10 चरणों में प्रभावी बैठकें कैसे चलाएं [+ निशुल्क टेम्पलेट]

प्रभावी बैठकें आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कर्मचारी आपकी अपेक्षाओं के अनुरूप हों और कुशलता से काम कर रहे हों। एक प्रभावी बैठक चलाने के लिए, आपको आगे की योजना बनाने की आवश्यकता होगी, यह जानना होगा कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, और एक एजेंडा बनाएं। हम यह सुनिश्चित करने के लिए आपकी बैठकों से पहले, दौरान और बाद के लिए कदम प्रदान करेंगे कि वे प्रभावी हों।

आप अपने मीटिंग टेम्प्लेट को स्टोर करने के लिए Gusto जैसे HR / लाभ / पेरोल सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही अन्य प्रमुख व्यावसायिक दस्तावेज़ों के साथ। इसके अलावा, Gusto ADP जैसे प्रतिस्पर्धियों की आधी लागत के लिए आपके कर्मचारी पेरोल का प्रबंधन कर सकता है। यह छोटे व्यवसाय के लिए एकदम सही है।

प्रभावी बैठकें सुनिश्चित करने के लिए यहां कदम उठाए गए हैं। आपकी मीटिंग के दौरान और उसके बाद आप जो काम कर रहे हैं, वह टूट चुके हैं और समूहीकृत हैं। और, हमने एक मुफ्त एजेंडा टेम्प्लेट भी शामिल किया है जिसका उपयोग आप उन्हें संरचना में मदद करने के लिए कर सकते हैं:

नि: शुल्क प्रभावी बैठक एजेंडा टेम्पलेट

हमारी बैठक के एजेंडा टेम्प्लेट में एक प्रभावी बैठक आयोजित करने के लिए प्रत्येक चरण के लिए प्लेसहोल्डर शामिल हैं। आप बैठक से पहले अपने एजेंडे के माध्यम से विचार करने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं, बैठक के दौरान जिन विषयों पर चर्चा करेंगे, और बैठक समाप्त होने के बाद अगले चरणों की योजना बनाएं।

  • एक डॉक्टर या पीडीएफ फाइल के रूप में नि: शुल्क प्रभावी बैठक एजेंडा टेम्पलेट डाउनलोड करें

आपकी बैठक से पहले: तैयारी

किसी मीटिंग को शेड्यूल करने से पहले, पहले यह तय कर लें कि वह मीटिंग क्या है जिसे आप पूरा करना चाहते हैं और जिसे करने की आवश्यकता है। बैठक सूचना-एक संदेश देने का एक तरीका है जो दो-तरफ़ा संवाद प्रदान करता है। इसका उपयोग निर्णयों पर इनपुट एकत्र करने या कार्यस्थल में संरेखण सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है।

हालाँकि, यदि आप जानकारी प्रदान कर रहे हैं और संवाद की तलाश नहीं कर रहे हैं, तो एक बैठक आपके संचार का सबसे उत्पादक तरीका नहीं हो सकता है। शायद आप एक ईमेल भेज सकते हैं, या इसके बजाय एक त्वरित ऑडियो या वीडियो संदेश रिकॉर्ड कर सकते हैं? यह सब आप क्या हासिल करना चाहते हैं के साथ शुरू होता है।

1. निर्धारित करें कि आप क्या पूरा करना चाहते हैं

एक मीटिंग में एक उद्देश्य होना चाहिए, जैसे प्रोजेक्ट अपडेट, सीखा गया पाठ, या ग्राहक प्रतिक्रिया। यदि आप एक उद्देश्य के बारे में नहीं सोच सकते हैं, तो मिलने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। "साप्ताहिक या मासिक" कंपनी की बैठकें, उदाहरण के लिए, बिना किसी उद्देश्य के सेवा करें जब तक कि आपको पहले से पता न हो कि आप प्रत्येक मीटिंग इवेंट से बाहर निकलना चाहते हैं।

किसी मीटिंग को शेड्यूल करने से पहले, अपने आप से पूछें: आपको मिलने की आवश्यकता क्यों है? प्रश्न जो यह निर्धारित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं कि क्या बैठक आपके या आपके उपस्थित लोगों के समय का सबसे अच्छा उपयोग है:

  • क्या ऐसी जानकारी है जिसे मुझे उपस्थित लोगों के साथ साझा करने की आवश्यकता है जो इतनी जटिल है कि उन्हें इसके बारे में प्रश्न पूछने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी?
  • क्या ऐसे फैसले हैं जिन पर मुझे प्रतिक्रिया देने के लिए उपस्थित लोगों की आवश्यकता है?
  • क्या ऐसी चिंताएं हैं, जिनके बारे में मुझे यकीन है कि हर किसी को सुनने और समझने की ज़रूरत है ताकि वे उन्हें ठीक करने में मदद कर सकें?
  • क्या मेरी प्रशंसा है कि मैं टीम के सामने दूसरों को उच्च स्तर पर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करना चाहता हूं?
  • क्या ऐसे प्रोजेक्ट अपडेट हैं जिनके बारे में टीम के सदस्यों को पता होना चाहिए, इसलिए उन्हें पता है कि आगे क्या करना है?
  • क्या टीम के पास ऐसी जानकारी या जानकारियां हैं जिनके बारे में मुझे या दूसरों को जानकारी होनी चाहिए?
  • क्या प्रशिक्षण या सुरक्षा प्रक्रियाएँ हैं जिन्हें समीक्षा, अद्यतन या समझने की आवश्यकता है?

