क्विकबुक ऑनलाइन में चालान कैसे बनाएं और भेजें

इस ट्यूटोरियल में, हम अपने ग्राहकों के चालान बनाने और भेजने के तरीके को कवर करने जा रहे हैं। शुरू करते हैं!

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एक चालान क्या है?

एक चालान एक दस्तावेज है जो ग्राहकों को आपके द्वारा प्रदान किए गए उत्पादों और सेवाओं का विस्तृत विवरण प्रदान करता है और उनकी लागत कितनी है। क्रेडिट पर की गई बिक्री के लिए चालान की आवश्यकता होती है। दूसरे शब्दों में, यदि ग्राहक आपको बिक्री के समय भुगतान नहीं करते हैं, तो आपको उन चीजों पर नज़र रखने की आवश्यकता है जो वे आपको बकाया हैं ताकि आप भविष्य में भुगतान प्राप्त करना सुनिश्चित कर सकें।

चालान आपको अपने खातों को प्राप्य प्रबंधित करने में मदद करते हैं। प्राप्य खाता बकाया राशि है जो आपके ग्राहकों द्वारा आपके लिए बकाया है।

जब QuickBooks में एक चालान बनाया जाता है, तो खाते और वित्तीय विवरण निम्नानुसार प्रभावित होते हैं:

खाता प्रभावित हुआ
खाते पर प्रभाव
वित्तीय विवरण
प्राप्य खाते
बढ़ना
तुलन पत्र
आय (बिक्री)
बढ़ना
लाभ हानि

नीचे आपको हमारी काल्पनिक कंपनी, पॉल की नलसाजी के लिए एक पूरा क्विकबुक ऑनलाइन चालान का एक नमूना मिलेगा।

क्विकबुक में चालान क्यों बनाएं?

जब आप QuickBooks में एक चालान बनाते हैं, तो आपको दो तरह से फायदा होता है:

  • आपके वित्तीय विवरणों को आपके खातों में प्राप्य और बैंक खाता शेष में परिवर्तन को दर्शाने के लिए वास्तविक समय में अपडेट किया जाता है।
  • आप QuickBooks से सीधे अपने ग्राहकों को चालान ईमेल कर सकते हैं। यह आपको न केवल डाक की बचत करने की अनुमति देगा, बल्कि यह भी सुनिश्चित करेगा कि आपके ग्राहक को इनवॉइस तेजी से प्राप्त हो ताकि आप तेजी से भुगतान कर सकें।

मैं QuickBooks ऑनलाइन में एक चालान कैसे बनाऊं?

चरण 1 - चालान बनाने के लिए नेविगेट करें

होम पेज से, नीचे ग्राहकों स्तंभ, का चयन करें बीजक जैसा कि नीचे बताया गया है।

चरण 2 - चालान बनाएँ

चालान फॉर्म को आपकी स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाना चाहिए। जिन क्षेत्रों को पूरा किया जाना चाहिए वे इस प्रकार हैं:

  1. ग्राहक का नाम - ड्रॉप डाउन से ग्राहक का नाम चुनें।सुझाव: यदि आपने अभी तक ग्राहक जानकारी सेट नहीं की है, तो आप ड्रॉप डाउन एरो पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं, सूची के शीर्ष तक स्क्रॉल करें और चुनें नया जोड़ें। एक नई विंडो खुल जाएगी जो आपको अपने ग्राहक की जानकारी दर्ज करने की अनुमति देगी। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप अपने चालान को बचाने और समाप्त करने पर क्लिक कर सकते हैं।
  2. ग्राहक का ईमेल पता - यह जानकारी स्वतः ही ग्राहक प्रोफ़ाइल से पॉपुलेट हो जाएगी। यदि आपने ग्राहक प्रोफ़ाइल में ईमेल पता दर्ज नहीं किया है, तो यह फ़ील्ड रिक्त होगी।सुझाव: आप इस क्षेत्र में सीधे ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं, और यह स्वतः ही ग्राहक प्रोफ़ाइल को अपडेट कर देगा।
  3. बिल भेजने का पता - यह जानकारी स्वतः ही ग्राहक प्रोफ़ाइल से पॉपुलेट हो जाएगी। यदि आपने ग्राहक प्रोफ़ाइल में बिलिंग पता दर्ज नहीं किया है, तो यह फ़ील्ड रिक्त होगी।सुझाव: आप इस क्षेत्र में सीधे बिलिंग पता दर्ज कर सकते हैं, लेकिन यह नहीं होगा स्वचालित रूप से ग्राहक प्रोफ़ाइल अपडेट करें। आपको ग्राहक प्रोफ़ाइल पर वापस जाना होगा और आगे बढ़ने वाली ऑटो-पॉप्युलेट में इसके लिए यह जानकारी दर्ज करनी होगी।
  4. शर्तें - यह वह दिन है जब आपने अपने ग्राहकों को आपको भुगतान करने के लिए दिया है। यह जानकारी ग्राहक प्रोफ़ाइल से स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाएगी। यदि आपने ग्राहक प्रोफ़ाइल में भुगतान की शर्तें दर्ज नहीं की हैं, तो यह फ़ील्ड रिक्त होगी।सुझाव: आप इस क्षेत्र में ड्रॉप डाउन तीर पर क्लिक करके भुगतान की शर्तों का चयन कर सकते हैं, और यह स्वतः ही ग्राहक प्रोफ़ाइल को अपडेट कर देगा।
  5. चालान की तारीख - यह वह तारीख है जो आपने अपने ग्राहक को उत्पाद या सेवा प्रदान की है।सुझाव: आमतौर पर क्विकबुक आज की तारीख में डिफ़ॉल्ट होंगे। यदि आप उत्पाद या सेवा प्रदान करने की तारीख के बाद चालान बना रहे हैं, तो आपको इस तिथि को बदलना होगा।
  6. नियत तारीख - यह तिथि भुगतान शर्तों के आधार पर स्वचालित रूप से गणना की जाती है। इस उदाहरण में, भुगतान की शर्तें नेट 30 हैं। इसका मतलब है कि देय तिथि की गणना इनवॉइस तिथि से 30 दिनों में की जाती है जो 8/9/2016 है। नियत तिथि 9/8/2016 है।
  7. उत्पाद / सेवा - ड्रॉप डाउन सूची से प्रत्येक उत्पाद / सेवा का चयन करें।सुझाव: यदि आपने अभी तक उत्पादों और सेवाओं की जानकारी सेट नहीं की है, तो आप ड्रॉप डाउन एरो पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं, सूची के शीर्ष तक स्क्रॉल करें और चुनें नया जोड़ें। एक नई विंडो खुल जाएगी जो आपको अपने उत्पाद और सेवा की जानकारी दर्ज करने की अनुमति देगी। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप अपने चालान को बचाने और समाप्त करने पर क्लिक कर सकते हैं।
  8. विवरण - यह फ़ील्ड आपके द्वारा चुने गए उत्पाद / सेवा के आधार पर ऑटो-पॉप्युलेट होगी। हालाँकि, आप इस फ़ील्ड में सीधे टाइप करके इस विवरण को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।सुझाव: कोई भी कस्टम विवरण जो आप इस चालान पर दर्ज करते हैं नहीं होगाउत्पाद और सेवा के लिए विवरण को अपडेट करें। यदि आप चाहते हैं कि जब यह उत्पाद / सेवा चयनित हो, तो आपको यह विवरण ऑटो-पॉप्युलेट करना हो, तो आपको उत्पादों और सेवाओं की जानकारी को अपडेट करने की आवश्यकता है।
  9. मात्रा - यदि लागू हो, तो प्रत्येक उत्पाद या सेवा के लिए मात्रा दर्ज करें।
  10. मूल्यांकन करें - यह फ़ील्ड आपके द्वारा चुने गए उत्पाद / सेवा के लिए निर्धारित दर के आधार पर ऑटो-पॉप्युलेट होगी। यदि आपने एक दर निर्धारित नहीं की है, तो आप इसे सीधे इस फॉर्म में दर्ज कर सकते हैं।सुझाव: इस चालान पर आप जो भी रेट दर्ज करेंगे, वह उत्पाद और सेवा के लिए दर को अपडेट नहीं करेगा। यदि आप चाहते हैं कि जब यह उत्पाद / सेवा चयनित हो, तो आपको उत्पादों और सेवाओं की जानकारी को अपडेट करने की आवश्यकता है।
  11. रकम - क्विकबुक राशि की गणना करने के लिए स्वचालित रूप से मात्रा और दर स्तंभों को गुणा करेगा।
  12. सेवा मेरे कोई आइटम हटाएं, बस क्लिक करें कचरा इस कॉलम में प्रतीक कर सकता है।

