31 महत्वपूर्ण व्यवसाय ईमेल शिष्टाचार टिप्स

अमेरिकी कर्मचारी औसतन, अपने काम के समय के लगभग एक चौथाई सप्ताह पढ़ने और ईमेल का जवाब देने में खर्च करते हैं। लेकिन इस तथ्य के बावजूद, बहुत से पेशेवरों को अभी भी पता नहीं है कि ईमेल संचार का उपयोग कैसे करें।

आपको खराब ईमेल वाला विकसित करने से रोकने के लिए, हमने 31 शीर्ष पेशेवरों को अपना सर्वश्रेष्ठ ईमेल शिष्टाचार सुझाव साझा करने के लिए कहा। ये आपकी कंपनी के लिए सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए आपके दिन-प्रतिदिन के ऑनलाइन संचार को बेहतर बनाने में आपकी सहायता करेंगे।

यहां पेशेवरों से शीर्ष 31 व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार सुझाव दिए गए हैं:


1. शांत रहें

जॉर्ज बरसे, ट्रेनर, लक्ष्य प्रशिक्षण

गुस्सा या भावनात्मक ईमेल भेजना अच्छा विचार नहीं है। लोग कभी-कभी अपनी भावनाओं को उनमें से सबसे अच्छा होने देते हैं और कई विराम चिह्नों और सभी-बड़े अक्षरों के साथ ईमेल लिखते हैं कि वे कितने परेशान हैं। पहले शांत करने की कोशिश करो। ऐसा करने से आपको एक ईमेल भेजने से बचने में मदद मिल सकती है जिसका आपको पछतावा होगा।


2. ऑल टाइम्स में संपर्क विवरण के साथ एक हस्ताक्षर का उपयोग करें

पीट सोलनो, मुख्य सूचना सुरक्षा अधिकारी, आरओएक्स सिस्टम्स इंक।

नई ईएमआईएलएस और रिप्लाई ईएमएल दोनों में उपयुक्त संपर्क जानकारी के साथ एक पूर्ण हस्ताक्षर शामिल करें। हमारे कुछ ग्राहक और बिक्री प्रतिनिधि या तो एक नया ईमेल भेजते समय हस्ताक्षर नहीं करते हैं या किसी ईमेल का जवाब देते समय उनके पास हस्ताक्षर नहीं होते हैं। प्रेरणा के लिए इन 25 ईमेल हस्ताक्षर उदाहरण देखें।


3. प्राप्तकर्ता के साथ अपने संबंध के लिए अपने टोन से मेल खाएं

ओली स्मिथ, सीईओ, एक्सपर्टसुरे

यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप किससे बात कर रहे हैं और अपने रिश्ते के चरण को कम कर सकते हैं ताकि आप अपने स्वर को बदल सकें क्योंकि रिश्ता आगे बढ़ता है। एक प्रसिद्ध अध्ययन से पता चला है कि कैसे शीर्ष सी स्तर के अधिकारियों के पास केवल एक ईमेल के पीछे भावना की सही व्याख्या करने का एक सिक्का है। जैसा कि प्रतीत होता है कि इस पर अनप्रोफेशनल होने के कारण उनका उपयोग करने के लिए एक शीर्ष-स्तरीय निष्पादन हो सकता है, कर्मचारियों के साथ बात करते समय इमोजी और जीआईएफ ढेर के शीर्ष पर होते हैं। आप क्या सोचते हैं कि प्रेरणा को अधिक रैंप करें: "महान काम, इसे बनाए रखें।" या "यह सचमुच मैं आपको अभी कैसा महसूस कर रहा हूं।" हालांकि, बाद में ईमेल बी 2 बी आपूर्तिकर्ता के साथ आपके पहले संपर्क के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त होगा। यह वास्तव में स्थिति को पढ़ने और जल्दी से समायोजित करने की आपकी क्षमता के लिए नीचे आता है।