2. सेट और एक एजेंडा दस्तावेज़

अपनी बैठक की तैयारी में मदद करने के लिए, और पुष्टि करें कि एक बैठक सबसे अच्छा तरीका है, एक एजेंडा विकसित करें। यह एजेंडा इस बात की रूपरेखा तैयार करेगा कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, आपको लगता है कि इसमें कितना समय लगेगा, और प्रत्येक विषय को प्रस्तुत करने और / या उस पर प्रतिक्रिया देने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति कौन होगा।

हमने ऊपर एक साधारण मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट प्रदान किया है, और आपके विषयों के माध्यम से सोचने में मदद करने के लिए नीचे एक उदाहरण। इस एजेंडा टेम्प्लेट का उपयोग आपको अपनी बैठक की योजना बनाने और मार्गदर्शन करने के लिए सोचने के लिए किया जा सकता है कि किसे भाग लेना है।

यह व्यवसाय विशेषज्ञ सहमत है:

मैंने हमेशा पाया है कि सबसे प्रभावी बैठकें केंद्रित बैठकें होती हैं। मन में एक परिणाम के साथ जाओ और वहाँ से पिछड़े काम करते हैं-लेकिन अनावश्यक वस्तुओं को भी इससे बाहर रखें।

पता है कि आप बैठक से दूर क्या करना चाहते हैं और एक परिणाम-केंद्रित एजेंडा के अनुसार सत्र की संरचना करें।

- जिम वुडहेड, प्रबंध निदेशक, ए फॉर एजेंसी

यहाँ हमारा उदाहरण है:

समय सीमा और प्रस्तुतकर्ता को दिखाने वाला नमूना एजेंडा।

3. तय करें कि वहां किसकी जरूरत है

कई कर्मचारी बैठकों में भाग लेते हैं, क्योंकि, स्पष्ट रूप से, वे उबाऊ हैं यदि सामग्री प्रतिभागियों के लिए प्रासंगिक नहीं है। इसलिए, केवल उन लोगों से मिलने के लिए आमंत्रित करें जिनके इनपुट या अपडेट की आपको आवश्यकता है। यदि आपकी मीटिंग किसी प्रोजेक्ट की योजना बनाने के लिए है, तो इसमें जिन लोगों की हिस्सेदारी है, उन्हें आमंत्रित करें। यदि बैठक में निर्णय लेना है, तो केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिनकी राय पर विचार किया जाएगा।

इसका मतलब यह हो सकता है कि आपके पास अधिक है, लेकिन छोटे, बैठकें। एक बड़ी टीम की बैठक में भाग लेने के लिए कर्मचारियों की एक बड़ी टुकड़ी की आवश्यकता के बजाय, विचार करें कि क्या एजेंडा का केवल एक छोटा हिस्सा उनसे संबंधित है। ऐसा है, केवल उस विषय पर एक छोटी बैठक का आयोजन करें, केवल उन व्यक्तियों के साथ जिनके इनपुट या खरीद-इन की आवश्यकता है।

वुडहेड कहते हैं:

आमंत्रण सूची को जितना हो सके उतना छोटा रखें। यदि लोग मूल्य नहीं जोड़ेंगे या केवल संख्याएँ बना रहे हैं, तो उन्हें छोड़ दें; वे बस समय और स्थान ले रहे हैं

4. एक प्रारूप, समय और स्थान पर व्यवस्थित

यह पता लगाने के लिए कि किसकी उपस्थिति है, और आप अपनी बैठक को पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं, आप बैठक के लिए एक प्रारूप चुनना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपको एक त्वरित निर्णय की आवश्यकता है जिसमें कई लोग शामिल हैं, तो एक छोटी टेलीफोन मीटिंग (कॉन्फ्रेंस कॉल) पर्याप्त हो सकती है। आपके मीटिंग प्रारूप के बारे में प्रश्नों में शामिल हो सकते हैं:

  • क्या हमें व्यक्ति से आमने-सामने मिलने की जरूरत है?
  • क्या बैठक निजी (दूसरों के झुमके से) के लिए होनी चाहिए?
  • क्या हम बैठक टेलीफोन सम्मेलन के माध्यम से कर सकते हैं?
    (या एक फोन लाइन जोड़ें ताकि दूरस्थ / यात्रा करने वाले प्रतिभागी भाग ले सकें?)
  • क्या वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से आयोजित एक बैठक हमारे सहभागियों के लिए बेहतर होगी?

