कैसे एक व्यापार पत्र प्रारूप करने के लिए [+ 11 नि: शुल्क टेम्पलेट्स]

एक व्यावसायिक पत्र औपचारिक व्यापार संचार का एक लिखित टुकड़ा है जो अक्सर अस्थायी होता है। एक व्यावसायिक पत्र को एक मानक व्यवसाय पत्र प्रारूप का पालन करना चाहिए और इसमें हेडर, प्राप्तकर्ता जानकारी, लघु अभिवादन, संक्षिप्त शरीर और औपचारिक समापन शामिल होना चाहिए। व्यापार पत्र भेजने के सामान्य कारणों में औपचारिक परिचय, बिक्री पदोन्नति, धन्यवाद और अधिक शामिल हैं।

अपने व्यावसायिक पत्रों को प्रबंधित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक फ्रेशलेस जैसे ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) उपकरण के माध्यम से है। सीआरएम व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट्स को संपर्क क्षेत्रों के साथ-साथ खाता संख्याओं के साथ स्वचालित रूप से पॉप्युलेट कर सकता है और ग्राहकों, संभावनाओं या विक्रेताओं को व्यावसायिक पत्र भेजे जाने पर आपको ट्रैक रखने में मदद कर सकता है। आप 30 दिनों के परीक्षण के साथ फ्रेशलेस को आज मुफ्त में आज़मा सकते हैं।

व्यापार पत्र के प्रकार

व्यापार पत्र टेम्पलेट्स का प्रकारइसका उपयोग कब करें
परिचय व्यापार पत्रउत्पाद के नमूने या कंपनी विपणन सामग्री भेजते समय इस पत्र को एक कवर के रूप में उपयोग करें
बिक्री संवर्धन पत्रसमय-संवेदनशील बिक्री अवसर का लाभ उठाने के लिए संभावनाओं और / या मौजूदा ग्राहकों को आमंत्रित करें
व्यापार घटना पत्रआपकी कंपनी द्वारा आयोजित एक आगामी कार्यक्रम के लिए व्यावसायिक संपर्कों को आमंत्रित करें
बिक्री प्रस्ताव कवर पत्रइस पत्र को बहु-पृष्ठ, बाध्य या अन्यथा जटिल औपचारिक बिक्री प्रस्तावों के कवर के रूप में भेजें
आशय का पत्रविक्रेताओं या आवेदकों को यह बताने के लिए भेजें कि उन्हें काम पर रखा गया है या उन्हें व्यापार से सम्मानित किया जाएगा
धन्यवाद पत्रआप एक परियोजना या किसी अन्य कंपनी / आपूर्तिकर्ता / विक्रेता से लेनदेन पूरा करने के बाद
क्षमा पत्रभेजें अगर कोई निश्चित कार्य, परियोजना या प्रतिबद्धता के पूरा होने में देरी हो रही है
आवेदक अस्वीकृति पत्ररोजगार चाहने वाले आवेदकों को यह पत्र भेजें, जो भर्ती प्रक्रिया में आगे नहीं बढ़ेंगे
प्रस्ताव अनुरोध अस्वीकृति पत्रजब प्रस्ताव व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ फिट नहीं होता है, तो एक प्रस्ताव के अनुरोध के जवाब में भेजा गया पत्र
कंपनी का पता या नाम पत्र बदलनाउपयोग करें जब आपको अपने संपर्क या बिलिंग विवरण में परिवर्तन के अपने संपर्कों को सूचित करने की आवश्यकता हो
साइट क्लोजिंग या अन्य अलविदा पत्रव्यापार से बाहर जाने पर या साझेदारी या सेवा के अन्य समाप्ति पर उपयोग करें

मानक व्यापार पत्र प्रारूप

आपकी कंपनी की विशिष्ट टोन, रंग योजना या पेशेवर ब्रांडिंग को सुदृढ़ करने के लिए एक मानक व्यवसाय पत्र को स्टाइल किया जा सकता है। हालांकि, इसे हमेशा एक मूल व्यवसाय पत्र प्रारूप का पालन करना चाहिए, जिसकी शुरुआत एक शीर्षक से होती है जिसमें आपकी संपर्क जानकारी शामिल होती है और इच्छित प्राप्तकर्ता और एक सम्मानजनक समापन को निर्दिष्ट करता है जो कार्रवाई के लिए कॉल दोहराता है और निरंतर बातचीत को आमंत्रित करता है।

मानक व्यवसाय पत्र प्रारूप में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

शीर्षक

शीर्षक एक व्यावसायिक पत्र का सबसे ऊपरी भाग है और इसमें आपकी कंपनी का नाम, आपकी कंपनी का पता और लोगो जैसी जानकारी शामिल होनी चाहिए। आपको हेडर में संपर्क जानकारी को भी सूचीबद्ध करना चाहिए और साथ ही उस तारीख को भी शामिल करना चाहिए जिसे पत्र भेजा गया है। यदि आपके पास पहले से कोई पेशेवर लोगो नहीं है, तो आप बेहतरीन सेवा प्रदाताओं के लिए हमारी सिफारिशों के लिए बिजनेस लोगो डिज़ाइन पर हमारे लेख पर जा सकते हैं।