4. अपने ईमेल हस्ताक्षर देखो पेशेवर बनाओ

वलोडिमिर ज़स्टावनी, सीईओ, न्यूओल्डस्टम्प

यद्यपि एक हस्ताक्षर "मेरे iPhone से भेजा गया" कभी-कभी टाइपोस के लिए एक बहाने के रूप में काम कर सकता है, ज्यादातर मामलों में आपके व्यवसाय ईमेल में एक पेशेवर-दिखने वाला साइन-ऑफ होना चाहिए। एक प्रभावी व्यावसायिक ईमेल हस्ताक्षर में आपका नाम और स्थिति, संपर्क जानकारी, आपके हेडशॉट या कंपनी का लोगो, आपकी वेबसाइट और सामाजिक मीडिया आइकन का लिंक शामिल है। आप अपनी चल रही मार्केटिंग गतिविधियों का समर्थन करने के लिए प्रचार बैनर भी जोड़ सकते हैं। आपका व्यवसाय ईमेल हस्ताक्षर आपका CV नहीं है। इसे केवल उस जानकारी सहित सरल और न्यूनतर रखने का प्रयास करें जो आपके व्यवसाय और संचार दोनों उद्देश्यों के लिए सबसे अधिक मायने रखती है। फ़ॉन्ट शैलियों, आकारों और रंगों का अत्यधिक उपयोग न करें - क्योंकि यह आपके व्यवसाय को असंगत बनाता है।


5. ट्रैक ईमेल और एक सीआरएम के साथ तेजी से प्रतिक्रिया

मैगी अलैंड, संपादक, फ़िट लघु व्यवसाय

क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आप जानते हों कि किसी ने आपका ईमेल खोला था और आपके द्वारा भेजे गए लिंक पर क्लिक किया था? फ्रेशलेस एक सीआरएम है जो आपको एक संभावना के बारे में सभी जानकारी को ट्रैक करने में मदद करता है, जिसमें वे बिक्री प्रक्रिया में शामिल हैं और हर ईमेल भेजा और प्राप्त किया जाता है। ईमेल पढ़ने पर आपको तुरंत सूचनाएं मिलती हैं और यदि आपका संपर्क किसी भी लिंक पर क्लिक करता है तो आप तेजी से फॉलो-अप कर सकते हैं। Freshsales भी अनुकूलन ईमेल टेम्पलेट्स, ईमेल निर्धारण, और व्यक्तिगत थोक ईमेल प्रदान करता है। 30 दिनों के निशुल्क परीक्षण के लिए यहां क्लिक करें।


6. 'क्या वह मदद करता है?' के साथ ईमेल समाप्त करें।

नाथन कॉन्टनी, सीईओ, हाईराइज

यह विशेष रूप से ग्राहकों को ईमेल के लिए है / ग्राहक सहायता की आवश्यकता है। बहुत से समर्थन ईमेल अचानक समाप्त हो जाते हैं और ग्राहक को लगता है कि वे जिस कंपनी को ईमेल कर रहे हैं, उसे परेशान कर रहे हैं। 'क्या वह मदद करता है?' जैसा प्रश्न पूछकर, आप अपने ग्राहकों को यह सुनिश्चित करने के लिए परवाह करते हैं कि उनका मुद्दा बिल्कुल हल हो गया है या उन्हें ईमेल पर बातचीत करने का मौका मिलता है।


7. सही व्याकरण और ट्रैकिंग के लिए ऑनलाइन उपकरण का उपयोग करें

बार्ट टर्किसेंस्की, संपादक, अपटॉवोर कैरियर एडवाइस वेबसाइट

एक संपादक के रूप में, मैं भयभीत हूं कि मैं टाइपो-राइडेड ईमेल भेज सकता हूं। मुझे लगता है कि मुझे और मेरी पेशेवर क्षमता के बारे में क्या घटिया शैली और व्याकरण से नफरत होगी। मैं अपने पत्राचार को प्रमाणित करने के लिए व्याकरण का उपयोग करता हूं। मैं राइट-अप में भी कुछ वाक्यांश देख सकता हूँ। अंत में, जब गैर-देशी अंग्रेजी बोलने वालों के साथ संवाद करते हैं, तो मैं संदेश को हेमिंग्वे ऐप में भी स्कैन कर सकता हूं। मुझे यह याद रखने की चिंता नहीं है कि मुझे कब चलना चाहिए, इसलिए मैं अपने ईमेल को ट्रैक करने के लिए मिक्समैक्स का उपयोग करता हूं और स्वचालित और मैन्युअल अनुस्मारक सेट करता हूं। मामलों का पालन करना और एक फॉक्स पेस नहीं है। कुछ प्राप्तकर्ताओं को, निम्नलिखित का सुझाव नहीं है कि आप पहली बार में अपने विचार के बारे में गंभीर नहीं थे।