यदि आप संवेदनशील जानकारी या किसी ऐसे मुद्दे पर चर्चा कर रहे हैं जो आसानी से गलत समझा जाता है, तो आमने-सामने की बैठकें सबसे अच्छी होती हैं क्योंकि वे बैठक में उपस्थित लोगों से सवाल पूछने और बॉडी लैंग्वेज पढ़ने के साथ-साथ प्रतिक्रियाएँ भी सुनते हैं।

कुछ बैठकें, जैसे कि वित्तीय जानकारी को कवर करने वाले या छंटनी जैसे कर्मचारी परिवर्तन, दूसरों को गोपनीय जानकारी सुनने से रोकने के लिए किसी निजी क्षेत्र या ऑफ़साइट में आयोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आपकी टीम दूरस्थ है, तो सबसे अच्छा प्रारूप एक वीडियो कॉन्फ्रेंस हो सकता है। यह यात्रा को कम करता है और सभी को एक ही "कमरे" में बहुत तेजी से प्राप्त कर सकता है। आपके मीटिंग फॉर्मेट को आपके एजेंडा टेम्प्लेट में जोड़ा जा सकता है, ताकि आमंत्रित सूची के सभी लोग इस बात से अवगत हों कि आप किस तरह से मिलना चाहते हैं।

सभी सहभागियों के लिए एक समय चुनें

बैठक को निर्धारित करना आसान हिस्सा है। लेकिन दूरदराज के कर्मचारियों को दिए जाने वाले विचार हैं, जो एक अलग समय क्षेत्र में काम करते हैं या जो गैर-छूट वाले कर्मचारी हैं। आप अपने चरम व्यावसायिक घंटों में भी काम करना चाहेंगे।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक रेस्तरां चलाते हैं, तो हो सकता है कि आप कर्मचारियों को मेनू और मूल्य परिवर्तन पर 30 मिनट की बैठक के लिए जल्दी आना चाहें। हालांकि, कुछ कर्मचारियों को उनकी शिफ्ट शुरू होने से पहले दिन की देखभाल या परिवहन के मुद्दे हो सकते हैं।

या यदि आपके पास ऐसे कर्मचारी हैं जो अलग-अलग समय क्षेत्रों या पारियों में काम करते हैं, तो आपको सभी कर्मचारियों के साथ जुड़ने के लिए एक ही बैठक को कई बार शेड्यूल करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आपके पास ऐसे कर्मचारी हैं जो प्रति घंटा काम करते हैं, तो उन्हें मीटिंग के लिए एक घंटे देर से रुकने के लिए कहने से आपको ओवरटाइम का भुगतान करना पड़ सकता है।

अवधि

अधिकांश व्यावसायिक बैठकें एक घंटे की समय सीमा के लिए निर्धारित की जाती हैं। हालांकि, औसत वयस्क का ध्यान अवधि केवल पांच से 10 मिनट है। आप छोटी, अधिक लगातार बैठकें आयोजित करना बेहतर कर रहे हैं, और एक अलग प्रारूप में प्रलेखन, पूर्व-कार्य, या अनुवर्ती के साथ बैठक को पूरक कर रहे हैं।

औसत बैठक की लंबाई
स्रोत: Attentiv.com

उदाहरण के लिए, यदि आपकी बैठक बिक्री के लक्ष्य पर है, तो उन्हें सौंप दें या उन्हें अग्रिम में ईमेल करें। फिर, बिक्री कर्मचारियों से पूछें कि क्या उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के बारे में उनके पास प्रश्न हैं। यदि आप सप्ताह के बाद सप्ताह के लक्ष्य को पढ़ते हैं, तो आपके सहभागी ज़ोन से बाहर हो सकते हैं।

अपने आप को चुनौती दें कि आप अधिक ध्यान केंद्रित करें, लेकिन आगे की योजना बनाकर छोटी-छोटी बैठकें करें जो कि जानकारी प्रदान की जाएंगी, और बैठक को उन पहलुओं पर केंद्रित रखा जाए, जिन पर चर्चा / समझ और सहभागिता की आवश्यकता है। दूसरे शब्दों में, यदि उपस्थित व्यक्ति स्वयं सूचना पढ़ सकते हैं, तो उसे बैठक में प्रस्तुत करने या पढ़ने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

5. उपस्थित लोगों को आमंत्रित करें

एक बार जब आप अपना समय चुन लेते हैं, तो एक मीटिंग ऑनलाइन कैलेंडर का उपयोग करके शेड्यूल करना आसान होता है। या यदि आप पहले से ही Homebase पर मुफ्त कर्मचारी संचार और संदेश उपकरण जैसे संचार ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने कर्मचारियों को सूचित कर सकते हैं कि आप एक बैठक कर रहे हैं।

अपनी मीटिंग के साथ-साथ प्रति घंटा उपस्थित लोगों के लिए ट्रैक समय निर्धारित करने में मदद करने के लिए, होमबेस का प्रयास करें। Homebase के पास खाली समय और उपस्थिति सॉफ़्टवेयर है जिसे आप क्रेडिट कार्ड प्रदान किए बिना साइन अप कर सकते हैं। Homebase पर हमारी समीक्षा पढ़ें।

होमबेस ट्राई करें

आपकी बैठक के दौरान: बैठक चलाना

आप अपनी बैठक कैसे शुरू और समाप्त करते हैं, यह दो कारक हैं जो आपकी बैठक की प्रभावशीलता में सुधार करेंगे। मनुष्य के रूप में, हम सामाजिक होना पसंद करते हैं और अपने साथियों के साथ क्या हो रहा है, इस पर पकड़ बनाते हैं। बैठकें उसके लिए एक स्थान प्रदान करती हैं। हालांकि, बहुत अधिक समाजीकरण आपके बैठक के एजेंडे के लिए विघटनकारी हो सकता है।

यदि आपके सहभागियों को एक-दूसरे को देखने के लिए नहीं मिलता है, तो उन्हें कुछ मिनट पहले ही शामिल होने के लिए कहें, ताकि आपकी वास्तविक बैठक समय पर शुरू हो सके।

