBooks के साथ बहुत कुछ कर सकते हैं। आप फ्रेशबुक में अपनी सभी आय और व्यय का प्रबंधन कर सकते हैं और लाभ और हानि विवरण जैसे प्रमुख वित्तीय विवरण बना सकते हैं।

चूंकि इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर अक्सर छोटे व्यवसायों के लिए सबसे अच्छा समाधान होता है जो एक चालान लिखना चाहते हैं, हम अगले शीर्ष कार्यक्रमों में से एक में हॉप करने जा रहे हैं- फ्रेशबुक- आपको यह दिखाने के लिए कि यह कैसे काम करता है। अपने स्वयं के खाते के साथ पालन करने के लिए, फ्रेशबुक के निशुल्क 30-दिवसीय परीक्षण के लिए यहां साइन अप करें।

इससे पहले कि आप फ्रेशबुक में चालान बना सकें, आपको पहले अपने व्यवसाय के बारे में कुछ बुनियादी जानकारी दर्ज करनी होगी। यह सचमुच सभी 3 मिनट लगते हैं और फिर आप जाने के लिए अच्छे हैं!

चरण 1 - मूल कंपनी जानकारी दर्ज करें

नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में, हमने व्यवसाय के मालिक का नाम, व्यवसाय का नाम, पूरा पता दर्ज किया है और व्यवसाय एक कॉर्पोरेशन / एलएलसी है या नहीं। एक बार जब आप इन फ़ील्ड्स को पूरा कर लेते हैं, तो "सहेजें और जारी रखें" बटन पर क्लिक करें।

चरण 2 - अपने उद्योग का चयन करें।

अगली स्क्रीन में, वह उद्योग चुनें, जिसमें आपका व्यवसाय पड़ता है।

बस! हम चालान बनाने के लिए तैयार हैं।

FreshBooks में चालान बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

चरण 1 - अपने चालान टेम्पलेट को अनुकूलित करें

इससे पहले कि हम एक इनवॉइस बनाएं, हम एक टेम्प्लेट का चयन करना चाहते हैं और इसे नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार कस्टमाइज़ करना चाहते हैं।

  1. एक टेम्पलेट चुनें: फ्रेशबुक में दो टेम्पलेट हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं; सरल या आधुनिक। उन दोनों के बीच टॉगल करने के लिए ऊपर दिए गए तीर पर क्लिक करें और जो टेम्प्लेट आप चाहते हैं उसे चुनें।
  2. अपना लोगो जोड़ें: यदि आपके पास एक है तो अपनी कंपनी का लोगो अपलोड करें। यदि आपके पास कोई लोगो नहीं है, तो सर्वोत्तम लोगो डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर पर हमारे लेख देखें।
  3. एक थीम रंग चुनें: अपने चालान टेम्प्लेट के लिए एक रंग योजना चुनें।
  4. एक फ़ॉन्ट का चयन करें: फ़ॉन्ट विकल्प के एक जोड़े से चुनने के लिए ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें।
  5. बचाना: एक बार जब आप अपने चयन कर लेते हैं, तो उन्हें सहेजना सुनिश्चित करें।

चरण 2 - फिर "नया बनाएं" पर क्लिक करें "चालान"

वहाँ से डैशबोर्ड, पर क्लिक करें "नया बनाओ”बटन और चुनें बीजक जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

चरण 3 - पूरा चालान फ़ील्ड

नीचे एक नमूना चालान टेम्प्लेट है जो प्रत्येक फ़ील्ड के संक्षिप्त विवरण के साथ प्रदर्शित होगा जिसे आपको पूरा करने की आवश्यकता है।