8. प्रारूप लंबा लंबा ठीक से ईमेल

अरी बनयन, लेखक, आदत घोंसला

लंबा ईमेल बनाते समय बोल्ड, इटैलिक और अंडरलाइनिंग का उपयोग करके अपने ईमेल को फ़ॉर्मेट करने का लाभ उठाएँ। ऐसे समय होते हैं जब हमें अत्यंत महत्वपूर्ण बिंदुओं के साथ लंबे ईमेल डालने की आवश्यकता होती है। इन तीन शैलियों का उपयोग करने से आपके ईमेल को अधिक सुपाच्य बनाने में मदद मिल सकती है और पाठक को प्रमुख वाक्यों को इंगित करेगा कि उन्हें अनदेखा नहीं करना चाहिए। लंबी ईमेल भी बुलेट अंक के साथ और अधिक सुपाच्य बन सकता है!


9. विवेक के साथ प्राथमिकता के झंडे का उपयोग करें

मेघन कैसरली, स्टाफ, फोर्ब्स

आवश्यक होने पर केवल उच्च प्राथमिकता वाले ध्वज का उपयोग करें। इसे बहुत अधिक उपयोग करने से अंततः विपरीत प्रभाव पड़ेगा क्योंकि प्राप्तकर्ता यह सोचते हैं कि आप हमेशा अपने ईमेल को प्राथमिकता के रूप में टैग करेंगे भले ही वह ऐसा न हो। यदि आपका झंडा लाइन से बाहर है, तो आप अपने ग्राहकों, सहकर्मियों, या आपके साथ व्यापार करने वाले किसी भी व्यक्ति को नाराज़ कर सकते हैं।


10. प्रूफ़रीड एवरीथिंग

पेट्रीसिया सिम्पसन, निदेशक, यूनिवर्सिटी ऑफ इलिनोइस में अर्बाना-शैम्पेन

अपने संदेश को प्रासंगिक त्रुटियों के लिए जांचें जो वर्तनी जांच पकड़ नहीं सकते हैं। भेजने से पहले अपने संदेश को फिर से पढ़ें ... वर्तनी जांच सब कुछ नहीं पकड़ती है!


11. प्रोफेशनल सैल्यूटेशन का उपयोग करें

टाइ मैकलॉघ्लिन, सीएफओ, वंसलॉगिक्स

"अरे," "यो", या "हिया" का उपयोग करना पेशेवर नहीं है, भले ही आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से जानते हों। इसके बजाय "हाय" या "हैलो" का उपयोग करें। अधिक औपचारिक होने के लिए, "प्रिय (नाम डालें)" का उपयोग करें। नमस्कार में व्यक्ति के नाम का उपयोग करना - "हैलो रॉबर्ट" - काफी उपयुक्त है, लेकिन याद रखें कि किसी व्यक्ति के नाम को छोटा न करें जब तक कि आपको ऐसा करने की अनुमति नहीं दी जाती है।