6. स्वागत और अभिवादन में आपका स्वागत है

कुछ बैठक नियोजक आमने-सामने के समय का लाभ उठाने के लिए एक संस्कृति या टीम-निर्माण गतिविधि के साथ अपनी बैठक शुरू करना पसंद करते हैं। वे टीम निर्माण या संस्कृति निर्माण को अपने बैठक उद्देश्य का हिस्सा मानते हैं।

लेकिन यहां तक ​​कि अगर आपके मन में संबंध निर्माण नहीं है, तो यह आपके उपस्थित लोगों का अभिवादन करने में सहायक होता है क्योंकि वे आते हैं (आपके दरवाजे पर चलने वाले ग्राहकों को बधाई देने से अलग नहीं)। उन्हें बताएं कि आप क्या हासिल करने की उम्मीद कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मुझे खुशी है कि आप यहाँ हैं। हम पाँच मिनट में शुरू कर देंगे। मैं इस बैठक के बाद हम सभी के लिए एक ही पृष्ठ पर होने का इंतजार कर रहा हूं। ”इससे आपके उपस्थित लोगों का ध्यान इस बात पर केंद्रित होता है कि वे वहां क्यों हैं।

वुडहेड प्रभावी बैठकों के लिए अपने अतिरिक्त सुझाव जोड़ता है:

फोन बाहर छोड़ दें। जब मुझे मीटिंग में जाना होता है, तो मुझे अपने डेस्क पर या अपने बैग पर अपना मोबाइल छोड़ने के लिए हमेशा आलोचना की जाती है, लेकिन बाहरी कारकों के बजाय मीटिंग पर ध्यान और ध्यान रखने के लिए यह आवश्यक है।

रिफ्रेशमेंट क्लाइंट्स के लिए होते हैं, टीम के नहीं। कठोर लगता है, लेकिन मिलने का समय मृत समय हो सकता है जब आप खानपान और चाय और बिस्कुट प्रदान कर रहे हैं। अपने अगले काढ़ा चाहने वाले लोग अधिक जल्दी समाप्त हो जाएंगे।

7. एजेंडा की समीक्षा करें और प्रतिक्रिया प्राप्त करें

जबकि यह औपचारिक लगता है, एक एजेंडा समीक्षा वास्तव में मंच निर्धारित करती है और आपकी बैठक को ट्रैक पर रख सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी बैठक सुरक्षा परिवर्तनों पर है, तो आप हाल ही में सुरक्षा ऑडिट के परिणामों को कवर कर सकते हैं, और तीन अनुशंसित परिवर्तनों को लागू करना चाहते हैं। फिर, शायद आप अंत में सवाल करेंगे। इससे उपस्थित लोगों का ध्यान केंद्रित होता है। यह उन्हें एक समय सीमा भी देने के लिए एक बुरा दृष्टिकोण नहीं है, जैसे कि "हम दोपहर से पहले किए जाने की उम्मीद करते हैं।"

इससे पहले कि आप अपने विषयों में लॉन्च करें, इकट्ठे उपस्थित लोगों से पूछें कि क्या इस विषय से संबंधित कोई चीज है जिसे वे सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप कवर करें। उदाहरण के लिए, शायद एक अटेंडी के पास यह सवाल है कि उन्हें सुरक्षा चिंताओं को साझा करने के लिए कैसे चाहिए, या कोई अन्य जानना चाहता है कि एमएसडीएस कहां मिलेगा।

यदि आप सुझाव पसंद करते हैं, तो आप इसे अपने एजेंडे में जोड़ सकते हैं। यदि नहीं, तो आप इसे लिख सकते हैं और सुझाव दे सकते हैं कि यह एक वार्तालाप है जिसे आप बाद में या एक-एक करके देखेंगे। या तो मामले में, आपने उपस्थित लोगों को ऐसा महसूस कराया है कि वे बैठक का हिस्सा हैं, न कि निष्क्रिय बायर्स।

8. अपने एजेंडा आइटम के माध्यम से काम करें

प्रत्येक एजेंडा आइटम के माध्यम से काम करें। आप प्रत्येक को लात मार सकते हैं, विषय को कवर कर सकते हैं, प्रतिक्रिया पूछ सकते हैं और अगले आइटम पर जा सकते हैं। या आप पूछ सकते हैं कि सभी प्रश्न अंत तक आयोजित किए जाएंगे। अपनी बैठक को एक एकालाप बनाने से रोकने के लिए बैठक के दौरान अपने उपस्थित लोगों को शामिल करने के लिए एक सर्वोत्तम अभ्यास है।

ऐसा करने के लिए, अलग-अलग उपस्थित लोगों ने सूचना, चर्चा विषय या निर्णय मानदंड प्रस्तुत करने में भाग लिया है। इस तरह, आप बैठक को सुविधाजनक बना सकते हैं, और आपके सहभागियों की बैठक और उसके परिणामों में हिस्सेदारी है।

पार्क आइटम जो बैठक में बिलॉन्ग नहीं करते हैं

ऐसा होने जा रहा है कि कोई व्यक्ति एक विषय या चिंता लाएगा जो केवल बैठक विषय से संबंधित है, या सभी संबंधित नहीं है। यदि आप चाहते हैं कि आपके उपस्थित लोग लगे रहें, तो आपकी सबसे अच्छी शर्त उन विचारों को पार्किंग स्थल पर पार्क करना है, और बाद में पालन करने की पेशकश करना है।