चरण 4 - चालान का पूर्वावलोकन करें

एक बार जब आप सभी आवश्यक फ़ील्ड पूरी कर लेते हैं, तो आप यह देखने के लिए एक प्रिंट पूर्वावलोकन कर सकते हैं कि चालान कैसा दिखेगा। बस क्लिक करें प्रिंट या पूर्वावलोकन करें स्क्रीन के नीचे बटन। नीचे हमारी काल्पनिक कंपनी, पॉल की नलसाजी के लिए एक पूर्ण नमूना चालान है।

चरण 5 - ग्राहक को चालान भेजें

चालान से संतुष्ट होने के बाद, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं और इसे अपने ग्राहक को मेल कर सकते हैं, या आप इसे QuickBooks से सीधे ईमेल कर सकते हैं।

QuickBooks से सीधे चालान ईमेल करने के लिए, बस दाईं ओर ड्रॉप डाउन एरो पर क्लिक करें सहेजें और बंद करें बटन और चयन करें सहेजें और भेजें.

इनवॉइस के पूर्वावलोकन के साथ निम्नलिखित को आपकी स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाना चाहिए।

  1. ईमेल: यह वह ईमेल पता है जो ग्राहक प्रोफ़ाइल में सहेजा गया है।
  2. विषय: यह वह चालान है जिसे # QuickBooks और आपकी कंपनी के नाम द्वारा असाइन किया गया था। आप इस जानकारी को सीधे इस स्क्रीन पर संपादित कर सकते हैं।
  3. तन: यह वह जानकारी है जो आपके ग्राहक को प्राप्त ईमेल के शरीर में दिखाई देगी। आप इस जानकारी को सीधे इस स्क्रीन पर संपादित कर सकते हैं।

चालान एक पीडीएफ दस्तावेज़ के रूप में ईमेल पर संलग्न किया जाएगा। एक बार जब आप अपने परिवर्तन कर लें, तो चुनें कतार और पास भेजने के लिए सहेजें नीचे दिए गए अनुसार बटन। इसके बाद ग्राहक को भेजे जाने वाले ईमेल को ट्रिगर किया जाएगा।

सुझाव: अपने ग्राहकों को ईमेल भेजने से पहले अपनी ईमेल डिलीवरी सेटिंग्स की जाँच अवश्य करें। हमने इसे बिक्री फ़ॉर्म सामग्री को सेट करने के तरीके के बारे में ट्यूटोरियल में कवर किया।

लपेटें

यह QuickBooks ऑनलाइन में चालान बनाने और भेजने के तरीके को लपेटता है। हमारे अगले ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि ग्राहकों से भुगतान कैसे प्राप्त करें (रिकॉर्ड करें), ग्राहक भुगतान कैसे ठीक से लागू करें, और इसका प्रभाव आपके वित्तीय विवरणों पर पड़ेगा।

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