12. पृष्ठभूमि छवियों का उपयोग करने से बचें

रॉबिन श्वार्ट्ज, मैनेजिंग पार्टनर, एमएफजी जॉब्स

पृष्ठभूमि छवियों या स्टेशनरी का उपयोग न करें। आउटलुक जैसे कुछ ईमेल क्लाइंट आपको अपने आउटगोइंग संदेशों की पृष्ठभूमि लागू करने की अनुमति देते हैं। इससे बचना चाहिए क्योंकि ईमेल भेजते समय छवियां या स्थिर स्थान बहुत अधिक जगह ले सकते हैं। इसके अलावा, जब कोई आपके ईमेल का उत्तर देने का प्रयास करता है, तो पृष्ठभूमि स्वतः ही लागू हो जाती है। तितलियों और अपने पसंदीदा हल्के नीले रंग की पृष्ठभूमि के साथ स्टेशनरी आपके व्यावसायिक ईमेल के लिए नहीं हैं। फ़ॉन्ट को पठनीय और ऐसे रंग में रखें जो आँखों को तनाव न दे।


13. सुनिश्चित करें कि आपकी विषय पंक्ति प्रासंगिक और वर्णनात्मक है

वेरोनिक डेबोलिस, फूड ब्लॉगर, फूड एंड वाइन चिकी

यह बिल्कुल बुनियादी लगता है लेकिन एक प्रासंगिक ईमेल विषय सहित महत्वपूर्ण है। प्रत्येक दिन हमें प्राप्त होने वाले ईमेलों की संख्या के साथ, जल्दी से यह समझने में सक्षम होने के लिए कि कौन से ईमेल दबा रहे हैं, कुंजी है।


14. अपने ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए अगला चरण स्पष्ट करें

डॉ। मेलिसा ग्रातिस, उपाध्यक्ष, सैंडलर ट्रेनिंग

बहुत बार, ईमेल का उद्देश्य या इच्छित परिणाम स्पष्ट नहीं होता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि मेरा ईमेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति ठीक से जानता है कि मुझे क्या करना है, मैंने शब्दों को रखा है: अनुरोधित कार्य: मोटे तौर पर और उसके साथ पालन करें, आपने अनुमान लगाया है कि, मैं पाठक से अनुरोध कर रहा हूं कि वह प्रदर्शन करे। यह आंख को पकड़ता है, मुझे उन लोगों की नकल करने से रोकता है जिनके पास प्रदर्शन करने के लिए कोई कार्रवाई नहीं है, और परिणाम उत्पन्न करता है, और न केवल मेरे ईमेल का जवाब देता है।


15. हमेशा अपने अंतिम नाम से प्राप्तकर्ता को संबोधित करें

मेरीन पार्कर, संस्थापक, मैनर्स ऑफ मैनर्स, इंटल

व्यक्ति आपको बताएगा कि उन्हें अगले ईमेल में कैसे संबोधित किया जाए। यदि ईमेल पहले और अंतिम नाम के साथ हस्ताक्षरित है, तो आपको अंतिम नाम से व्यक्ति को संबोधित करना जारी रखना चाहिए। यदि यह केवल पहले नाम के साथ हस्ताक्षरित है, तो आपके पास पहले नाम से व्यक्ति को संबोधित करने के लिए हरी बत्ती है।


16. अनुकूलन के लिए टेम्पलेट्स को गले लगाओ

एलेक्स ब्राउन, डिजिटल मार्केटिंग मैनेजर, ProjectManager.com

सहकर्मियों या संभावनाओं को ईमेल भेजते समय, टेम्प्लेट का उपयोग करने से डरो मत। ईमेल विपणन अभियान का संचालन करते समय बज़स्ट्रीम, बूमरैंग और अन्य जैसे उपकरण अनुकूलन योग्य टेम्पलेट के उपयोग और ट्रैकिंग के लिए अनुमति देते हैं। मूल ईमेल का उत्पादन करने में बहुत समय लग सकता है यदि आपके पास पहुंचने की बहुत संभावनाएं हैं। मुझे ऐसे टेम्पलेट मिले हैं जो विशिष्ट रूप से तैयार किए गए ईमेल की तुलना में आमतौर पर अद्वितीय अनुकूलन की अनुमति देते हैं। विभिन्न स्थितियों के लिए टेम्प्लेटिंग टेम्प्लेट, चाहे आप एक सहकर्मी, आपकी बिक्री टीम, या एक संभावना ईमेल कर रहे हों, यह सुनिश्चित करता है कि सभी महत्वपूर्ण जानकारी ईमेल में मौजूद है और एक क्रम में काम करती है।