  1. आपकी संपर्क जानकारी: यह जानकारी स्वचालित रूप से उस मूल कंपनी की जानकारी से आबाद हो जाएगी जो आपने फ्रेशबुक सेट करते समय दर्ज की थी। हम इस लेख में बाद में इसे कवर करेंगे। टिप: यह महत्वपूर्ण है कि आपके ग्राहक के पास उनकी उंगलियों पर यह जानकारी हो ताकि वे आपके चेक को काट सकें और / या आपको त्वरित कॉल दे सकें यदि उनके चालान के बारे में कोई प्रश्न हो।
  2. बिल किया गया: आपके ग्राहकों की संपर्क जानकारी इस क्षेत्र में है। यदि आपने ग्राहक को फ्रेशबुक में सेट नहीं किया है, तो आप इस क्षेत्र में सीधे ग्राहक की जानकारी दर्ज कर सकते हैं। युक्ति: यदि आप घोंघा मेल के माध्यम से अपने चालान भेजना पसंद करते हैं, तो इस अनुभाग में एक संपर्क व्यक्ति का नाम शामिल करना सुनिश्चित करें; खासकर अगर यह एक बड़ी कंपनी है।
  3. जारी करने की तारिख: आपके द्वारा चालान बनाने की तिथि के साथ यह फ़ील्ड अपने आप पॉप्युलेट हो जाएगी। हालाँकि, यदि आप की जरूरत है तो आप तारीख बदल सकते हैं।
  4. बीजक संख्या: चालान संख्या एक अनूठी संख्या है जो फ्रेशबुक जनरेट करेगा; आप इस नंबर को बदल नहीं पाएंगे।
  5. देय राशि: जैसे ही आप विवरण अनुभाग में उत्पादों / सेवाओं को दर्ज करते हैं, फ्रेशबुक स्वचालित रूप से चालान की कुल राशि की गणना करेंगे।
  6. विवरण: इस क्षेत्र में जिस सेवा / उत्पाद के लिए आप बिलिंग कर रहे हैं, उसका विस्तृत विवरण दर्ज करें।
  7. मूल्यांकन करें: इस क्षेत्र में जिस सेवा / उत्पाद के लिए आप बिलिंग कर रहे हैं, उसके लिए बिलिंग दर दर्ज करें।
  8. मात्रा: इस क्षेत्र में उन सेवाओं के लिए हमारे उत्पादों की मात्रा दर्ज करें, जिनकी आप बिलिंग कर रहे हैं।
  9. कुल लाइन: फ्रेशबुक आपके लिए इस क्षेत्र की दर की मात्रा को गुणा और गणना करेगा।
  10. छूट: यदि आप चालान पर छूट लागू करना चाहते हैं, तो बस इस क्षेत्र में छूट प्रतिशत दर्ज करें और FreshBooks आपके लिए छूट की गणना करेगा।
  11. कर: यदि आपको बिक्री कर लगाने की आवश्यकता है, तो इस क्षेत्र में बिक्री कर की दर दर्ज करें और FreshBooks स्वचालित रूप से आपके लिए बिक्री कर की गणना करेगा।
  12. देय राशि: FreshBooks सबटोटल, छूट और बिक्री कर क्षेत्रों को एक साथ जोड़ देगा, कुल देय राशि की गणना करने के लिए किसी भी डाउन पेमेंट (या जमा) को घटाएगा।
  13. टिप्पणियाँ: आप अपने ग्राहकों के लिए एक व्यक्तिगत नोट या एक दोस्ताना अनुस्मारक दर्ज कर सकते हैं कि वे अपना भुगतान ऑनलाइन कर सकते हैं जैसा कि हमने इस उदाहरण में किया है।
  14. शर्तें: नियत तारीख तक अपने चालान का भुगतान करने के लिए अपने ग्राहकों को एक अनुकूल अनुस्मारक शामिल करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। युक्ति: यह ग्राहकों को यह याद दिलाने के लिए भी एक शानदार जगह होगी कि यदि समय पर चालान का भुगतान नहीं किया जाता है तो देर से शुल्क / दंड का मूल्यांकन किया जाएगा।