यदि आप एक ऑफ़-टॉपिक टिप्पणी या प्रश्न में उलझे हुए हैं, तो आपकी मीटिंग बंद हो सकती है, और आप अन्य उपस्थित लोगों की रुचि खो देंगे। वुडहेड हमें याद दिलाता है:

संदेश पर बने रहें। जब कोई टीम साथ होती है तो यह बहुत अच्छा होता है, लेकिन फुटबॉल के खेल या नवीनतम गपशप के बारे में बात करना सही दिशा में चीजों को स्थानांतरित नहीं करता है। विषय को बंद करने से समय और ऊर्जा बर्बाद होती है।

एक पार्किंग लॉट एक सूची के रूप में सरल हो सकता है जिसे आप नोटपैड, व्हाइटबोर्ड या फ्लिप चार्ट पर रखते हैं। मुद्दा यह है कि उपस्थित लोग उनके सुझाव या टिप्पणी को नीचे देख सकते हैं, और आश्वस्त हैं कि इसे भुलाया नहीं जाएगा।

यहां बताया गया है कि कैसे एक विशेषज्ञ उसकी बैठकों का प्रबंधन करता है:

पहली चीज जो मैं करता हूं वह है खुद को ध्यान में रखकर और इस बात पर ध्यान केंद्रित करके कि मैं चीजों को कैसे चालू करना चाहता हूं। यह विशेष रूप से इंट्रोवर्ट्स के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि हमारी ऊर्जा जल्दी से नालियों।

अगला, मेरे पास बैठक से एक घंटे पहले वितरित करने के लिए एक मैप-आउट योजना है। एक बार बैठक में, मैंने अपेक्षाओं को निर्धारित किया ... जिसमें बैठक के कारण पर ध्यान केंद्रित रहने का महत्व भी शामिल था।

अंत में, मैं अंत तक सवाल / टिप्पणी छोड़ देता हूं। अंत तक प्रश्नों को छोड़ने का लाभ है क्योंकि प्रश्नों को तुरंत आमंत्रित करने से उपस्थित लोग खरगोश के छेद को नीचे ला सकते हैं और बैठक के कारण को दूर कर सकते हैं।

- देबरायरा एशले, अथॉरिटी पोजिशनिंग स्ट्रैटेजिस्ट, थ्रीवो मार्केटिंग

9. रिकॉर्ड अगले चरण

एक बड़ी गलती जो व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों की होती है जब बैठकें आयोजित करना अगले चरणों को कैप्चर नहीं कर रहा है। यदि आपने किसी मीटिंग में कोई निर्णय लिया है, जैसे कि एक प्रक्रिया को बदलने के लिए या किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए, उस निर्णय को प्रलेखित किया जाना चाहिए और उसका पालन करना चाहिए। अन्यथा, शब्द अगली बैठक तक हवा में बहते हैं, जब कोई अंततः कहेगा, "जो कुछ भी हुआ?"

दूसरे शब्दों में, किसी को प्रत्येक कार्रवाई आइटम, निर्णय या अगले चरण के लिए अनुवर्ती की आवश्यकता होती है।

आप परिणाम, निर्णय और अनुवर्ती दस्तावेज़ों के लिए ऊपर हमारे टेम्पलेट के अगले चरण अनुभाग का उपयोग कर सकते हैं। प्रत्येक को एक स्वामी असाइन करें। यह अनुवर्ती तारीख प्रदान करने के लिए एक बुरा विचार नहीं है ताकि किए गए प्रत्येक समझौते को एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर पूरा किया जाए।

यहाँ एक उदाहरण है:

अगले चरणों को प्रत्येक बैठक के अंत में प्रलेखित किया जाना चाहिए।

आपकी बैठक के बाद: पुनर्कथन और अनुवर्ती

यदि किसी विषय पर एक बैठक होना महत्वपूर्ण है, तो उसके साथ पालन करना महत्वपूर्ण है। आप एक त्वरित ईमेल भेजकर ऐसा कर सकते हैं कि वे उपस्थित लोगों को यह याद दिलाने के लिए कि वे क्या सहमत हुए हैं। या आप यह सुनिश्चित करने के लिए प्रोजेक्ट कार्य शेड्यूल कर सकते हैं कि अगले चरण उठाए और पूरे किए गए हैं।

किसी भी उद्योग में नियत तारीखों और डिलिवरेबल्स को ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जा सकने वाले मुफ्त प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए, इनसाइट का उपयोग करने पर विचार करें। इनसाइट आपको अपनी सटीक व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपनी गतिविधियों और वर्कफ़्लो को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है। यहाँ इनसाइट पर हमारी समीक्षा है, साथ ही इसे कैसे सेट किया जाए, इस पर एक निशुल्क गाइड के साथ।

इनसाइट की कोशिश करो

10. एक्शन आइटम पर फॉलो करें

आप हमारे टेम्प्लेट पर सही अनुवर्ती कार्यों का दस्तावेज़ भी दे सकते हैं। आइटम का अनुसरण करने के लिए इसमें शामिल हो सकते हैं:

  • उन लोगों के लिए नियत तारीखों के बारे में याद दिलाते हैं जिन्होंने विशिष्ट कार्यों को स्वीकार किया है
  • कार्रवाई आइटम पर अनुवर्ती, जैसे कि आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी
  • प्रक्रियाओं या प्रलेखन में बदलाव करने की आवश्यकता है
  • आगे होने वाली बैठकों को कैसे बेहतर बनाया जाए, इस पर प्रतिक्रिया

यदि आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि क्या आपकी बैठक मूल्यवान थी, तो आप एक प्रतिक्रिया सर्वेक्षण भेजने पर विचार कर सकते हैं, जैसे सवाल पूछते हुए: आपको सबसे अधिक मूल्यवान क्या मिला? हम अपनी अगली बैठक को कैसे बेहतर बना सकते हैं?