स्रोत: FitSmallBusiness

प्राप्तकर्ता का पता

प्राप्तकर्ता की जानकारी एक व्यावसायिक पत्र में हेडर का अनुसरण करती है। इस अनुभाग में प्राप्तकर्ता की कंपनी का नाम और पता शामिल है, इसके बाद आपके संपर्क का नाम और साथ ही कोई भी जिसे पत्र की प्रतिलिपि सूची में शामिल किया जाना चाहिए। किसी भी प्रासंगिक जानकारी जैसे कि उद्धरण संख्या या ग्राहक खाता संख्या को शामिल करना सुनिश्चित करें जो आपके व्यवसाय पत्र के शरीर से संबंधित है।

स्रोत: FitSmallBusiness

अभिवादन

व्यक्तिगत अभिवादन या अभिवादन के साथ अपना व्यावसायिक पत्र खोलें। यदि संभव हो तो, "प्रिय सर / मैडम" या "जिनके लिए यह चिंता हो सकती है" जैसे वाक्यांशों से बचें।

Toofr एक ईमेल खोजक और सत्यापन सेवा है जो आपको नौकरी के शीर्षक, कंपनी के नाम या वेबसाइट डोमेन द्वारा संपर्क देखने का विकल्प देती है। Toofr तब सार्वजनिक सूचनाओं के माध्यम से आपके खोज मापदंडों से मेल खाते लोगों का पहला नाम, अंतिम नाम और ईमेल पता खोजने के लिए खोज करता है और salespeople के लिए नई संभावनाओं को संदेश भेजने के लिए एक महान उपकरण हो सकता है।

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पत्र का मुख्य भाग

आपके पत्र का मुख्य भाग छोटा और बिंदु तक होना चाहिए, आदर्श रूप से एक पृष्ठ से कम, और संचार के उद्देश्य को विस्तृत करें। शरीर को प्राप्तकर्ता की भूमिका और उद्योग के लिए प्रासंगिक भाषा का उपयोग करना चाहिए। यदि आप पाठक को कार्रवाई करने के लिए कह रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि "कॉल," डाउनलोड या "शेड्यूल" जैसे एक्शन शब्दों से आपका अनुरोध स्पष्ट है। ध्यान आकर्षित करने के लिए अक्सर बोल्ड टेक्स्ट या बुलेट पॉइंट का उपयोग करना एक अच्छा विचार है। पत्र के शरीर के भीतर निहित विशिष्ट जानकारी के लिए।

पत्र का निकाय भेजे जाने वाले पत्र के प्रकार पर निर्भर करेगा, लेकिन हमेशा पाठक को एक लाभ के आसपास तैयार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक परिचय व्यवसाय पत्र के निकाय में एक व्यवसाय के मूल्य प्रस्ताव जैसी जानकारी शामिल होनी चाहिए। एक व्यावसायिक कार्यक्रम के लिए प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करने वाले पत्र के शरीर में समय और स्थान से संबंधित विवरण शामिल होना चाहिए और यह भी बताता है कि प्राप्तकर्ता को भाग लेने से क्या लाभ होता है।

स्रोत: FitSmallBusiness

औपचारिक समापन

"सम्मान" या "हार्दिक शुभकामनाएं" जैसे सम्मानजनक औपचारिक समापन कथन को शामिल करें और अपने दर्शकों के प्रति जागरूक रहें। उदाहरण के लिए, एक अंतरराष्ट्रीय संपर्क को पत्र भेजते समय, विचार करें कि आपके शब्दों का दूसरी भाषा में अनुवाद कैसे किया जाएगा। एक बंद टिप्पणी का दूसरे देश में एक ही अर्थ नहीं हो सकता है, इसका अर्थ वहां नहीं हो सकता है जैसा कि यह है कि आप कहाँ स्थित हैं।

हस्ताक्षर

एक हस्ताक्षर के साथ अपने व्यापार पत्र को समाप्त करें। इस अनुभाग के लिए, हस्तलिखित हस्ताक्षर के लिए एक स्थान छोड़ दें, लेकिन इसके नीचे एक मुद्रित नाम भी शामिल करें। आपके हस्ताक्षर में आपके पेशेवर शीर्षक के साथ-साथ कंपनी के किसी अन्य व्यक्ति के नाम भी शामिल होने चाहिए, जो पत्र प्राप्त करने वाले व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं यदि उनके पास पत्र की सामग्री से संबंधित कोई प्रश्न हैं।

स्रोत: FitSmallBusiness

“व्यापार पत्र बनाते समय, लेआउट पर विचार करना महत्वपूर्ण है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार का लेआउट चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि यह सुसंगत है। आप पेशेवर के रूप में सामने आना चाहते हैं, इसलिए निरंतरता महत्वपूर्ण है। ”- एंड्रयू रॉसन, मुख्य शिक्षा अधिकारी, ट्रालिएंट