17. अपने ईमेल स्पष्ट और संक्षिप्त रखें

नैट मास्टरसन, मार्केटिंग मैनेजर, मेपल होलिस्टिक

जब एक पेशेवर ईमेल भेजने की बात आती है, तो यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको यथासंभव स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए। आप चाहते हैं कि आपकी बात आसानी से पूरी हो सके और जितना संभव हो सके उतना कम समय निकालें। जानकारी को समझने योग्य और समझने में आसान बनाने के लिए डेटा की क्रमांकित सूचियों या दृश्य अभ्यावेदन का उपयोग करें। फ़ोटोशॉप या एक्सेल पर कुछ समय बिताना - या आपके इन-हाउस ग्राफिक डिजाइनर कुछ तैयार छवियों पर काम करते हैं - इस प्रक्रिया को बहुत आसान बना सकते हैं। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कई मामलों में, आपके द्वारा भेजा गया ईमेल संपर्क का पहला बिंदु होगा जो ग्राहक या ग्राहक आपके व्यवसाय के साथ हो सकता है।


18. एक बैठक की स्थापना करते समय प्राप्तकर्ता को कई विकल्प दें

क्रिस्टल एल बेली, निदेशक, वाशिंगटन के शिष्टाचार संस्थान

कॉल और मीटिंग के लिए समय निर्धारित करते समय मेरा लक्ष्य आगे और पीछे कम करना है। ठोस समय खिड़कियां पेश करके, मुझे लगता है कि मैं अक्सर 5-6 के बजाय 1-2 ईमेल में एक समय को कम करने में सक्षम हूं।


19. अपने ईमेल को अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए ब्लाइंड कार्बन कॉपी (BCC) का उपयोग करें

कैरल केमेरर, कार्यकारी लिंक्डइन कोच, केमेरर ग्रुप एलएलसी

मेरे पसंदीदा व्यवसाय ईमेल टिप में अक्सर अंधी कार्बन कॉपी (BCC) का उपयोग होता है। उदाहरण के लिए, यदि मैं कई असंबंधित लोगों को एक लेख भेजना चाहता हूं, तो उन्हें यह जानने की कोई आवश्यकता नहीं है कि इसे और कौन प्राप्त कर रहा है। यह अधिक व्यक्तिगत लगता है यदि प्राप्तकर्ता का नाम एकमात्र ऐसा है जो 20 लोगों को टू लिस्ट में दिखाया गया है। इसके अलावा, यदि आप असंबंधित लोगों को कुछ भेज रहे हैं, तो यह उन लोगों को उनके ईमेल पते का खुलासा करने के लिए अयोग्य माना जाता है जिन्हें वे नहीं जानते हैं। बेशक, ऐसे समय होते हैं जब यह दिखाना महत्वपूर्ण होता है कि आपने किसी कार्य समूह या टीम के भीतर सभी को ईमेल किया है, इसलिए प्रत्येक उदाहरण में बीसीसी का उपयोग उचित नहीं है।


20. तुरंत जवाब दें

जेनी हैरिस, क्षेत्रीय उद्योग प्रबंधक, ईडीपीएनसी

एक व्यावसायिक सहयोगी ने मुझे कई साल पहले कहा था कि मुझे हमेशा 24 घंटे के भीतर ईमेल का जवाब देना चाहिए, चाहे जो भी हो। भले ही मुझे ईमेल में सामने आए किसी प्रश्न का उत्तर नहीं पता है, भले ही मैं किसी प्रोजेक्ट की समय सीमा के बीच में हूं, लेकिन यह कहना सरल है कि मुझे यह कहने के लिए एक सरल प्रतिक्रिया है कि मुझे उनका ईमेल मिला है और शीघ्र ही जवाब देंगे।

यह दो काम करता है। सबसे पहले, यह ग्राहक / ग्राहक / प्रेषक को जानता है कि वे मेरे लिए महत्वपूर्ण हैं और मैं दिनों के बाद तक जवाब न देकर उन्हें अनदेखा नहीं कर रहा हूँ। दूसरा, यह मुझे अनुरोध की जा रही किसी भी जानकारी को खोजने के लिए अतिरिक्त समय देता है।