जैसा कि हमने चर्चा की है, आपको अपने चालान ईमेल करने चाहिए; जितनी जल्दी आपके ग्राहक को चालान प्राप्त होता है, उतनी ही जल्दी आपको भुगतान मिलता है।

FreshBooks में ईमेल के माध्यम से अपने चालान भेजने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1 - चालान पर क्लिक करें

यदि आपके पास आपका चालान खुला नहीं है, तो डैशबोर्ड पर जाएँ और इसे अपनी स्क्रीन पर प्रदर्शित करने के लिए चालान पर क्लिक करें। नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार "भेजें" बटन पर क्लिक करें।

चरण 2 - पूरा ईमेल विवरण और भेजें

अगली स्क्रीन में, आपको कुछ अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है। नीचे प्रत्येक के संक्षिप्त विवरण के साथ खेतों का एक स्नैपशॉट है।

  1. ईमेल पता: वह ईमेल पता टाइप करें जिसे आप चालान भेजना चाहते हैं। जरूरत पड़ने पर आप कई ईमेल पते दर्ज कर सकते हैं।
  2. विषय: यह फ़ील्ड फ्रेशबुक द्वारा बनाई गई है और इसे बदला नहीं जा सकता है।
  3. ईमेल का मुख्य भाग: FreshBooks आपके द्वारा यहां देखे जाने वाले ईमेल संदेश का हिस्सा बनाता है; हालाँकि, आप एक व्यक्तिगत संदेश भी लिख सकते हैं जैसा कि हमने यहाँ किया है "हम आपके व्यवसाय की सराहना करते हैं!"।
  4. एक साझा करने योग्य लिंक बनाएं: ईमेल के माध्यम से चालान भेजने के अलावा, आप "एक साझा करने योग्य लिंक बनाएं" पर क्लिक करके चालान का लिंक भी बना सकते हैं।
  5. चालान भेजें: एक बार जब आप काम कर लेते हैं, तो अपने ग्राहक को ईमेल भेजने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी, अपने ग्राहकों को ऑनलाइन भुगतान करने के विकल्प के साथ प्रदान करना महत्वपूर्ण है। इससे उन्हें समय की बचत होगी क्योंकि वे आपको चेक भेजने की तुलना में जल्दी कर सकते हैं।

फ्रेशबुक में ऑनलाइन भुगतान सुविधा को चालू करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1 - चालान पर क्लिक करें

यदि आपके पास आपका चालान खुला नहीं है, तो डैशबोर्ड पर जाएँ और इसे अपनी स्क्रीन पर प्रदर्शित करने के लिए चालान पर क्लिक करें। चालान के दाईं ओर, आपको सेटिंग्स की एक सूची दिखाई देगी। पर क्लिक करें "क्रेडिट कार्ड स्वीकार करें“जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

चरण 2 - क्रेडिट कार्ड की शर्तों और शुल्क की समीक्षा करें और स्वीकार करें

अगली स्क्रीन में, आपको क्रेडिट कार्ड की एक सूची दिखाई देगी जिसे आप प्रत्येक लेनदेन के लिए शुल्क के साथ स्वीकार कर सकते हैं। दबाएं "क्रेडिट कार्ड स्वीकार करें"शर्तों को स्वीकार करने और अपने ग्राहकों के लिए ऑनलाइन भुगतान को सक्रिय करने के लिए बटन।

चरण 3 - सत्यापित करें कि ऑनलाइन भुगतान सक्रिय है

अब जब आपके ग्राहकों को उनके चालान प्राप्त होंगे, तो वे निम्नलिखित देखेंगे ”अब भुगतान करें“चालान के शीर्ष पर बटन। उन्हें बस कुछ ही मिनटों में अपने चालान का भुगतान करने के लिए ऑन-स्क्रीन संकेतों का पालन करना होगा!