अक्सर, व्यावसायिक पत्र थोक में विपणन अभियान या सामान्य अपडेट के हिस्से के रूप में भेजे जाते हैं। Freshsales जीमेल, Google डॉक्स और ज़पियर के साथ काम करता है जो दस्तावेज़ भेजे जाने की तारीख को रिकॉर्ड करते समय थोक व्यापार पत्र भेजने में मदद करता है। आप 30 दिनों के लिए मुफ्त में फ्रेशलेस का उपयोग शुरू कर सकते हैं यह देखने के लिए कि यह आपके औपचारिक संचार को कैसे गति दे सकता है।

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किसी भी स्थिति के लिए 11 व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट

जबकि हर संगठन अलग है, औपचारिक संचार की आवश्यकता वाली कई स्थितियाँ हैं जो लगभग सभी व्यवसायों के लिए सामान्य हैं। हमने कई व्यावसायिक पत्र तैयार किए हैं जिन्हें आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए डाउनलोड और समायोजित कर सकते हैं और फिर मानक मेल के माध्यम से या कम औपचारिक ईमेल के रूप में औपचारिक पत्राचार भेज सकते हैं।

1. परिचय व्यापार पत्र

परिचय पत्र वह नमूना पत्र है जिसे आप नमूने या विपणन सामग्री के साथ भेजते हैं। यदि एक ठंडे लीड में भेजा जाता है, तो यह पत्र आपको और आपकी कंपनी के सामान या सेवाओं का परिचय देता है। यदि एक गर्म लीड को भेजा जाता है, तो पत्र का उद्देश्य यह बताना है कि आप नमूने या विपणन सामग्री क्यों भेज रहे हैं। या तो मामले में, पत्र को यह बताना चाहिए कि सामग्री क्यों भेजी गई है और आपको क्या उम्मीद है कि प्राप्तकर्ता उनके साथ क्या करेगा।

परिचय व्यापार पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

[एक व्यक्तिगत प्रशंसा शामिल करें]

हम आपकी जैसी कंपनियों को अक्सर [दर्द बिंदु को परिभाषित करते हैं] समझते हैं। यही कारण है कि पिछले एक साल में हमने [समान कंपनियों] के साथ काम किया है ताकि उनकी मदद करें [स्पष्ट रूप से अपने मूल्य प्रस्ताव का वर्णन करें] और सोच रहे थे कि हम आपके लिए भी ऐसा कर सकते हैं।

मुझे नहीं पता कि यह आपके लिए एक मुद्दा है, लेकिन अगर यह है, तो मैं और अधिक गहन चर्चा करना चाहूंगा। मैंने आपके संदर्भ के लिए [आपके बारे में जानकारी, आपके उत्पाद या आपकी सेवा या आपके नमूनों के विवरण] का समर्थन किया है। आप हमारे बारे में हमारी वेबसाइट [वेबसाइट लिंक] पर भी जान सकते हैं।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्कों के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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2. बिक्री संवर्धन पत्र

प्रचार आमंत्रण पत्र वह है जो आपने ग्राहकों या संभावित ग्राहकों को भेजा था, जो उन्हें विशेष ऑफ़र का लाभ उठाने के लिए आमंत्रित कर रहे थे। इस पत्र का उद्देश्य बिक्री को प्रोत्साहित करना है। इसलिए, इस पत्र में या तो समय के प्रति संवेदनशील भाषा शामिल होनी चाहिए जो ग्राहक को जल्दी से प्रस्ताव का लाभ उठाने के लिए लुभाएगी या एक कोड शामिल करना चाहिए जो भविष्य के आदेश पर जोखिम को हटाने के लिए लागू किया जा सकता है।

बिक्री संवर्धन पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

[दस्तावेज़ संदर्भ]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

हम अपने ग्राहकों को भागीदार मानते हैं और आपके निरंतर व्यवसाय के लिए धन्यवाद देना चाहेंगे। अपनी प्रशंसा दिखाने के लिए, हम उन ग्राहकों तक पहुँच रहे हैं, जो [प्राप्तकर्ता का प्रशंसात्मक विवरण], जैसे कि स्वयं, आपको केवल आपके लिए एक विशेष अवसर के बारे में बताने के लिए।

[प्रस्ताव की वैधता की लंबाई] के लिए, हम आपको [प्रस्ताव का मूल्य] देना चाहेंगे।

इस प्रस्ताव का लाभ उठाने के लिए, आपको बस इतना करना है [प्राप्तकर्ता को क्या करना है इसका विवरण]

फिर से धन्यवाद, और हम कई वर्षों के निरंतर व्यापार के लिए तत्पर हैं।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]

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यह टेम्प्लेट आपके सर्वोत्तम ग्राहकों के लिए एक सौदा पेश करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालांकि, यह एक आदेश को और अधिक तेज़ी से रखने में नई संभावनाओं को प्रोत्साहित करने के लिए भी अनुकूलित किया जा सकता है। फ्रेशलेस सीआरएम आपको सौदे की उम्र या समय के साथ-साथ नज़दीकी सौदों के लिए अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जिसका उपयोग आप यह पहचानने के लिए कर सकते हैं कि कौन से सौदे जल्दी बंद हो रहे हैं और कौन से सौदे खींच रहे हैं। आप रिस्क-फ्री ट्रायल के लिए साइन-अप करके फ्रेशलेस की रिपोर्टिंग कार्यक्षमता 30 दिनों के लिए निःशुल्क देख सकते हैं।