21. अपने आप को सही दूर परिचय

शेरोन श्वित्ज़र, अंतर्राष्ट्रीय व्यापार शिष्टाचार विशेषज्ञ और संस्थापक, संस्कृति तक पहुँच

यू.एस. जैसी सीधी संस्कृतियों में, प्रेषक के लिए सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि वह पहली और आखिरी नाम के साथ खुद को पहली पंक्ति में कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ पेश करे। उदाहरण के लिए, "प्रिय सुश्री मैंडेल: मेरा नाम शेरोन श्वित्जर है, जो एक्सेस टू कल्चर के संस्थापक हैं; मुझे आपके द्वारा ... "या" मेरा नाम शेरोन श्वित्ज़र है और मैं आपके बारे में एक अंतर्राष्ट्रीय व्यापार विशेषज्ञ हूँ ... "यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप नए संपर्कों, संभावित ग्राहकों, ग्राहकों और नियोक्ताओं से परिचय करना चाहते हैं, जो जानना चाहते हैं आपको उनकी संपर्क जानकारी कैसे मिली।


22. एक ग्राहक के साथ मिलने के बाद, उन्हें एक "धन्यवाद" ईमेल ASAP भेजें

मरीना बेज़ेहानोवा, कॉफ़ाउंडर, प्रोनेक्सिया

भावी या मौजूदा ग्राहक से मिलने के बाद, मैं पार्किंग स्थल छोड़ने से पहले उन्हें एक धन्यवाद ईमेल भेजता हूं! आधुनिक तकनीक के लिए धन्यवाद, मुझे अब उस कार्यालय में वापस जाने के लिए इंतजार नहीं करना पड़ेगा जहां मैं अन्य प्राथमिकताओं से विचलित होने के लिए बाध्य हूं। मैं उन्हें अपने समय के लिए प्रशंसा दिखाने के लिए पंच को हराना चाहता हूं। जब मेरे संपर्क मेरा संक्षिप्त विवरण प्राप्त करते हैं, फिर भी प्रभावशाली रूप से उनके नोट के लिए धन्यवाद देते हैं और अपनी चर्चा के दौरान हमने जिन कुछ बिंदुओं को छुआ है, उन्हें देखते हुए वे हर बार प्रभावित होते हैं। मैं आपको इसे आजमाने के लिए प्रोत्साहित करता हूं, और आप तत्काल लाभ प्राप्त करेंगे!


23. ग्राहकों को ऑप्ट आउट करने का विकल्प दें

सोफिया नींबू, मालिक, फोटोग्राफी के लिए ख़ुशी ख़ुशी लोग

मेरा टिप उन व्यवसाय स्वामियों के लिए है जो ईमेल सूची प्रबंधित करने के लिए MailChimp जैसे प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते हैं। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप अपनी सूची को यह चुनने का विकल्प दें कि वे आपसे कितनी बार ईमेल प्राप्त करते हैं। उदाहरण के लिए, मेरी सूची में साप्ताहिक, मासिक, विशेष अवसरों के लिए और विशेष आयोजनों और प्रतियोगिताओं के लिए ईमेल प्राप्त करने का विकल्प है। सब्सक्राइबर्स के पास हमेशा ईमेल से बाहर निकलने का विकल्प होना चाहिए। अपनी सूची को स्वयं सेगमेंट में भेजने से सदस्यता समाप्त हो जाएगी।


24. अपनी भावनाओं को एक व्यक्तिगत स्पर्श दें

क्लेटन कोम्ब्स, मार्केटर, द एडवोकेट्स

संभावित ग्राहकों को ईमेल भेजते समय, एक पेशेवर लेकिन व्यक्तिगत तरीके से व्यक्ति को संबोधित करना बहुत महत्वपूर्ण है। नाम से व्यक्ति को संबोधित करें। अपने ईमेल में ऐसे प्रश्न जोड़ें, जो इस व्यक्ति को जानने में आपकी मदद करेंगे, लेकिन स्टैरियोटाइपिक प्रश्नों से बचें जो एक स्पैम बॉट से पूछेंगे। किसी भी ईमेल को भेजने से पहले अपना शोध करें, खासकर अगर ईमेल किसी मौजूदा ग्राहक के पास जा रहा हो। सुनिश्चित करें कि आप इसे सही व्यक्ति को संबोधित करते हैं।


