रोजगार सत्यापन पत्र - नि: शुल्क टेम्पलेट्स और गाइड करने के लिए कैसे

एक रोजगार सत्यापन पत्र, जिसे रोजगार पत्र का प्रमाण भी कहा जाता है, एक लिखित दस्तावेज है जो नियोक्ता को कर्मचारी की वर्तमान या पूर्व नौकरी की स्थिति की पुष्टि करता है। एक रोजगार सत्यापन पत्र अक्सर एक बाहरी एजेंसी द्वारा अनुरोध किया जाता है, जैसे कि कर्मचारी का मकान मालिक या लेनदार। व्यवसाय आमतौर पर नियोक्ता द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित कंपनी लेटरहेड पर सत्यापन पत्र प्रदान करते हैं।

आप Gusto जैसे ऑनलाइन एचआर प्लेटफॉर्म के साथ रोजगार सत्यापन पत्रों को बहुत आसान बना सकते हैं। गुस्टो के साथ, कर्मचारी पत्र, प्रपत्र और अनुबंध पर हस्ताक्षर कर सकते हैं और यहां तक ​​कि पेरोल और ऑनलाइन लाभ में नामांकन कर सकते हैं। सब कुछ तो सुरक्षित और आसान पहुँच के लिए सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है। नि: शुल्क 30-दिवसीय परीक्षण शुरू करें।

नि: शुल्क रोजगार सत्यापन पत्र टेम्प्लेट

आपके द्वारा लिखा गया पत्र इस बात पर निर्भर करता है कि वर्तमान या पिछले कर्मचारी की ओर से रोजगार सत्यापन का अनुरोध किया जा रहा है या नहीं। नीचे दो प्रकार के रोजगार सत्यापन पत्र हैं, और आपके द्वारा प्राप्त किए जा सकने वाले अनुरोधों के कुछ उदाहरण:

1. वर्तमान कर्मचारियों के लिए पत्र

यह सत्यापित करने के लिए कि आप के लिए एक वर्तमान कर्मचारी काम कर रहा है (यदि आप इसे लेटरहेड पर प्रिंट करते हैं, तो व्यवसाय पते की जानकारी को पत्र के शीर्ष पर छोड़ दें) इस तरह के रोजगार टेम्पलेट के प्रमाण का उपयोग करें। इनका उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:

  • घर या ऑटो ऋण
  • रेंट या लीज एग्रीमेंट
  • क्रेडिट कार्ड आवेदन
  • सामाजिक सेवा
  • इमिग्रेशन वीजा या ग्रीन कार्ड

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2. पूर्व कर्मचारियों के लिए पत्र

यह सत्यापित करने के लिए कि एक पूर्व कर्मचारी ने वास्तव में आपके लिए काम किया है, इस तरह एक रोजगार सत्यापन टेम्पलेट का उपयोग करें। (फिर से, यदि आप इसे लेटरहेड पर प्रिंट करते हैं, तो पत्र के शीर्ष पर व्यापार पते की जानकारी को छोड़ दें)। इनका उपयोग इसके लिए किया जा सकता है:

    • नौकरी के लिए आवेदन पत्र
    • क्रेडिट अनुप्रयोगों
    • सरकार को फायदा

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आपको एक रोजगार सत्यापन पत्र में निम्नलिखित को शामिल करना चाहिए:

  • नियोक्ता व्यवसाय का नाम और पता (या लेटरहेड का उपयोग करें)
  • वर्तमान या पूर्व कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक / जिम्मेदारियां
  • रोजगार की तारीख
  • यदि पूर्व कर्मचारी (कई नियोक्ता इस सवाल को रोजगार सत्यापन के हिस्से के रूप में पूछते हैं, तो पात्रता के लिए पात्रता, और आप हां / ना में जवाब देने के लिए चुन सकते हैं, या कुछ ऐसा कहकर उदारतापूर्वक जवाब दे सकते हैं ("सभी पूर्व कर्मचारी पुनः लंबित समीक्षा के लिए पात्र हो सकते हैं। ”)
  • वेतन (अनुरोध के प्रकार पर निर्भर करता है)
  • बोनस / बढ़ाता है (अनुरोध के प्रकार पर निर्भर करता है)
  • आपका नाम, हस्ताक्षर और आपकी संपर्क जानकारी