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3. बिजनेस इवेंट निमंत्रण

व्यवसाय घटना आमंत्रण पत्र वह है जो ग्राहकों, संभावनाओं, विक्रेताओं या अन्य संपर्कों को भेजा जाता है, जो उन्हें आगामी कार्यक्रम में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं जैसे कि आपूर्तिकर्ता दिवस, ग्राहक प्रशंसा दिवस या प्रायोजित गोल्फ टूर्नामेंट जैसे अन्य आयोजन। इस पत्र का उद्देश्य उत्साह को ड्रम करना है। चूंकि इन घटनाओं में आम तौर पर समय-निर्धारण के विचारों की आवश्यकता होती है, इसलिए यह सबसे अच्छा है कि उन्हें घटना से पहले 30 से 60 दिनों के बीच बाहर भेज दिया जाए।

व्यापार घटना निमंत्रण टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]

[कार्यक्रम नाम]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

[आपकी कंपनी का नाम] की ओर से, मैं आपको व्यक्तिगत रूप से [और मेहमानों की संख्या, यदि लागू हो] को हमारे आगामी [ईवेंट नाम] में भाग लेने के लिए आमंत्रित करना चाहता हूं, जिसे [इवेंट ऑफ़ सिटी] में आयोजित किया जाएगा। , [इवेंट ऑफ़ स्टेट] [इवेंट ऑफ़ डेट] पर। हम इस घटना में शामिल होने के लिए हमारे सभी [कारण संपर्क को आमंत्रित किया गया है] पूछ रहे हैं और आपको वहां देखना पसंद करेंगे।

संलग्न आपको स्थल के बारे में और साथ ही घटना के बारे में अतिरिक्त जानकारी मिलेगी और हम आपको इसका हिस्सा बनने के लिए इतने उत्साहित हैं।

बाद में, हम [अगले चरणों का वर्णन करेंगे और घटना में भाग लेने से प्राप्तकर्ता को लाभ होगा]।

कृपया अपने कैलेंडर पर [घटना की तारीख] अंकित करें और हमें बताएं कि क्या आप [RSVP के लिए तारीख] में भाग ले पाएंगे।

हम आपको देखने के लिए तत्पर हैं,

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]

CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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4. बिक्री प्रस्ताव कवर पत्र

बिक्री प्रस्ताव कवर पत्र एक बहु बिक्री प्रस्ताव के साथ भेजा गया कवर पेज है। यह पत्र लंबाई में एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए और इसमें आपके प्रस्ताव पर विचार के लिए ईमानदारी से धन्यवाद शामिल होना चाहिए। इसमें आपके मूल्य निर्धारण, सामान या सेवाओं के संबंध में एक उद्धरण संख्या या एक पूर्व वार्तालाप का भी उल्लेख होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता आपके प्रस्ताव के भीतर देखने की उम्मीद कर सकता है।

बिक्री प्रस्ताव कवर पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

[पुन: उद्धरण संख्या या प्रस्ताव संदर्भ]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

अपने [प्रोजेक्ट नाम] पर बोली लगाने के अवसर के लिए धन्यवाद। संलग्न है, कृपया हमारा प्रस्ताव देखें, जो आपको मौका देता है [प्राप्तकर्ता को अपने मूल्य प्रस्ताव और उसके लाभ का स्पष्ट रूप से वर्णन करने का]

यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बाहर पहुँचने और पूछने में संकोच न करें।

मैं आपके साथ हमारे प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए तत्पर हूं,

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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फ्रेशलेस सीआरएम आपको अनुवर्ती घटनाओं को स्वचालित रूप से सेट करने की क्षमता देता है जैसे कि जब कोई सौदा आपकी प्रक्रिया में एक निश्चित चरण तक पहुंचता है। यह स्वचालन यह सुनिश्चित करने में आपकी मदद कर सकता है कि प्रक्रिया में शामिल अन्य सौदों का प्रबंधन करने में मदद करते हुए आप समय पर फैशन में संभावनाओं का पालन कर रहे हैं। आप एक परीक्षण के लिए साइन अप करके फ्रेशलेस को 30 दिनों के लिए मुफ्त में दे सकते हैं।

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5. आशय पत्र

आशय पत्र एक औपचारिक पत्र होता है जिसका उपयोग किसी प्रस्ताव की आपकी स्वीकृति या भविष्य में उनके साथ व्यापार करने के इरादे से किसी अन्य व्यक्ति को सूचित करने के लिए किया जाता है। ये पत्र आपके नियमों और शर्तों की स्वीकृति के साथ-साथ प्रारंभ और स्टॉप की तारीखों की पुष्टि भी करते हैं। इस पत्र का उद्देश्य विक्रेताओं को सूचित करना है कि एक औपचारिक खरीद निम्नलिखित है, जो उन्हें जल्द काम शुरू करने के लिए प्रोत्साहन देती है।