सुझाव: एक बार जब आपका ग्राहक चालान का भुगतान कर देता है, तो निम्नलिखित फ्रेशबुक में जगह ले लेगा:

  • चालान को भुगतान के रूप में चिह्नित किया जाएगा और आपका ए / आर संतुलन स्वचालित रूप से होगा कम किया हुआ.
  • आपको एक ईमेल सूचना प्राप्त होगी कि चालान का भुगतान कर दिया गया है।
  • भुगतान को 2-3 व्यावसायिक दिनों के भीतर आपके बैंक खाते से टकरा जाना चाहिए।

आप तीन देर से भुगतान अनुस्मारक भेजने में सक्षम हैं और आप फ्रेशबुक के साथ देर से भुगतान शुल्क भी लागू कर सकते हैं। हालाँकि, आपको इस सुविधा तक पहुँच के लिए FreshBooks Pro की सदस्यता लेनी होगी। इसे सेट करने के लिए, आप बस एक इनवॉइस प्रदर्शित करते हैं, उस सेटिंग्स पर क्लिक करें जो चालान के दाईं ओर स्थित है और चुनें अनुस्मारक भेजें। निम्न विंडो प्रदर्शित होगी:

उन दिनों की संख्या का चयन करें (पहले या बाद में) जो आप चाहेंगे कि आप अपने ग्राहक को याद दिलाएं। रिमाइंडर के बारे में हमारी चर्चा के आधार पर प्रक्रिया के अंत से अंत तक कैसे सेट करें, मैं आपको निम्नलिखित 3 अनुस्मारक सेट करने का सुझाव देता हूं:

  1. नियत तारीख से 2 दिन पहले
  2. देय तिथि के 2 दिन बाद
  3. नियत तिथि के बाद 7 दिन

वृद्ध वृत्तान्त रिपोर्ट चलाएँ

जैसा कि हमने चर्चा की है, आपके बकाया चालानों को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप सप्ताह में कम से कम एक बार अपनी ए / आर एजिंग रिपोर्ट की समीक्षा करें।

फ्रेशबुक में अकाउंट्स एजिंग रिपोर्ट (ए / आर एजिंग) को चलाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

चरण 1 - उन्नत रिपोर्ट पर नेविगेट करें।

डैशबोर्ड से, उन्नत रिपोर्ट अनुभाग पर स्क्रॉल करें और “पर क्लिक करें।वृद्धावस्था“नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिए गए अनुसार बटन।

चरण 2 - लेखा वृद्धी रिपोर्ट की समीक्षा करें।

नीचे लेखा एजिंग रिपोर्ट (उर्फ ए / आर एजिंग रिपोर्ट) का एक स्नैपशॉट है जो हम अपनी नमूना कंपनी, पॉल की नलसाजी के लिए चला रहे हैं।

3 नवंबर, 2017 तक, दो ग्राहक हैं जिनके पास बकाया चालान हैं जो 1-30 दिनों से अधिक हैं। आप इस रिपोर्ट को प्रिंट कर सकते हैं, इसे एक्सेल में निर्यात कर सकते हैं या ईमेल के माध्यम से किसी को भी भेज सकते हैं।

पुनर्कथन करने के लिए, अब आपको इस बात की बेहतर समझ है कि आपके इनवॉइस में क्या जानकारी शामिल होनी चाहिए, कैसे एक प्रक्रिया को लागू करना चाहिए जो आपकी बिक्री / सेवाओं के लिए चालान के साथ शुरू होती है और ग्राहकों से समय पर भुगतान एकत्र करने के साथ समाप्त होती है जो आपके नकदी प्रवाह में सुधार करेगी।

हम फ्रेशबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की सलाह देते हैं क्योंकि यह न केवल आपके ग्राहकों को पेशेवर दिखने वाले इनवॉइस भेजने में आपकी मदद कर सकता है, बल्कि आपको समय की बचत भी करेगा ताकि आप अपने व्यवसाय को बढ़ाते हुए जो कर पाएं उसे प्राप्त करें!