सर्वेक्षण बंदर जैसे नि: शुल्क सर्वेक्षण उपकरण कई मुफ्त व्यावसायिक अनुप्रयोगों में से एक हैं जो आपको अपने छोटे व्यवसाय के लिए सहायक मिल सकते हैं।

दस्तावेज़ों के अगले चरणों के लिए नि: शुल्क ईमेल टेम्पलेट

यहां एक सरल ईमेल टेम्प्लेट है, जिसका उपयोग अनुवर्ती वस्तुओं के उपस्थित लोगों को याद दिलाने के लिए किया जा सकता है। यदि यह एक नियमित तिथि / समय पर आयोजित बैठक है, तो आप अगली बैठक के प्रतिभागियों को याद दिलाना चाहते हैं, इसलिए वे "तारीख को बचा सकते हैं।"

  • टेम्पलेट को DOC या TXT फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करें

यहाँ एक उदाहरण है।

हमारी टीम की बैठक में भाग लेने के लिए धन्यवाद!
यहाँ कुछ अनुवर्ती अनुस्मारक हैं।

  • इस सप्ताह नए टीम के सदस्यों एमिली और कालेब को कहना बंद करें और नमस्ते करें!
  • हमारे टाइमकीपिंग प्रलेखन को होमबेस में किए गए परिवर्तनों के साथ अपडेट किया जाएगा
  • शुक्रवार की समय सीमा तक शर्ट और स्वेटशर्ट ऑर्डर करना न भूलें
  • आप में से जो लोग प्रेस रिलीज को अपने सोशल मीडिया पेज पर साझा करना चाहते हैं, वे शुक्रवार के बाद ऐसा कर सकते हैं। हमारे इंटरनेट पर एक लिंक पोस्ट किया जाएगा।

अगले सोमवार को सुबह 9 बजे हमारी अगली बैठक के लिए अपने कैलेंडर को चिह्नित करें!

सभाओं के विकल्प

यदि आपका पहला प्लानिंग स्टेप (आपकी मीटिंग से पहले) दिखाया गया है कि आपको वास्तव में मिलने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसके बजाय केवल जानकारी प्राप्त करने या इनपुट प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो आप मीटिंग को होस्ट करने के लिए इन अन्य विकल्पों में से एक पर विचार कर सकते हैं।

संचार के साधन

फोन, पाठ और ईमेल जैसे संचार उपकरण स्पष्ट हैं। लेकिन नए संचार और सहयोग उपकरण आपको कई समान चीजों को पूरा करने की अनुमति देते हैं जो एक बैठक बहुत कम समय में पूरा करेगी।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपकी बिक्री टीम प्रत्येक शुक्रवार दोपहर को सप्ताह के लिए बिक्री को पुन: प्राप्त करने के लिए मिलती है। क्या वह डेटा स्लैक पर एक स्प्रेडशीट में जोड़ा जा सकता है, या आपके सीआरएम सॉफ़्टवेयर से चार्ट को अग्रेषित किया जा सकता है?

फिर आप अपनी बैठक को छोटा कर सकते हैं और बिक्री में सुधार के लिए युक्तियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, नंबरों के माध्यम से हैशिंग के बजाय जो कि टीम का प्रत्येक सदस्य अपने लिए देख या पढ़ सकता है।

स्लैक जैसे मुफ्त ऑनलाइन संचार और सहयोग उपकरण बुनियादी जानकारी को साझा करने और उन सवालों के जवाब देने में मददगार हो सकते हैं जिनके लिए बैठक की आवश्यकता नहीं है। या यदि आप Homebase का उपयोग कर रहे हैं, तो आप शेड्यूलिंग और समय ट्रैकिंग के अलावा उनके संदेश उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। होमबेस फ्री है।

होमबेस ट्राई करें

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर

प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी मीटिंग्स एक ही पृष्ठ पर सभी को क्या-क्या निर्धारित करती हैं। सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर स्पष्ट करता है कि कौन क्या करता है, और कब करता है।

यह दस्तावेज़ीकरण से भी जुड़ सकता है, और आपको बता सकता है कि प्रत्येक कार्य के पहले और बाद में क्या होता है। इन जैसे उपकरण अनगिनत घंटों के मिलने के समय को बचाते हैं। कर्मचारी और टीम के सदस्य अपनी जरूरत की जानकारी पा सकते हैं।

इनसाइट एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो दो उपयोगकर्ताओं तक मुफ्त में शुरू होता है और इसका उपयोग छोटे व्यवसायों द्वारा आंतरिक गतिविधियों पर नज़र रखने या ग्राहकों के लिए परियोजनाओं की निगरानी के लिए किया जा सकता है।