आशय टेम्पलेट का पत्र

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

[पुन: उद्धरण संदर्भ]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

पिछले कई दिनों से चल रही हमारी चर्चाओं के आधार पर, और हमें [प्रस्ताव प्रस्ताव प्राप्त हुआ था] औपचारिक प्रस्ताव के आधार पर, हम [उद्धरण संख्या या प्रस्ताव शीर्षक] द्वारा उल्लिखित शर्तों के तहत आगे बढ़ने के लिए सहमत हुए हैं।

इस प्रस्ताव के अनुसार, हम उम्मीद करते हैं कि [पहली तारीख का वर्णन करें] [आरंभ तिथि] पर [अनुवर्ती डिलिवरेबल्स और सेवा तिथियों या सेवा अनुसूची का विवरण] के साथ और अच्छे विश्वास में इस समझौते में प्रवेश कर रहे हैं।

कृपया इस पत्र को हमारे हाल के प्रस्ताव की हमारी औपचारिक स्वीकृति के रूप में स्वीकार करें।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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6. थैंक यू लेटर

धन्यवाद पत्र एक औपचारिक पुरस्कार है जिसे किसी व्यवसाय पुरस्कार या बंद बिक्री के बाद किसी संभावना या ग्राहक को भेजा जाता है और भविष्य के सौदे का मार्ग प्रशस्त करता है। इस पत्र का उपयोग किसी ग्राहक को सकारात्मक समीक्षा की शक्ति के बारे में याद दिलाने के लिए भी किया जा सकता है या उन्हें आपकी कंपनी के लिए मुखर अधिवक्ता बनने का कारण दे सकता है। यह पत्र एक सौदे के सफल समापन के एक सप्ताह के भीतर भेजा जाना चाहिए ताकि सबसे प्रभावी हो।

धन्यवाद पत्र आपका

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

हमारे साथ अपनी हालिया खरीदारी के लिए धन्यवाद! हम आपकी सेवा के लिए तत्पर हैं और भविष्य में हमारे संबंध को आगे बढ़ा रहे हैं। अगर किसी भी समय आपको कोई चिंता है, तो मुझे उम्मीद है कि आप हमें बताने में संकोच नहीं करेंगे।

सबसे अच्छा विज्ञापन मुंह का शब्द है। हमने कई कूपन संलग्न किए हैं जो आप किसी मित्र को दे सकते हैं। हमारे द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ग्राहक के लिए आपके अगले आदेश पर इसी तरह की छूट दी जाएगी।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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अपने आदर्श ग्राहक की विशेषताओं की पहचान करने के लिए नियमित रूप से देखे जाने वाले सौदों की समीक्षा करें। जब आप विशेषताओं को जानते हैं, तो टूल जैसे टूल का उपयोग करके समान संभावनाओं की पहचान करना आसान है। टोफोर उन संपर्कों की क्यूरेटेड सूची प्रदान करता है जिन्हें पालो ऑल्टो या फ्लोरिडा होम बिल्डर्स और जनरल कॉन्ट्रैक्टर्स में स्टार्टअप्स जैसी श्रेणियों में विभाजित किया गया है। ये सूचियाँ संभावनाओं के नाम की पेशकश कर सकती हैं और $ 19 जितनी कम मात्रा में खरीदी जा सकती हैं।

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7. माफी पत्र

माफी पत्र में ग्राहकों को सेवा में व्यवधान की सूचना दी गई है या यह हाल के कम-से-परिपूर्ण ग्राहक सेवा अनुभव का जवाब है। सेवा रुकावटों या घटनाओं के मामले में जो किसी परियोजना के शेड्यूल को खतरे में डाल सकते हैं, अग्रिम में प्रभावित ग्राहकों को एक अधिसूचना भेजना बेहतर है यदि संभव हो तो उनके पास अपने आंतरिक कार्यक्रम को तदनुसार समायोजित करने के लिए समय है, बजाय सर्वोत्तम और प्रतीक्षा के। आखिरी सेकंड तक।

माफी पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

[दस्तावेज़ संदर्भ]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

मैं [एक ऐसे मुद्दे से आपको अवगत कराने जा रहा हूं, जिसमें हमारी नियमित सेवा को बाधित करने, हमारे प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स में देरी करने या हाल की घटना के लिए माफी मांगने की क्षमता है]।

[मुद्दे का विवरण]।

आप पर प्रभाव को कम करने के लिए, हमने निम्नलिखित सुधारात्मक कार्रवाई की है:

  • [अपने सुधारात्मक कार्यों और कार्यान्वयन तिथियों का वर्णन करें]

जबकि हम इस मुद्दे के कारण हुई असुविधा के लिए क्षमा चाहते हैं। हम आपको [उच्चतम स्तर की सेवा, या सुपुर्दगी का विवरण] प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं और आगे भी आपकी बेहतर सेवा करने के तरीके खोजते रहेंगे।

यदि आपके पास इस मुद्दे से संबंधित कोई प्रश्न या चिंता है, तो मुझे उम्मीद है कि आप कॉल करने में संकोच नहीं करेंगे।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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8. आवेदक अस्वीकृति पत्र

