QuickBooks ऑनलाइन में इन्वेंटरी और ट्रैक इन्वेंटरी कैसे सेट करें

चाहे आप उन वस्तुओं को खरीदते हैं जिन्हें आप अपने ग्राहकों को बेचते हैं या जो उत्पाद आप ग्राहकों को बेचते हैं, उन्हें आपको हमेशा पता होना चाहिए कि आपकी लागत क्या है, आप किस वस्तु को बेचते हैं और आपके पास कितना सामान है। क्विकबुक में इन्वेंट्री ट्रैक करके, आप यह सब और बहुत कुछ कर सकते हैं।

अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक करने से आपको स्टॉक में जो कुछ भी है उसके शीर्ष पर बने रहने में मदद मिलेगी ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप किसी भी लंबित या आगामी ग्राहक के आदेश को पूरा कर सकें। आपको यह निर्धारित करने में भी मदद मिलेगी कि आप पैसे कमा रहे हैं या प्रत्येक उत्पाद (यानी लाभ मार्जिन) पर पैसा खो रहे हैं ताकि आप यह तय कर सकें कि क्या यह लायक है कि वह किसी वस्तु को बेचना जारी रखे या बस अपनी सूची से पूरी तरह से छोड़ दे।

क्विकबुक में इन्वेंट्री ट्रैक करने के कई लाभ हैं। यहाँ कुछ कारण हैं:

  • क्विकबुक आपके द्वारा बेची गई प्रत्येक वस्तु की लागत को ट्रैक करेगा (यानी बेची गई वस्तुओं की लागत)।
  • आप प्रत्येक उत्पाद की बिक्री को ट्रैक कर सकते हैं ताकि आप जान सकें कि कौन से आइटम अलमारियों से उड़ रहे हैं बनाम उन आइटम जो धूल जमा कर रहे हैं।
  • आप यह देखने के लिए आसानी से देख सकते हैं कि हाथ की मात्रा पर आपका वर्तमान यह निर्धारित करने के लिए है कि आपको अपने आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर करने के लिए किन उत्पादों की आवश्यकता है।

इससे पहले कि हम क्विकबुक में अपनी इन्वेंट्री स्थापित कर सकें, हमें इन्वेंट्री ट्रैकिंग फीचर को चालू करना होगा।

यहां क्विकबुक ऑनलाइन में इन्वेंट्री स्थापित करने के चरण दिए गए हैं:

चरण 1 - कंपनी प्राथमिकताएं पर नेविगेट करें

ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन से, चयन करें खाता और सेटिंग्स जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

चरण 2 - बिक्री टैब पर नेविगेट करें

बाएं हाथ के मेनू पर, नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट के अनुसार बिक्री टैब पर क्लिक करें।

चरण 3 - इन्वेंटरी ट्रैकिंग फ़ीचर को चालू करें

ऊपरी दाएं कोने में स्थित पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और फिर नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार "हाथ पर ट्रैक इन्वेंट्री मात्रा" के बगल में "चालू" चुनें। दबाएं किया हुआ बटन जो आपके परिवर्तनों को सहेजने के लिए स्क्रीन के नीचे स्थित होगा।

चरण 4 - उत्पादों और सेवाओं की सूची पर नेविगेट करें

ऊपरी दाएं कोने में स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें और चुनें उत्पाद और सेवाएं सीधे नीचे सूची नीचे स्क्रीनशॉट में दिए अनुसार कॉलम।

चरण 5 - QuickBooks में एक नई इन्वेंट्री आइटम बनाएं

नीचे स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार "नया" बटन पर क्लिक करें।

चरण 6 - आइटम प्रकार का चयन करें

अगली स्क्रीन में, आपको उस आइटम का प्रकार देखना चाहिए जिसे आप सेट कर सकते हैं। इस लेख के प्रयोजनों के लिए, हम पर ध्यान केंद्रित करेंगे इन्वेंटरी वस्तु परक। हालाँकि, यदि आप किसी अन्य आइटम प्रकार को सेटअप करना सीखना चाहते हैं, तो चरण निर्देश द्वारा उत्पाद और सेवा ट्यूटोरियल को सेटअप करने के तरीके की जाँच करें।

चरण 7 - नई आइटम के लिए जानकारी दर्ज करें

नीचे एक स्क्रीनशॉट दिया गया है, साथ ही जानकारी के संक्षिप्त विवरण के साथ, जिसे आपको यहां प्रदान करना है।