रोजगार सत्यापन पत्र के साथ मुख्य नियम यह है कि आपके द्वारा इसके लिए पूछे जाने वाले कारण के आधार पर, और केवल अनुरोध की गई न्यूनतम जानकारी प्रदान करें। नीचे दिया गया चार्ट बताता है कि रोजगार सत्यापन अनुरोध करने वाले संगठन के प्रकार के आधार पर क्या शामिल करना / शामिल नहीं करना है:

रोजगार सत्यापन अनुरोध और क्या शामिल करना है

निवेदन कर्तानौकरी की स्थिति / नौकरी का शीर्षक
SupervisoryResponsibilities /
घन्टे काम किया
सेवा / रोजगार तिथियों की लंबाईरीयर के लिए पात्रतावेतन (बोनस सूचना सहित) *
वित्तीय क्रेडिट रियल एस्टेट
नया नियोक्ताऐच्छिक
समाज सेवा
शिक्षा

* सर्वोत्तम अभ्यास - केवल वित्तीय जानकारी प्रदान करें यदि कर्मचारी आपको ऐसा करने के लिए अधिकृत करता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी अलग-अलग होगी। उदाहरण के लिए, एक वित्तीय संस्थान वेतन और बोनस के साथ-साथ कर्मचारी की क्रेडिट सुनिश्चित करने के लिए सेवा की लंबाई जानना चाहता है, जबकि एक पूर्व कर्मचारी का नया नियोक्ता कर्मचारी की नौकरी के शीर्षक, कर्तव्यों का सत्यापन करना चाहता है, और उम्मीदवार योग्य है या नहीं रेरा के लिए। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:

उदाहरण 1 - वर्तमान कर्मचारी घर खरीदना: क्रिस्टोफ एक घर खरीद रहा है। ऋणदाता अपने रोजगार और आय की लंबाई को सत्यापित करना चाहता है। क्रिस्टोफ़ आपको रोजगार पत्र का एक प्रमाण लिखने के लिए कहता है जो वह अपने बैंक को दे सकता है।

उदाहरण 2 - पूर्व कर्मचारी नई नौकरी की तलाश में: बोबी ने 2 साल पहले आपके लिए काम किया था, और जब वह राज्य से बाहर चली गई, तो वह सौहार्दपूर्वक रह गया। उसने हाल ही में एक नए नियोक्ता से एक प्रस्ताव प्राप्त किया, जो सत्यापित करना चाहता है कि वह अपने नौकरी के आवेदन पर ईमानदार था और कारण के लिए निकाल नहीं दिया गया था। नया नियोक्ता आपको एक अनुरोध भेजता है जो आपको उसके रोजगार को सत्यापित करने के लिए कहता है। यहां, आपको बॉबी की आय (जब तक कि नया नियोक्ता विशेष रूप से इसके लिए नहीं कहता है) को शामिल करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन रोजगार की तारीखों के अलावा, आप इस सवाल के लिए 'हां' का संकेत दे सकते हैं कि क्या वह पुनरावृत्ति के लिए पात्र है।

उदाहरण 3 - सामाजिक सेवाओं के लिए वर्तमान कर्मचारी आवेदन: करेन ने अपने जुड़वां 2 वर्षीय बेटों के लिए एक आय-आधारित पूर्वस्कूली छात्रवृत्ति के लिए आवेदन किया। स्कूल कार्यक्रम के लिए अपने लड़कों को योग्य बनाने के लिए उसके आय स्तर का प्रमाण चाहता है। चूंकि करेन दोपहर के डिलीवरी ड्राइवर के रूप में अंशकालिक काम करते हैं, आप रोजगार सत्यापन पत्र में उनके काम के घंटे को शामिल करना चाहेंगे।

एक नियोक्ता के रूप में खुद को बचाने के लिए, कर्मचारी ने अनुरोधकर्ता के साथ वित्तीय जानकारी साझा करने को मंजूरी दी है। अक्सर, कर्मचारी वह होगा जो आपके लिए एक अनुरोध लाता है। उदाहरण के लिए, आपका मुनीम सुसान चाहता है कि आप उसे किराए पर देने के लिए उसके पट्टे के आवेदन के साथ रोजगार के प्रमाण प्रदान करें, जिसे वह किराए पर लेने की उम्मीद कर रहा है। मकान मालिक यह सत्यापित करना चाहता है कि सुसान के पास वर्तमान में एक नौकरी है और उसे किराए का भुगतान करने के लिए पर्याप्त भुगतान मिलता है। उस स्थिति में, अपने कर्मचारी सुसान से मकान मालिक से अनुरोध पर हस्ताक्षर करवाएं और अपने रोजगार सत्यापन पत्र के साथ उस अनुरोध दस्तावेज़ को सहेजें।