यह वह पत्र है जो आप आवेदकों को भेजते हैं, जिन्होंने आपकी कंपनी में खुली स्थिति के लिए आवेदन किया है, लेकिन साक्षात्कार प्रक्रिया के अगले दौर में आमंत्रित नहीं किया जाएगा। यह पत्र आम तौर पर नियमित मेल के बजाय ईमेल के माध्यम से भेजा जाता है ताकि इच्छुक उम्मीदवारों को उनके समय के संबंध में त्वरित प्रतिक्रिया प्रदान की जा सके लेकिन फिर भी एक ईमेल के विकल्प के रूप में औपचारिक पत्र के रूप में जारी किया जा सकता है।

आवेदक अस्वीकृति पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

[कंपनी के नाम] पर यहां [नौकरी शीर्षक] के लिए खुली स्थिति में आपकी रुचि के लिए धन्यवाद। हम उस समय की सराहना करते हैं जब आपने आवेदन करने के लिए समय लिया था, हालांकि, हमने इस समय अन्य उम्मीदवारों के साथ आगे बढ़ने के लिए चुना है।

हम छह महीने की अवधि के लिए आपके फिर से शुरू करेंगे और यह पता लगाएंगे कि क्या हम यह निर्धारित करते हैं कि हमारी कंपनी के भीतर आपके कौशल सेट के लिए बेहतर फिट है। भविष्य में नए पदों के खुलने के बाद आपको फिर से आवेदन करने का भी स्वागत है।

सादर,

[आपका नाम]

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9. प्रस्ताव अस्वीकृति पत्र

प्रस्ताव अस्वीकृति पत्र, या नो-बोली पत्र, संभावित मार्जिन की पेशकश करने में विफल रहने वाले अवसरों के प्रस्तावों के लिए अनुरोध के जवाब में संभावित ग्राहकों को व्यवसायों से भेजे जाते हैं, उनकी मुख्य दक्षताओं को फिट नहीं करते हैं या अस्वीकार्य शेड्यूल की आवश्यकता नहीं होती है। ये पत्र तत्काल व्यापार को बंद कर देते हैं, लेकिन विश्वास और विश्वसनीयता बनाने में मदद कर सकते हैं, बशर्ते इनमें रक्षात्मक तर्क शामिल हों, जो उन अवसरों पर बोली लगाने का मौका दे सकते हैं जो भविष्य में एक बेहतर फिट हैं।

प्रस्ताव अस्वीकृति पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

[आरई: प्रस्ताव दस्तावेज़ संख्या या सारांश विवरण के लिए अनुरोध]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

हमें आपकी आगामी [परियोजना नाम] के लिए एक भागीदार के रूप में विचार करने के लिए धन्यवाद। हम इस शो के आत्मविश्वास की सराहना करते हैं जो इस अवसर का प्रतिनिधित्व करता है और आपकी सेवा जारी रखने के अवसर की प्रतीक्षा करता है।

हम अपने ग्राहकों के साथ अपने रिश्तों को महत्व देते हैं और एक विश्वसनीय और भरोसेमंद साथी के रूप में देखना चाहते हैं। इस कारण से, अवसर पर, हमें उन अवसरों पर पछतावा करना चाहिए जहाँ हम मूल्य जोड़ने की स्थिति में नहीं हैं। जबकि हम इस विशेष अवसर पर बोली लगाने में सक्षम नहीं हैं, हम भविष्य में सहयोग की संभावना के लिए तत्पर हैं।

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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10. पता या कंपनी का नाम बदलें

पता पत्र का परिवर्तन वह पत्र है जिसे आप भेजते हैं जब आपका कार्यालय किसी अन्य भौतिक स्थान पर जा रहा होता है या यदि ऐसे परिवर्तन होते हैं जो डिलीवरी या चालान भुगतान की त्वरित रसीद को प्रभावित कर सकते हैं। पता परिवर्तन आने वाली डिलीवरी और बिलिंग नकदी प्रवाह को प्रभावित कर सकते हैं। इसलिए, इसे बदलने से कम से कम 30 दिन पहले ग्राहकों और विक्रेताओं को भेजना एक अच्छा विचार है।

पता या कंपनी का नाम टेम्पलेट बदलना

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

आपके निरंतर व्यवसाय के लिए धन्यवाद।

हम यहां [कंपनी का नाम] यह घोषणा करने के लिए उत्साहित हैं कि [परिवर्तन की प्रभावी तिथि] के रूप में हम [एक नए पते के घर पर कॉल करना, या नए नाम के रूप में व्यवसाय करना]

[परिवर्तन की प्रभावी तिथि] के बाद आप हमसे संपर्क कर पाएंगे:

[नई कंपनी का नाम]
[नई कंपनी का पता]
[शहर राज्य का पिन नंबर]

कृपया अपने रिकॉर्ड में हमारी अद्यतन संपर्क जानकारी को नोट करें।

मैं भविष्य में अपने रिश्ते को आगे बढ़ाने के लिए तत्पर हूं,

सादर,

[आपका नाम]
[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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11. समापन या अन्य अलविदा पत्र