  1. नाम - यह है एक अपेक्षित खेत। इस क्षेत्र में आइटम का नाम दर्ज करें। यह फ़ील्ड केवल आपके आंतरिक उद्देश्यों के लिए है; आपके पास ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक अलग नाम / विवरण दर्ज करने का मौका होगा।
  2. चित्र - यह एक ऐच्छिक फ़ील्ड यदि आवश्यक हो तो इस फ़ील्ड में आइटम की एक तस्वीर अपलोड करें।
  3. SKU - यह एक ऐच्छिक खेत। इस क्षेत्र में आइटम के लिए SKU दर्ज करें, यदि लागू हो। एक SKU एक अद्वितीय संख्या है जिसका उपयोग किसी उत्पाद की पहचान करने के लिए किया जाता है।
  4. वर्ग - आप श्रेणियां सेट करके समान उत्पादों और सेवाओं को समूहित कर सकते हैं।
  5. हाथ पर प्रारंभिक मात्रा - यह है एक अपेक्षित खेत। सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रत्येक आइटम की एक सटीक सूची है से पहले आप इसे QuickBooks में सेट करें। एक बार जब आप इस स्क्रीन को सहेजते हैं और बंद कर देते हैं तो मात्रा फ़ील्ड को धूसर कर दिया जाएगा और आपको मात्रा अपडेट करने के लिए एक इन्वेंट्री समायोजन दर्ज करना होगा। हम थोड़ी देर बाद सूची समायोजन पर चर्चा करेंगे।
  6. इस दिनांक तक - यह है एक अपेक्षित खेत। उस दिनांक को दर्ज करें जिसे आप हाथ पर इस आइटम की मात्रा को ट्रैक करना शुरू करना चाहते हैं।
  7. पुनः आदेश बिंदु - यह एक ऐच्छिक खेत। न्यूनतम मात्रा दर्ज करें जिसे आप ऑनहैंड करना चाहते हैं। एक बार जब आप इस मात्रा तक पहुँच जाते हैं, तो QuickBooks आपको एक सूचना भेजेगा कि यह इस आइटम को फिर से चालू करने का समय है।
  8. इन्वेंटरी एसेट अकाउंट - यह है एक अपेक्षित खेत। यह QuickBooks द्वारा स्वचालित रूप से आबाद है। हालाँकि, यदि आप एक अलग खाते का उपयोग करके अपनी सूची को ट्रैक करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं। एक नया खाता स्थापित करने के बारे में अधिक जानने के लिए खातों के वीडियो ट्यूटोरियल के चार्ट को स्थापित करने का तरीका देखें।
  9. बिक्री की जानकारी - इस फ़ील्ड में, उस विवरण को दर्ज करें जिसे आप चालान और बिक्री रसीदों पर प्रदर्शित करना चाहते हैं जिसे आप अपने ग्राहकों को भेजते हैं।

युक्ति: हालांकि यह एक आवश्यक क्षेत्र नहीं है, लेकिन मेरा सुझाव है कि जब आप किसी ग्राहक के लिए चालान / बिक्री रसीद बनाते हैं, तो ऐसा करने से बचने के लिए आप यहां एक विवरण दर्ज करते हैं।

  1. बिक्री मूल्य / दर - उस मूल्य को दर्ज करें जो आप इस क्षेत्र में आइटम बेचते हैं। यदि आपकी बिक्री मूल्य प्रत्येक ग्राहक के साथ बदलती है, तो आप इस फ़ील्ड को खाली छोड़ सकते हैं और इसे सीधे ग्राहक चालान / बिक्री रसीद पर भर सकते हैं।
  2. आय खाता - यह है एक अपेक्षित खेत। वह खाता दर्ज करें जिसका उपयोग आप इस आइटम की सभी बिक्री को ट्रैक करने के लिए करना चाहेंगे। खाते कैसे काम करते हैं, इसके बारे में अधिक जानने के लिए हमारे ट्यूटोरियल के चार्ट देखें।
  3. क्रय सूचना - यह फ़ील्ड केवल तभी आवश्यक है जब आप खरीद आदेश बनाने की योजना बनाते हैं; अन्यथा आप इसे खाली छोड़ सकते हैं। वह विवरण दर्ज करें जिसे आप खरीद आदेशों पर दिखाना चाहते हैं।
  4. लागत - उस राशि को दर्ज करें जो आपने आइटम के लिए भुगतान किया था। यह फ़ील्ड वैकल्पिक है, लेकिन मेरा सुझाव है कि आप इसे पूरा करें ताकि क्विकबुक बेची गई वस्तुओं की आपकी लागत को ट्रैक कर सके।
  5. खर्च का हिसाब - यह है एक अपेक्षित खेत। यह QuickBooks द्वारा स्वचालित रूप से आबाद है। यह वह खाता है जिसका उपयोग वस्तुओं की लागत को ट्रैक करने के लिए किया जाएगा, जब आप उन्हें बेच चुके हैं (यानी बेची गई वस्तुओं की लागत)। आप अपनी लागतों को ट्रैक करने के लिए एक अलग खाते का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन पर क्लिक कर सकते हैं या नया सेटअप कर सकते हैं।

चरण 8 - उत्पादों और सेवाओं की रिपोर्ट की समीक्षा सूची

एक बार जब आप अपने सभी इन्वेंट्री आइटम सेट कर लेते हैं, तो आप क्विकबुक में आसानी से उत्पाद / सेवा सूची रिपोर्ट चला सकते हैं।