अन्यथा, नहीं…

  • वित्तीय जानकारी प्रदान करें जब तक अनुरोध और कर्मचारी द्वारा अनुमोदित
  • स्वास्थ्य संबंधी चिंताओं या वैवाहिक स्थिति जैसे अवैध / संरक्षित-वर्ग की जानकारी प्रदान करें
  • गोपनीय जानकारी प्रदान करें, जैसे ड्रग स्क्रीन को पास करने में विफल होना, या वैध चालक का लाइसेंस न होना
  • साझा कारण बताएं कि आप उस व्यक्ति को क्यों नहीं नियुक्त करेंगे, जैसे खराब प्रदर्शन

उदाहरण: आपके कर्मचारी जुआन के स्वास्थ्य संबंधी मामूली समस्याएं हैं और कभी-कभी उसके अस्थमा के कारण काम में कमी आती है। चूंकि चिकित्सा जानकारी स्वास्थ्य सूचना पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम, HIPAA द्वारा संरक्षित है, इसलिए यह आवश्यक है कि यह जानकारी किसी आवश्यक को प्रदान की जाए।

आप HIPAA के बारे में हमारे लेख फेडरल लेबर लॉज हर स्माल बिज़नेस को जान सकते हैं।

ध्यान रखें कि आप लिखित में क्या कहते हैं

जो कुछ भी आप लेखन में डालते हैं (विशेष रूप से कुछ भी नकारात्मक) भविष्य की कानूनी खोज के अधीन है, इसलिए सतर्क रहें कि यदि आप कंपनी द्वारा रोजगार के प्रमाण नहीं मांगते हैं, तो आप गलती से खुद को प्रतिशोध के लिए सेट नहीं करते हैं। वास्तव में, कई नियोक्ता कर्मचारी की नौकरी के शीर्षक, रोजगार की तारीखों और वेतन की पुष्टि करने के अलावा किसी भी संदर्भ जानकारी प्रदान करने से इनकार करते हैं। कुछ नियोक्ताओं ने यहां तक ​​कि एक कर्मचारी की पात्रता के संबंध में प्रतिक्रिया देने से भी इनकार कर दिया।

एक रोजगार सत्यापन पत्र एक संदर्भ, पृष्ठभूमि की जाँच, या सामाजिक सुरक्षा संख्या (SSN) सत्यापन के रूप में सेवा करने के लिए नहीं है। आइए इन विभिन्न प्रकार के अनुरोधों की समीक्षा करें जो बाहरी संगठन आपके वर्तमान या पूर्व कर्मचारियों के बारे में कर सकते हैं:

रोजगार सत्यापन पत्र बनाम पृष्ठभूमि की जांच

पृष्ठभूमि की जाँच पूर्व निवास पते और आपराधिक इतिहास के रोजगार से सब कुछ सत्यापित करती है। इस प्रकार की जानकारी देने वाली कंपनियों द्वारा पृष्ठभूमि की जाँच की जाती है। जब आप अपने व्यवसाय के स्थान पर वर्तमान और पूर्व रोजगार को सत्यापित कर सकते हैं, तो आपको कर्मचारी की गोपनीयता का उल्लंघन करने से बचने के लिए अपने रोजगार सत्यापन पत्र में कर्मचारी की पृष्ठभूमि के बारे में अन्य जानकारी प्रदान नहीं करनी चाहिए।

नियोक्ताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ पृष्ठभूमि की जाँच कंपनियों पर हमारा लेख देखें या हमारी अनुशंसित पृष्ठभूमि-जाँच सेवा, गुडशायर पर जाएँ।

रोजगार सत्यापन पत्र बनाम एसएसएन सत्यापन

कर्मचारी के एसएसएन को सत्यापित करने के लिए अनुरोध करने वाले संगठन की जिम्मेदारी है। यदि यह रोजगार के उद्देश्यों के लिए है, तो नया नियोक्ता eVerify, Goodhire जैसे विक्रेता या सामाजिक सुरक्षा विभाग से संपर्क कर सकता है। SSN को गोपनीय माना जाता है और किसी कर्मचारी के निजता के अधिकार का उल्लंघन करने के जोखिम के लिए एक रोजगार सत्यापन पत्र में साझा नहीं किया जाता है।

