नए कर्मचारी रूपों के लिए अंतिम गाइड [+ नि: शुल्क टेम्पलेट्स]

नए कर्मचारी फॉर्म इलेक्ट्रॉनिक या पेपर दस्तावेज़ होते हैं जो नए भाड़े की जानकारी, जैसे पते, कर रोक, और काम की पात्रता पर कब्जा करते हैं। W- 4s, I-9s जैसे नए भाड़े के फॉर्म, और नौकरी के आवेदन सुनिश्चित करते हैं कि आपका व्यवसाय श्रम कानूनों के अनुरूप है और आपके लिए शेड्यूलिंग, संचार और पेरोल प्रसंस्करण का प्रबंधन करना आसान बनाता है।

आपके और आपके कर्मचारी के लिए नए भाड़े के फॉर्म को आसान बनाने के लिए, गुस्टो पेरोल सॉफ्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें। गुस्टो एक सभी मानव संसाधन (एचआर) और पेरोल प्रणाली के रूप में कार्य करता है और कर्मचारियों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित करने के लिए I-9 और W-2 रूपों जैसे नए किराया प्रलेखन प्रदान करता है - यह उनकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का हिस्सा है। जो आपके समय की बचत करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आप नए भाड़े के फॉर्म जमा करें जो आपको ऑनलाइन चाहिए। तीस दिनों तक इसका मुफ़्त इस्तेमाल करें।

अस्वीकरण: हम केवल सामान्य जानकारी और नमूना प्रपत्र प्रदान करते हैं; कृपया अपने नए कर्मचारी रूपों को अंतिम रूप देने से पहले अपने कानूनी पेशेवर से परामर्श करें।

नए कर्मचारी रूपों के प्रकार

नए भाड़े के रूप कर्मचारी जानकारी इकट्ठा करने के लिए एक साधन हैं। केवल कुछ नए कर्मचारी रूपों की आवश्यकता कानून द्वारा होती है, जैसे कि I-9s और W-4s, इसलिए हम पहले उन को कवर करेंगे। I-9 और W-4 जैसे प्रपत्रों को अनुपालन रूप माना जाता है क्योंकि वे सुनिश्चित करते हैं कि आपके व्यवसाय संघीय - और कभी-कभी, राज्य और स्थानीय - सरकारी अनुरोधों को इकट्ठा करने के मामले में आपके अनुरूप हैं। ज्यादातर मामलों में, अनुपालन प्रपत्र मुफ्त में ऑनलाइन मिल सकते हैं। कंपनी के आकार या उद्योग के आधार पर इन नए किराए के शेष रूपों की आवश्यकता हो सकती है। कई वैकल्पिक हैं।

यहाँ चार बुनियादी प्रकार के नए भाड़े के रूपों का सारांश दिया गया है:

  • अनुपालन: श्रम कानून और I-9 और W-4 जैसे कर अनुपालन के लिए आवश्यक प्रपत्र
  • सर्वश्रेष्ठ प्रणालियां: ऐसे फॉर्म जो आपके जीवन को कर्मचारी के काम और पेरोल को आसान बनाते हैं
  • कंपनी-विशिष्ट: कंपनी के आकार और उद्योग के आधार पर जिन रूपों की आवश्यकता हो सकती है
  • कर्मचारी का अनुभव: प्रपत्र जो आपके व्यवसाय को काम करने के लिए एक शानदार जगह बनाने में मदद करते हैं

अनुपालन प्रपत्र

अनुपालन प्रपत्र एक दस्तावेज हैं जो आपको एक ऑडिट के मामले में एक सरकारी एजेंसी को भेजने या दिखाने के लिए आवश्यक हो सकते हैं। वे तीन प्राथमिक श्रेणियों में आते हैं: आईआरएस द्वारा आवश्यक, संयुक्त राज्य अमेरिका नागरिकता और आव्रजन सेवा (यूएससीआईएस) और श्रम कानूनों के समर्थन में आवश्यक लोगों द्वारा आवश्यक। उदाहरणों में शामिल:

  • आईआरएस डब्ल्यू -4 और डब्ल्यू -9 जैसे राज्य और संघीय कर रोक के लिए बनाता है
  • I-9 की तरह रोजगार पात्रता प्रपत्र
  • राज्य-विशिष्ट खुलासे और राज्य की नई किराया रिपोर्टिंग