समापन पत्र या अलविदा पत्र वह है जिसे आप ग्राहकों को उनके समर्थन के लिए धन्यवाद देने से पहले भेजते हैं ताकि कंपनी अच्छे के लिए अपने दरवाजे बंद कर दे। इस पत्र का उपयोग व्यावसायिक बिक्री के मामलों में अपने ग्राहकों को किसी अन्य कंपनी से परिचित कराने के लिए या पिछली बार एक सामान या सेवाओं की खरीद के लिए ग्राहकों को आमंत्रित करने के लिए किया जा सकता है।

समापन या अन्य अलविदा पत्र टेम्पलेट

[आपके संगठन का नाम][आपकी कंपनी का पता][कंपनी संपर्क जानकारी]

[पत्र की तारीख]

[संपर्क नाम]
[संपर्क शीर्षक]
[संपर्क पता]
[सीसी संपर्क सूची, यदि लागू हो]

प्रिय [पहला नाम अंतिम नाम],

[आपका व्यवसाय कितने वर्षों से चल रहा है] के बाद, मुझे खेद है, आपको सूचित करना चाहिए कि हम अपने दरवाजे बंद कर रहे हैं।

[आपकी कंपनी का नाम] ने इसे अपना मिशन बना दिया [मिशन स्टेटमेंट का वर्णन]। वर्षों से हमारे पास [हाइलाइट्स या सूची उपलब्धियों का वर्णन है]।

लेकिन, हम आपके जैसे साझेदार के बिना कोई भी ऐसा करने में सक्षम नहीं होंगे।

हमारा अंतिम कार्य दिवस [प्रभावी तिथि] होगा। इस दिन, हम आपको और [मेहमानों की संख्या] को अलविदा कहने के लिए आमंत्रित करने के लिए आमंत्रित करते हैं और अंतिम [सेवा की वर्षों की संख्या] वर्षों को मनाने के लिए [स्थान और समय सहित समापन घटना का वर्णन]।

सादर,

[आपका नाम]

[आपका शीर्षक]
[आपके संगठन का नाम]
[आपका संपर्क विवरण]
CC: [आपकी कंपनी में संपर्क के नाम जो सवालों के जवाब देने में मदद कर सकते हैं]

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अपने खुद के व्यवसाय पत्र बनाने के लिए युक्तियाँ

आपके औपचारिक व्यवसाय पत्र का समग्र रूप और स्वरूप आपकी कॉर्पोरेट ब्रांडिंग रणनीति की शैली और रंग योजना को प्रतिबिंबित करना चाहिए। व्यावसायिक पत्रों को बातचीत के साथ-साथ कार्रवाई के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए। आपको यह भी मानना ​​चाहिए कि आपके पत्र में हमेशा एक से अधिक पाठक होंगे, इसलिए उसी के अनुसार तैयारी करें।

एक विशिष्ट लेआउट और शैली चुनें

आपके पत्र की शैली और लेआउट आपके पाठक की आपकी कंपनी की धारणा को प्रभावित कर सकते हैं। इसलिए, आप इसके समग्र रूप को देखना चाहते हैं और यह दिखने में जितना संभव हो उतना पेशेवर है। पाठ को एक पठनीय फ़ॉन्ट में लिखा जाना चाहिए जो पढ़ने में आसान हो, और आपके द्वारा चुना गया पेपर गुणवत्ता के संबंध में आपकी कंपनी के मूल्यों को प्रतिबिंबित करे।

अपने खुद के व्यवसाय पत्र बनाते समय, निम्नलिखित पर विचार करें:

  • पाठ रिक्ति: पाठ को एक सुपाठ्य, गैर-आर्थिक फ़ॉन्ट का उपयोग करते हुए एकल-स्थान होना चाहिए
  • हाशिया: ऐंठन की उपस्थिति से बचने के लिए, शीर्ष और निचला पृष्ठ मार्जिन 1 इंच और 1.25 इंच के बीच निर्धारित किया जाना चाहिए
  • पेज लेआउट: यदि संभव हो तो, अपने व्यवसाय पत्र के शरीर को केंद्र में रखें ताकि पृष्ठ शीर्षलेख के साथ-साथ पृष्ठ पाद लेख के बीच समान सफेद स्थान हो
  • कागज़: व्यावसायिक पत्रों को औपचारिक संचार के लिए 20 पाउंड और 32 पाउंड के बीच पेपरवेट के साथ कागज पर मुद्रित किया जाना चाहिए

जब आप एक कार्यालय प्रिंटर का उपयोग करके अपने औपचारिक व्यावसायिक पत्रों को प्रिंट कर सकते हैं, तो ऐसे अवसर होते हैं, जब आप अपने व्यवसाय की मुद्रण आवश्यकताओं के लिए एक गुणवत्ता वाले तृतीय-पक्ष सेवा का उपयोग करना चाहते हैं। Vistaprint उन व्यवसायों के लिए एक बढ़िया विकल्प है जिन्हें मार्केटिंग सामग्री, बाउंड प्रपोज़ल या बिजनेस कार्ड की ज़रूरत होती है, जो एक आसान इंटरफ़ेस और डिजिटल प्रूफ और क्विक टर्नअराउंड के साथ प्रिंट किए गए हों।