8.1 - QuickBooks होमपेज से, रिपोर्ट्स पर क्लिक करें जो नीचे दिए गए मेनू बार पर स्थित है।

8.2 - नीचे स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार सभी रिपोर्ट पर क्लिक करें।

8.3 - उत्पादों / सेवाओं की सूची के नीचे, रन बटन पर क्लिक करें।

8.4 - आपको नीचे स्क्रीनशॉट में एक के समान एक रिपोर्ट दिखनी चाहिए।

जब आप क्विकबुक में खरीद ऑर्डर बनाते हैं, तो आपके वित्तीय वक्तव्यों पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। हालाँकि, जब आप इन्वेंट्री खरीदते और बेचते हैं, तो कई खाते और वित्तीय विवरण होते हैं जैसे कि आपकी बैलेंस शीट और आय स्टेटमेंट प्रभावित होते हैं।

नीचे खातों और वित्तीय विवरणों पर प्रभाव की एक सारांश तालिका है।

लेन-देनखाता प्रभावित हुआखाते पर प्रभाववित्तीय विवरण
माल की खरीदइन्वेंटरी एसेटबढ़नातुलन पत्र
कैशकमीतुलन पत्र
इन्वेंट्री बेचते हैंबिक्रीबढ़नाआय विवरण
ए / आर या कैशबढ़नातुलन पत्र
बेचे गए माल की कीमतबढ़नाआय विवरण
इन्वेंटरी एसेटकमीतुलन पत्र

टिप: प्रत्येक वर्ष आपको जो सबसे महत्वपूर्ण काम करना है, वह है आपके गोदाम में प्रत्येक वस्तु की भौतिक गणना करना। हालांकि यह करने के लिए सबसे रोमांचक बात नहीं है, यह आपको हर साल सही इन्वेंट्री गिनती और मूल्यांकन के साथ शुरू करने में मदद करेगा। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी पुस्तकें मेल खाती हैं जो आपके पास वास्तव में शेल्फ पर हैं। अधिक युक्तियों के लिए, भौतिक इन्वेंट्री गाइड को ट्रैक और गिनने का तरीका देखें।

नीचे एक नमूना भौतिक इन्वेंटरी वर्कशीट का एक स्नैपशॉट है जिसे आप क्विकबुक में पीडीएफ के रूप में एक्सेल करने या सहेजने के लिए निर्यात कर सकते हैं:

भौतिक इन्वेंटरी वर्कशीट

आपकी इनवेंटरी को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए आपको कई रिपोर्ट्स की समीक्षा करनी चाहिए, हम उन लोगों की चर्चा करेंगे।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी, क्यूबीओ में अपनी इन्वेंट्री के प्रबंधन के लाभों में से एक कई रिपोर्टों तक पहुंच है। यहां कुछ प्रमुख इन्वेंट्री रिपोर्ट दी गई हैं, जिन्हें आप कुछ ही मिनटों में चला सकते हैं।

इन्वेंटरी वैल्यूएशन सारांश रिपोर्ट

इन्वेंटरी वैल्यूएशन सारांश रिपोर्ट एसकेयू (यदि लागू हो), मात्रा, कुल संपत्ति मूल्य और आपके सभी उत्पादों की औसत लागत को दर्शाती है। क्विकबुक ऑनलाइन इन्वेंट्री वैल्यू की गणना करने के लिए इन्वेंट्री के फीफो पद्धति का उपयोग करता है। FIFO (फर्स्ट इन फर्स्ट आउट) का मतलब है कि जो इन्वेंट्री पहले खरीदी गई थी वह सबसे पहले बिकने वाली है। इस सूची विधि के बारे में अधिक जानने के लिए FIFO देखें।

उत्पाद / सेवा सारांश रिपोर्ट द्वारा बिक्री

उत्पाद / सेवा सारांश रिपोर्ट द्वारा बिक्री आपको कुल बिक्री, माल की लागत और आपके सभी इन्वेंट्री उत्पादों के सकल मार्जिन को दिखाती है। आप इस रिपोर्ट का उपयोग यह पता लगाने के लिए कर सकते हैं कि कौन से उत्पाद आपके सर्वश्रेष्ठ विक्रेता हैं।

सभी इन्वेंट्री रिपोर्ट तक पहुंचने के लिए, नीचे बताए अनुसार बाएं हाथ मेनू बार पर रिपोर्ट पर क्लिक करें।

पर क्लिक करें सभी रिपोर्ट, फिर उत्पाद और सूची प्रबंधित करें जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

अब जब आप क्विकबुक ऑनलाइन में इन्वेंट्री का ट्रैक रखने के लाभों को जानते हैं, तो हमारे निशुल्क क्विकबुक कोर्स की जांच करना सुनिश्चित करें, जिसमें वीडियो ट्यूटोरियल शामिल हैं कि आपकी बिक्री को कैसे ट्रैक किया जाए, अपने बिलों का भुगतान करें और क्विकबुक में अपने सभी बहीखाते को करें!