आईआरएस.जीओ जैसी सरकारी वेबसाइटों पर अनुपालन प्रपत्र देखे जा सकते हैं। इसके अलावा, कई राज्य एक नियोक्ता वेबसाइट की पेशकश करते हैं जिसमें सभी आवश्यक अनुपालन फॉर्म होते हैं जिनकी आपको आवश्यकता होती है यदि आप उस राज्य में श्रमिकों को नियुक्त करते हैं। हालाँकि, यह जटिल होने लगता है यदि आपके पास कई राज्यों में अलग-अलग आवश्यकताओं वाले श्रमिक हैं। उदाहरण के लिए, कुछ राज्यों के अपने स्वयं के कर रोक फॉर्म हैं जो डब्ल्यू -4 से भिन्न हैं। ज्यादातर मामलों में, आपका पेरोल प्रदाता आपको इन राज्यों में आवश्यक रूपों के साथ आपूर्ति कर सकता है।

यदि आपके पास पेरोल प्रदाता नहीं है, तो आप निम्नलिखित नए कर्मचारी फॉर्म पा सकते हैं और नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके अपने नए कर्मचारी के लिए खुद को संकलित कर सकते हैं:

डब्ल्यू 4

W-4 संघीय कर रोक का रूप है जो आपको बताता है कि करों में कर्मचारी के पेचेक से कितना रोकना है। कर्मचारियों को पहले पेरोल से पहले इस फॉर्म को पूरा करना आवश्यक है। डब्ल्यू -4 फॉर्म को कैसे इकट्ठा करें और पूरा करें, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए यहां पढ़ें।

मैं -9

I-9 फॉर्म संघीय पहचान सत्यापन (रोजगार सत्यापन) है, कर्मचारियों को यूएस डिपार्टमेंट ऑफ होमलैंड सिक्योरिटी के अनुसार पूरा करना आवश्यक है। नौकरी पर कर्मचारी के तीसरे दिन तक, उसे यह प्रमाणित करना होगा कि वे कानूनी रूप से यू.एस. में काम करने में सक्षम हैं, ज्यादातर मामलों में, ड्राइविंग लाइसेंस और सामाजिक सुरक्षा कार्ड या यू.एस. पासपोर्ट को दस्तावेज के रूप में प्रदान किया जा सकता है। आईडी के वैध रूपों के उदाहरणों के साथ, समय-सीमा द्वारा I-9 सत्यापन प्राप्त करने के निर्देश दिए गए हैं।

W-9

यह स्वतंत्र अनुबंध कर्मचारियों के लिए उपयोग किया जाने वाला संघीय कर फॉर्म है, जो डब्ल्यू -4 के समान है जिसे कर्मचारी भरते हैं। इसका उपयोग गैर-कर्मचारी कर्मचारियों के बारे में कर जानकारी इकट्ठा करने के लिए किया जाता है जो एक वर्ष में $ 600 या अधिक का भुगतान प्राप्त करते हैं। डब्ल्यू -9 का उपयोग करने के बारे में निर्देश और स्पष्टीकरण यहां दिए गए हैं।

राज्य कर की रोक

संघीय W-4 के समान, कई राज्य एक राज्य कर रोक के रूप में डेटा एकत्र करते हैं जिसे W-4 कहा जा सकता है या एक अलग नाम हो सकता है (उदाहरण के लिए, मैसाचुसेट्स में इसे M-4 रूप कहा जाता है; केंटकी में; के -4 फॉर्म)। अन्य राज्य संघीय W-4 फॉर्म में डिफ़ॉल्ट हैं और कुछ - अलास्का की तरह - राज्य करों को इकट्ठा नहीं करते हैं। अपने राज्य की जाँच करें जिसके लिए यदि कोई हो