25. आपके विषय पंक्ति में दस्तावेज सूचीबद्ध करें

टायलर Stuckey, कॉपीराइटर और मीडिया प्लानर, Ainsley Shea

जब हमारी ईमेल विषय रेखाओं की बात आती है, तो हमारी कंपनी का एक पुनर्जागृत प्रोटोकॉल होता है। प्रारूप हमेशा ग्राहक होता है जिसके बाद डिलिवरेबल या सब्जेक्ट होता है और उसके बाद डॉक्यूमेंट का वर्जन होता है। इसके अतिरिक्त, यदि ईमेल में संलग्न दस्तावेज कॉपी-एडिटिंग या प्रूफिंग की आवश्यकता है, तो वह भी शामिल है। यह कुछ इस तरह से समाप्त होता है:

ईमेल विषय पंक्ति:

मुवक्किल_मोरंडुम_V1_needs प्रमाण

यह न केवल भ्रम के लिए शून्य कमरे को छोड़ देता है, बल्कि आपके इनबॉक्स में कुछ ईमेल खोजने के लिए इसे हवा देता है।


26. स्पैम व्यवहार से बचें

जोशुआ फीनबर्ग, उपाध्यक्ष और सह-संस्थापक, एसपी होम रन

उन अजनबियों को ईमेल न करें, जो आपसे सुनने की उम्मीद नहीं कर रहे हैं। एक चार अक्षर का शब्द (स्पैम) है जो आपको और आपकी कंपनी की ईमेल प्रतिष्ठा को बुरे लोगों के साथ जोड़ देगा। इसके अलावा, यह मानने की सभी सामान्य गलती न करें कि आपके लिंक्डइन कनेक्शन ने आपको अपने ईमेल सेवा प्रदाता (ईएसपी) या मार्केटिंग ऑटोमेशन प्लेटफ़ॉर्म में ईमेल के लिए अपनी ईमेल जानकारी आयात करने की अनुमति दी है।


27. ईमेल ब्लास्ट से बचें

डायने एलिजाबेथ, संस्थापक, स्किनकेयर ऑक्स

सैकड़ों ईमेल को शूट करना संभावित लीड को जल्दी से संलग्न करने का सबसे अच्छा तरीका हो सकता है, लेकिन कभी-कभी एक व्यक्तिगत स्पर्श बेहतर काम करता है। सबसे पहले, व्यापार जगत के नेता सामान्य बुद्धि के होते जा रहे हैं और एक मील दूर से एक सामूहिक ईमेल अभियान को प्रदर्शित करना आसान है।

यहां तक ​​कि सबसे अच्छे अभियानों में प्रामाणिकता का अभाव है। इसके बजाय, अपनी सर्वोत्तम संभावनाओं को खोजें, उनके व्यवसाय और आवश्यकताओं का अध्ययन करें और एक मानव से दूसरे में एक व्यक्तिगत ईमेल भेजें। इसके लिए अतिरिक्त समय और ध्यान देने की आवश्यकता होती है, लेकिन परिणामस्वरूप आप उच्च रूपांतरण दर और मजबूत नेटवर्किंग संबंधों को पुनः प्राप्त करेंगे।


28. जब आपका संदेश सभी पर लागू नहीं होता है, तो "सभी को उत्तर दें" मारो

मोनिका फ्रेल, मुख्य कार्यकारी आयोजक, कैओस टू ऑर्डर

मेरा पसंदीदा ईमेल शिष्टाचार टिप "जवाब सभी" को मारते समय बहुत विवेकपूर्ण होना चाहिए। व्यवसाय में, सभी को कॉपी करना और प्रत्येक ईमेल पर सभी का जवाब देना आम बात है, इस प्रकार हर किसी का इनबॉक्स बंद हो जाता है। आप जो भेजते हैं उसके बारे में चयनात्मक रहें और समय और उत्पादकता को बर्बाद न करने के लिए कहें।