रोजगार सत्यापन पत्र बनाम संदर्भ

संदर्भ जांच कभी-कभी रोजगार सत्यापन से भ्रमित होती है। वे एक जैसे नहीं हैं। जब कोई आपको पूर्व कर्मचारी के संदर्भ की जांच के लिए कहता है, तो आप आमतौर पर कर्मचारी के प्रदर्शन और आपके संगठन में योगदान के बारे में विवरण साझा करते हैं। इसके विपरीत, आप एक रोजगार सत्यापन पत्र में प्रदर्शन विवरण साझा नहीं करते हैं।

एक बार जब आप नीचे दिए गए उदाहरणों की समीक्षा करते हैं, तो आपको रोजगार पत्र का अपना प्रमाण लिखना आसान हो सकता है। काल्पनिक नामों और विभिन्न परिदृश्यों का उपयोग करके नमूना रोजगार सत्यापन देखने के लिए लिंक पर क्लिक करें जो दिखा सकता है कि विभिन्न प्रकार के रोजगार सत्यापन क्या दिख सकते हैं।

ईमेल

एक ईमेल काफी अनौपचारिक हो सकता है। यहां एक नए नियोक्ता के जवाब में रोजगार को सत्यापित करने के लिए एक ईमेल उदाहरण है जो यह सत्यापित करने के लिए कहता है कि आपके पूर्व कर्मचारी ने आपके साथ काम किया था। यदि अनुरोधकर्ता ने प्रश्नों का पालन किया है, तो अपने फोन की संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें।

छाप

एक पत्र थोड़ा और अधिक औपचारिक है और आपकी कंपनी के लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए, जो आवश्यक प्रश्नों के उत्तर दे। यहां एक मकान मालिक के लिए एक उदाहरण रोजगार सत्यापन पत्र है।

प्रपत्र

एक फॉर्म अक्सर रोजगार को सत्यापित करने का सबसे आसान तरीका है। आप अपने व्यवसाय के लिए इस नमूना प्रपत्र टेम्पलेट को डाउनलोड और कस्टमाइज़ कर सकते हैं और जब भी कोई कर्मचारी किसी उद्देश्य के लिए आपको रोजगार सत्यापित करने के लिए कहता है, तो उसे हाथों से भरने के लिए प्रिंट / प्रतियां बना लें।

अनुरोध की गई जानकारी के प्रकार के आधार पर और अनुरोधकर्ता ने एक फॉर्म प्रदान किया है या नहीं, इसके लिए आपको कुछ भी लिखने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यहाँ कुछ उदाहरण हैं।

अपने एचआर / पेरोल विक्रेता के माध्यम से जाओ

यदि आप Gusto जैसे HR / पेरोल विक्रेता का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको पत्र के माध्यम से रोजगार सत्यापित करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। उदाहरण के लिए, घर की खरीद का वित्तपोषण करते समय, बैंक आय के प्रमाण का अनुरोध कर सकता है। जो आपके पेरोल सिस्टम से YTD पेरोल जानकारी को प्रिंट करके प्रदान किया जा सकता है।

क्या अनुरोधकर्ता ने रोजगार सत्यापन फॉर्म प्रदान किया है?

कई अनुरोधकर्ता आपको भरने के लिए अपना स्वयं का फॉर्म प्रदान करेंगे। यदि हां, तो फॉर्म को ध्यान से पढ़ें, रिक्त स्थान को उतना ही भरें जितना आप कर सकते हैं, इसे हस्ताक्षर करें और इसे आवश्यक रूप से लौटा दें। एचआर सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, आप बाद में इसके बारे में पूछे जाने पर कर्मचारी के कार्मिक फ़ोल्डर में हस्ताक्षरित फॉर्म की एक प्रति रखना चाह सकते हैं।

अधिक जानकारी हमारे मौजूदा लेख कार्मिक फ़ाइल में दी गई है - यह क्या होना चाहिए।

एक रोजगार सत्यापन प्रणाली या विक्रेता पर विचार करें

यदि आप पूरी तरह से रोजगार सत्यापन प्रक्रिया से बाहर निकलना चाहते हैं, तो TheWorkNumber, Inverify, Intellicorp या Hireright जैसी सत्यापन सेवा का उपयोग करने पर विचार करें। ये सेवाएं आम तौर पर कर्मचारी को एक वेबसाइट और कोड प्रदान करती हैं, जो वे रोज़गार सत्यापित करने के इच्छुक अनुरोधकर्ताओं को सीधे प्रदान कर सकते हैं।

फ़ोन उठाओ

अक्सर, सभी की जरूरत है कि एक फोन कॉल है। फोन करने वाले से संपर्क करें या फोन करने वाले से पूछें ताकि आप कह सकें कि "हां, अडोल्फ़ो ने 2016 में यहां काम किया था।"

क्या होगा अगर कर्मचारी ने अभी तक मेरे लिए काम करना शुरू नहीं किया है?