इनसाइट की कोशिश करो

सर्वेक्षण / प्रतिक्रिया उपकरण

सर्वेक्षण उपकरण का उपयोग बैठकों के एवज में किया जा सकता है ताकि कर्मचारी डेटा से कार्यस्थल की संतुष्टि के लिए अधिक उत्पादक होने के लिए आवश्यक उपकरण जुटा सकें। वास्तव में, वे एक ही प्रश्न पूछने के लिए एक बैठक की तुलना में अधिक प्रभावी हो सकते हैं, क्योंकि कुछ व्यक्ति (19.5 प्रतिशत) समूह बैठक प्रारूप में अपने विचार साझा करने के लिए मितभाषी हैं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपने अभी नया सॉफ़्टवेयर लागू किया है, और कुछ बड़बोलेपन को सुना है। एक टीम की बैठक आयोजित करने के बजाय, जहां केवल सबसे बड़े लोग अपनी चिंताओं को साझा करेंगे और अन्य लोग चुप रह सकते हैं, इसके बजाय एक प्रतिक्रिया सर्वेक्षण करने पर विचार करें।

निर्धारित करें कि उन्हें इसके बारे में क्या पसंद है। पता लगाएँ कि वे क्या महसूस करते हैं कि वे अधिक प्रशिक्षण चाहते हैं। पूछें कि वे किसके साथ संघर्ष कर रहे हैं। एक बैठक में इस जानकारी को उजागर करने में घंटों लग सकते हैं, जबकि एक अच्छी तरह से लिखा गया सर्वेक्षण प्रमुख कारकों पर बहुत जल्दी हो सकता है।

फिर आप टीम को अपनी देखभाल और चिंता के साथ परिणामों को बताने के लिए एक बैठक आयोजित कर सकते हैं। फिर, अपने मीटिंग समय का उपयोग यह साझा करने के लिए करें कि आप सॉफ़्टवेयर कार्यान्वयन के मुद्दों को कैसे संबोधित करेंगे।

ज़ोहो सर्वे कई मुफ्त छोटे व्यवसायिक उपकरणों में से एक है। यह आपको 15 प्रश्न और 150 प्रतिक्रियाओं के साथ गोपनीय कर्मचारी सर्वेक्षण करने की अनुमति देता है। यहाँ ज़ोहो सर्वेक्षण की हमारी समीक्षा है।

ज़ोहो सर्वे आज़माएं

सहकर्मी प्रशिक्षण / कोचिंग

एक कारण कई व्यवसायों और प्रबंधकों को लगता है कि उन्हें प्रशिक्षण प्रदान करने के लिए कर्मचारियों के साथ मिलने की आवश्यकता है। हालाँकि, मीटिंग प्रारूप में किया गया समूह प्रशिक्षण केवल दो स्थितियों में अच्छा काम करता है: नए काम और नए सिस्टम।

नए हायर आपके व्यवसाय और प्रक्रियाओं को सीख रहे हैं। तो यह उनके ऑनबोर्डिंग समय सीमा के दौरान एक समूह के रूप में उनके साथ मिलने का एक अच्छा कारण है। और, जब आप नए सिस्टम को सॉफ्टवेयर या प्रक्रियाओं के रूप में लागू करते हैं, तो एक समूह के रूप में परिवर्तनों (और सवालों के जवाब) पर जाने का एक और अच्छा समय है।

कोचिंग और प्रशिक्षण एक टीम मीटिंग के माहौल में बहुत अच्छा काम नहीं करता है अगर कुछ कर्मचारी नए हैं और अन्य कुछ समय के लिए आसपास हैं। कारण यह है कि अनुभवी कर्मचारी ऊब जाएंगे (वे पहले से ही जानकारी जानते हैं), जबकि नए कर्मचारी भयभीत होंगे (वे सवाल पूछना नहीं चाहते हैं कि उनके साथी बेवकूफ के रूप में अनुभव कर सकते हैं)।

इसलिए, यदि आप कोचिंग या प्रशिक्षण प्रदान कर रहे हैं, तो यह प्रदान करना सबसे अच्छा है कि छोटे, सजातीय समूहों, या एक-पर-एक, जहां जानकारी प्रत्येक सहभागी के लिए प्रासंगिक है, बजाय एक बड़ी बैठक के।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू)

एक प्रभावी बैठक की योजना बनाने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ प्रश्न और उत्तर दिए गए हैं:

एक बैठक के लिए कितना लंबा है?

बेशक, यह निर्भर करता है। एक नौकरी साइट पर टेलगेट सुरक्षा बैठक बहुत लंबी हो सकती है अगर यह 10 मिनट से अधिक चलती है और कार्यकर्ता काम शुरू करने के लिए उत्सुक हैं। कार्यालय की बैठकें जो 50 मिनट से अधिक समय तक होती हैं, अक्सर बैठकें पीछे की ओर निर्धारित होने पर उपस्थित लोगों को उनकी अगली बैठक में देर से होने का कारण बनता है।

एक बैठक की लंबाई से अधिक महत्वपूर्ण क्या है, हालांकि, एक बैठक की संरचना और एक बैठक का उद्देश्य है। उदाहरण के लिए, व्यवसाय प्रबंधक रणनीतिक योजना बैठकों के दौरान लगे रह सकते हैं जो घंटों तक चलती हैं-जब तक कि वे बैठकें अच्छी तरह से निर्मित न हों, बहुत सारी गतिविधियाँ, ब्रेक और इंटरैक्शन। हम बैठक की समय सीमा पर कम ध्यान केंद्रित करने और बैठक के एजेंडे पर अधिक ध्यान केंद्रित करने की सलाह देते हैं ताकि आपकी बैठक सभी के समय का मूल्यवान उपयोग हो सके।

मीटिंग मैनेजमेंट से क्या मतलब है?