29. सीसी और बीसीसी के उचित उपयोग को जानें

क्रिस्टीन नील, मालिक, मार्कॉन ब्रांड्स

CC और BCC सीखें और जिम्मेदारी से उपयोग करें: जब आप CC को किसी व्यक्ति के पास ले जाते हैं तो यह हमेशा एक रगड़ होता है और फिर ईमेल का प्राप्तकर्ता केवल मूल प्रेषक के प्रति प्रतिक्रिया करता है, बार-बार। CC किसी को जानने में रखने के बारे में है, यह एक आदिम पुश सूचना की तरह है जिससे आपको पता चल जाएगा कि लोग कुछ ऐसा कर रहे हैं जिसके बारे में आपको पता होना चाहिए। जब तक यह स्पष्ट नहीं है कि आप उस व्यक्ति के बिना जारी रख सकते हैं, सीसी को चालू रखें। इसी तरह, बीसीसी उन लोगों को ईमेल करते समय एक उपयोगी उपकरण है, जिनके ईमेल को आप गोपनीय रखना चाहते हैं। यह लोगों की सूची ईमेल करने के लिए बहुत अच्छा है। यह बहुत अच्छा है ... सिवाय इसके कि जब इसका उपयोग नहीं किया जाता है और तब आप और सत्ताईस लोग जिन्हें आप नहीं जानते हैं, उनके पास एक-दूसरे के नामों के साथ एक ईमेल है।


30. औपचारिक बने रहें

Paige NeJame, Franchise Owner, South Shore और Boston के CertaPro पेंटर्स

पेशेवर दिखना हमेशा महत्वपूर्ण होता है, लेकिन कॉन्ट्रैक्टिंग व्यवसाय में, ईमेल में एक बहुत ही पेशेवर डिमॉनर ठेकेदारों से बाहर खड़ा होता है जो अभी भी बांधने वाले कागज के टुकड़े के पीछे अपने उद्धरण लिखते हैं। ईमेल एक सामाजिक घटना की तरह है - दलित व्यक्ति की तुलना में बहुत औपचारिक होना बेहतर है। इसका मतलब है कि कैपिटलाइज़ेशन, विराम चिह्न और अच्छे व्याकरण का उपयोग करना (मैं आपको बता नहीं सकता कि मुझे कवर पत्रों में कितने "i" मिलते हैं!)। याद रखें, यदि आप वास्तव में प्राप्तकर्ता के साथ दोस्त थे, तो आप पहली बार उनके साथ मेल करने के लिए ईमेल का उपयोग नहीं करेंगे।


31. कभी भी अपने प्रतिस्पर्धियों का अपमान न करें

मेल LLeras, मालिक / स्ट्रक्चरल डिजाइनर, HoneyLove वास्तुकला और बागवानी

मेरे शीर्ष नियमों में से एक: ईमेल में कभी किसी का अपमान न करें। प्रतिस्पर्धी नहीं, वे विक्रेता नहीं जो आपकी अपेक्षाओं पर खरे नहीं उतरे, और निश्चित रूप से ईमेल के प्राप्तकर्ता नहीं हैं।


जब व्यवसाय की बात आती है - व्यावसायिकता और शिष्टाचार कभी भी शैली से बाहर नहीं जाएंगे। अपनी प्रतियोगिता से बेहतर प्रदर्शन करें, भागीदारों के साथ फलदायी संबंध बनाएं और इन 31 ईमेल शिष्टाचार युक्तियों की मदद से शानदार ग्राहक संबंध स्थापित करें।

इससे पहले कि आप एक व्यावसायिक ईमेल भेजने के बारे में सोचें, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक पेशेवर ईमेल पता है (उदा: [email protected])। हमारे लेख में एक मुफ्त व्यापार ईमेल पता सेटअप करने का तरीका जानें।