यदि आपका नया किराया स्थानांतरित हो रहा है और घर किराए पर लेने या खरीदने की आवश्यकता है, तो मकान मालिक या वित्त कंपनी यह सुनिश्चित करना चाहेगी कि उनके पास नौकरी है। इस मामले में, अनुरोधकर्ता या कर्मचारी को हस्ताक्षरित प्रस्ताव पत्र की एक प्रति प्रदान करें।

अधिक जानने के लिए हमारे निशुल्क ऑफ़र पत्र टेम्पलेट और मार्गदर्शिका को देखें।

क्या होगा अगर संगठन की आवश्यकता है जानकारी डालनी है जो अपने प्रपत्र?

यदि अनुरोधकर्ता एक फ़ॉर्म प्रदान करता है, तो वे अक्सर अपने दस्तावेज़ का उपयोग करके जानकारी को इनपुट करना पसंद करते हैं। कुछ भी करने की जरूरत नहीं है, लेकिन रिक्त स्थान भरें, हस्ताक्षर करें, और उन्हें अपना फॉर्म वापस करें।

क्या होगा यदि संगठन जानकारी मांगता है मैं साझा करने में सहज नहीं हूं?

यदि आप सभी प्रकार से अनुरोधित जानकारी प्रदान करना सहज महसूस नहीं करते हैं, तो प्रदान न करें। उदाहरण के लिए यदि नया नियोक्ता यह पूछता है कि कर्मचारी ने प्रत्येक वर्ष कितने दिन की छुट्टी ली, तो आप उस प्रश्न का उत्तर देकर HIPAA का उल्लंघन करेंगे। या यदि अनुरोधकर्ता संरक्षित-श्रेणी की जानकारी जैसे कि वैवाहिक या लिंग की स्थिति के बारे में पूछता है, तो आप 'उत्तर देने में गिरावट' लिख सकते हैं। यह कहने से अच्छा है कि 'यह आपके व्यवसाय में से कोई नहीं है।'

क्या होगा यदि कर्मचारी खुद पत्र लिखता है और मुझे हस्ताक्षर करने के लिए कहता है?

निर्भर करता है। यदि आप कर्मचारी द्वारा लिखी गई जानकारी के साथ सहज हैं, तो आगे बढ़ें और उस पर हस्ताक्षर करें। कर्मचारी अक्सर खुद को पत्र का मसौदा तैयार करते हैं क्योंकि वे जानते हैं कि क्या जानकारी का अनुरोध किया जा रहा है, और आपको समय बचाने के लिए। सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, कर्मचारी से अपने हस्ताक्षर के ऊपर / नीचे हस्ताक्षर करने के लिए कहें और हस्ताक्षरित पत्र की एक प्रति अपनी फाइलों में रखें।

क्या होगा अगर कर्मचारी मेरे लिए काम नहीं करता / करती है?

यह संभव है कि अनुरोधकर्ता के पास गलत जानकारी हो। यदि ऐसा है, तो "एक व्यक्ति के रूप में इस व्यक्ति का कोई रिकॉर्ड नहीं है। अनुरोध के अनुसार अनुरोध पूरा करने में असमर्थ। ”

एक नियोक्ता के रूप में, आप अपने वर्तमान और पूर्व कर्मचारियों को रोजगार सत्यापित करने के लिए उनकी जरूरतों को पूरा करने में सहायता करना चाहते हैं ताकि वे आवास, सेवाएं या क्रेडिट प्राप्त कर सकें। अपने आप को आसान बनाएं और केवल मांगी गई जानकारी प्रदान करके अपने संगठन के जोखिम को कम करें, और केवल ऐसी जानकारी जो गोपनीय, अवैध, या किसी भी आवश्यक व्यवसाय से न हो।

गुस्टो, एक एकीकृत एचआर / पेरोल सॉफ़्टवेयर की जांच करना न भूलें, जो कर्मचारियों को स्वयं ऑनबोर्ड और ई-साइन पत्रों और दस्तावेजों के लिए आसान बनाता है और उन्हें एक सुरक्षित ऑनलाइन दस्तावेज़ वॉल्ट में संग्रहीत करता है। तीस दिनों तक इसका मुफ़्त इस्तेमाल करें।

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