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बातचीत को प्रोत्साहित करें

किसी भी संदेश का लक्ष्य अतिरिक्त बातचीत को प्रोत्साहित करना होना चाहिए। यह दिखाते हुए कि आप एक संबंध बनाना चाहते हैं और न केवल एक त्वरित बिक्री का संचालन करते हैं, ग्राहक आपको एक भरोसेमंद साथी के रूप में विचार करने की अधिक संभावना होगी।

बातचीत को प्रोत्साहित करने के तरीके में शामिल हैं:

  • ओपन एंडेड प्रश्न पूछें: ऐसे प्रश्न पूछने से बचें, जिनका उत्तर त्वरित हां या ना के रूप में दिया जा सकता है क्योंकि अधिक लंबी प्रतिक्रिया अक्सर आपको उनके दर्द से संबंधित विवरण प्रदान कर सकती है
  • उनकी शैली से मेल खाते हैं: यदि आपके ग्राहक आमतौर पर डेटा-संचालित हैं, तो अपने पत्रों में तथ्यों का उपयोग करें; यदि वे अधिक रिश्ते संचालित हैं, तो अपने स्वर में अधिक व्यक्तिगत रहें
  • उनके समय का सम्मान करें: अपने संदेशों को संक्षिप्त और बिंदु तक रखें; आप हमेशा इसे आगे की चर्चा के लिए एक अनुवर्ती नियुक्ति या फोन कॉल के प्रस्ताव के साथ बंद कर सकते हैं

मान लें कि आपके पास एक से अधिक पाठक हैं

जबकि आपके व्यवसाय पत्र को किसी एक व्यक्ति को संबोधित किया जा सकता है, एक अच्छा मौका है कि आपका पत्र कम से कम एक अन्य व्यक्ति के साथ साझा किया जाएगा। सुनिश्चित करें कि आप उस भाषा का उपयोग कर रहे हैं जो आपकी कंपनी के मूल्यों के अनुरूप है और गोपनीयता समझौतों का उल्लंघन करने वाले किसी भी रहस्य को दूर नहीं करती है।

वर्णन करें कि आप उनकी जरूरतों को पूरा करने में कैसे मदद कर सकते हैं

हमेशा अपने लाभ को फ्रेम में रखें कि आपका समाधान प्राप्तकर्ता को कैसे लाभ देता है। यदि आपका पत्र नए ग्राहकों को लक्षित किया जाएगा या आपकी बिक्री पाइपलाइन में उच्च स्तर तक ले जाएगा, जैसे कि एक परिचय पत्र, तो प्रासंगिक ग्राहक प्रशंसापत्र या विज्ञापन का उल्लेख शामिल करना भी एक अच्छा विचार है।

कॉल टू एक्शन शामिल करें

कॉल टू एक्शन, एक वक्तव्य है जिसे पाठक द्वारा कार्रवाई करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। कार्रवाई के लिए सबसे प्रभावी कॉल स्पष्ट और प्रत्यक्ष निर्देश हैं और आमतौर पर "क्लिक", "डाउनलोड" या "कॉल" जैसी कमांड क्रिया से शुरू होते हैं और अपने पाठकों को एक कारण देते हैं कि उन्हें क्यों कार्रवाई करनी चाहिए। अतिरिक्त बातचीत को प्रोत्साहित करने के लिए कॉल टू एक्शन भी एक शानदार तरीका है।

बोल्ड टेक्स्ट आपके अनुरोध पर ध्यान भी दे सकता है। हालाँकि, कॉल टू एक्शन को बिक्री संदेश में कभी नहीं डाला जाना चाहिए, इससे पहले कि आप अपना मूल्य स्थापित करें। यह विशेष रूप से परिचय ईमेल में सच है।

तल - रेखा

आपकी बिक्री प्रक्रिया के हर चरण के भीतर पाई जाने वाली स्थितियों का समर्थन करने के लिए व्यावसायिक पत्र टेम्पलेट्स का निर्माण किया जा सकता है। वे आपको सामान्य संदेशों का मसौदा तैयार करने के लिए आवश्यक समय को कम करने की अनुमति देकर बिक्री वृद्धि में तेजी लाने में मदद कर सकते हैं। यदि सही तरीके से लिखा गया है, तो टेम्पलेट यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकते हैं कि भेजे गए प्रत्येक संदेश में बिक्री प्रक्रिया में लीड को स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन की गई कॉल शामिल है।

आपके द्वारा चुने गए CRM के आधार पर आप अपने लीड्स के साथ-साथ अपने ईमेल टेम्प्लेट को एकल टूल में भी प्रबंधित कर सकते हैं। फ्रेशलेस एक सीआरएम है जो Google डॉक्स जैसे टूल के साथ अपने एकीकरण के साथ आपके व्यावसायिक पत्रों को त्वरित रूप से शुरू करता है और आपको यह देखने की अनुमति देता है कि खाता आखिरी बार कब संपर्क किया गया है। मुफ्त के लिए फ्रेशलेस का उपयोग करना शुरू करें।

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