मीटिंग प्रबंधन एक बैठक की सुविधा या मेजबानी की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। बैठक प्रबंधक के रूप में, आपकी भूमिका समय पर बैठक शुरू करने, एजेंडे पर सूचीबद्ध व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करने, समय पर समाप्त करने और कार्रवाई की वस्तुओं को दस्तावेज करने की होगी।

अक्सर, मीटिंग मैनेजर वह होता है जो शेड्यूल करता है और पोस्ट मीटिंग के बाद भी फॉलो करता है। हालाँकि, बड़ी कंपनियों में, शेड्यूलिंग मीटिंग और मीटिंग नोट्स लेना एक सहायक जैसे प्रशासनिक सहायक को सौंपा जा सकता है।

मीटिंग प्रबंधन के लिए यह भी आवश्यक है कि आप अपनी मीटिंग में होने वाले विक्षेपों का प्रबंधन कर सकते हैं, जैसे कि विषय से बाहर जाने वाला व्यक्ति। एक सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि बाद के समय के लिए पार्किंग स्थल पर तैनात होने का सुझाव देकर विचलित करने और ऑफ-टॉपिक चर्चाओं को स्वीकार करना।

अन्य मीटिंग्स के मुकाबले स्टाफ मीटिंग अलग कैसे होती है?

एक कर्मचारी बैठक एक बैठक है जिसे सभी कर्मचारियों को भाग लेने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आम तौर पर सभी कर्मचारियों को प्रभावित करने वाले नीतिगत अद्यतन, प्रक्रिया परिवर्तन और विषय शामिल करने जा रहा है। यह उपलब्धियों का जश्न मनाने, नए कामों को शुरू करने और फिर प्रमुख घटनाओं या तारीखों पर आगे बढ़ने से शुरू हो सकता है।

आपकी बैठक में नए व्यवसाय, नीति परिवर्तन या सीखे गए पाठ शामिल हो सकते हैं। या, इसका उपयोग कंपनी के मुद्दों को संबोधित करने के लिए किया जा सकता है। कर्मचारियों की बैठक प्रत्येक दिन की शुरुआत में पांच मिनट की बाधा के रूप में कम हो सकती है या टीम के सदस्यों के साथ प्रत्येक तिमाही में घंटे के लिए निर्धारित की जा सकती है।

कैसे एक एजेंडा एक सम्मेलन कॉल के लिए संशोधित किया जाना चाहिए?

फोन या वीडियो कॉल में उपस्थित लोगों के लिए उनके स्थान पर विचलित होना और बैठक के दौरान ध्यान खोना आसान है। इसलिए, जब भी संभव हो, दूरस्थ सहभागियों को बैठक के एजेंडे का हिस्सा लेने, या सवालों के जवाब देने में संलग्न करें।

इसके अलावा, एजेंडा अग्रिम में दूरदराज के उपस्थित लोगों को प्रदान किया जाना चाहिए, इसलिए वे एजेंडा को प्रिंट करके या इसे ऑनलाइन देख सकते हैं। यदि आपको वीडियो कॉन्फ्रेंस प्रदाता खोजने में सहायता की आवश्यकता है, तो छोटे व्यवसाय के लिए शीर्ष तीन सर्वश्रेष्ठ की हमारी समीक्षा देखें।

इसके अलावा, यदि आप पहले से दूरदराज के उपस्थित लोगों से जवाब चाहते हैं, तो उन्हें दस्तावेजों की समीक्षा करने या बैठक से पहले प्रतिक्रिया तैयार करने पर विचार करें। यह अभ्यास व्यक्ति की बैठकों के लिए भी अच्छा काम करता है।

जमीनी स्तर

एक बैठक की तैयारी के लिए अपना खुद का 10 से 15 मिनट खर्च करके, आप अक्सर बैठक के दौरान समय बचा सकते हैं। यह उन सभी के लिए और अधिक उपयोगी बनाता है जो इसमें भाग लेने के लिए आमंत्रित किए गए थे। आपके पास छोटी बैठकें होंगी, अधिक प्रभावी बैठकें जहां वास्तविक काम पूरा हो जाएगा, और बैठकें जो परिणाम बनाती हैं। अपनी बैठकों को प्रभावी बनाने के लिए हमारे द्वारा दिए गए चरणों का उपयोग करें।

यदि आप समय-समय पर कर्मचारियों को बैठकों में खर्च करने का समय निर्धारित और ट्रैक करना चाहते हैं, तो होमबेस जैसे समय और उपस्थिति सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें। होमबेस में शेड्यूलिंग टूल, टाइम ट्रैकिंग, मैनेजमेंट टूल और यहां तक ​​कि एक मैसेजिंग ऐप भी है, जो आपको कर्मचारियों को रियल टाइम अपडेट भेजने की सुविधा देता है।

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