राज्य नई किराया रिपोर्टिंग

यह एक ऐसा रूप है जिसे आप पूरा करते हैं और राज्य को यह दस्तावेज भेजने के लिए भेजते हैं कि आपने एक नया कर्मचारी नियुक्त किया है, और इसका उपयोग सांख्यिकीय डेटा और बच्चे के समर्थन के लिए किया जाता है। अधिकांश राज्यों को नए टीम के सदस्य को काम पर रखने के 20 दिनों के भीतर राज्य को जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है। आपके राज्य के संदर्भ में आवश्यक जानकारी के बारे में अधिक जानकारी यहां पाई जा सकती है।

यदि आप HR सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं या किसी व्यावसायिक कर्मचारी संगठन (PEO) के साथ काम करते हैं, तो यह रिपोर्टिंग सॉफ़्टवेयर के माध्यम से स्वचालित रूप से की जाती है।

जस्टवर्क्स जैसे पीईओ कर्मचारियों को ऑनलाइन फॉर्म प्रदान करेंगे।

एक बार कर्मचारियों को काम पर रखने और आय अर्जित करने के बाद, आपको हर साल दो अतिरिक्त रूपों को पूरा करना होगा - W-2 और 1099-MISC - उनके रोजगार की स्थिति के आधार पर। गुस्टो जैसे अधिकांश पेरोल प्रदाता आपके और आपके कर्मचारियों के लिए ये साल के अंत के फॉर्म मुफ्त प्रदान करेंगे, हालांकि कुछ पेरोल प्रदाता आपको उन्हें संसाधित करने के लिए अतिरिक्त शुल्क दे सकते हैं।

  • W-2 फॉर्म: कमाई और कर कटौती की रिपोर्ट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले कर्मचारियों के लिए आवश्यक संघीय कर फ़ॉर्म; डब्ल्यू -2 का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए यहां पढ़ें
  • 1099-MISC फॉर्म: अनुबंध श्रमिकों के लिए संघीय कर फॉर्म की आवश्यकता होती है जो प्रति वर्ष $ 600 से अधिक कमाते हैं

गस्टो जैसे पेरोल प्रदाता आपकी ओर से साल के अंत में रोजगार कर दस्तावेज दाखिल कर सकते हैं।

आपके राज्य की नई किराया प्रकटीकरण सूची, नई किराया रिपोर्टिंग आवश्यकताओं, राज्य और स्थानीय श्रम कानूनों और किसी भी राज्य-विशिष्ट कर रूपों के लिए, हम आपके राज्य के लिए कर एजेंसी की वेबसाइट पर जाने की सलाह देते हैं। यदि आप अपना पहला पेरोल चलाने की योजना बना रहे हैं, तो हम पेरोल प्रक्रिया के बारे में पढ़ने की सलाह देते हैं कि क्या होता है और कब होता है।

यदि आप Gusto जैसे पेरोल प्रदाता का चयन करते हैं या Justworks जैसे PEO के साथ काम करते हैं, तो यह सुनिश्चित करेगा कि नया किराया राज्य और संघीय W-4 कर फ़ॉर्म या W-9 ठेकेदार रूपों के साथ-साथ I-9 फ़ॉर्म को भी भरता है। इसमें राज्य-विशिष्ट नए भाड़े के खुलासे भी शामिल होंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए राज्य के नए भाड़े की रिपोर्टिंग प्रदान करेंगे कि आपके व्यवसायिक किराए पर लेने की प्रथाओं का अनुपालन हो।

गुस्टो पर जाएँ

प्रपत्रों की अगली श्रेणी वैकल्पिक है, लेकिन हम दिल से अनुशंसा करते हैं कि आप एक नियोक्ता के रूप में उन सभी को अनिवार्य और एक सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में मानते हैं और एक नियोक्ता के रूप में आपके जीवन को आसान बनाते हैं।

सर्वोत्तम अभ्यास: आपके जीवन को आसान बनाने वाले रूप

सर्वोत्तम प्रथाओं के रूप में उन अतिरिक्त नए कर्मचारी दस्तावेज हैं जो प्रेमी नियोक्ता इकट्ठा करते हैं और नए किराया ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान बचाते हैं। वे रोजगार विवाद के मामले में आपके व्यवसाय की रक्षा करते हैं और आपकी नीतियों और अपेक्षाओं को स्पष्ट करते हैं। यह प्रदर्शन में सुधार करता है और आपको इसकी आवश्यकता होने पर महत्वपूर्ण जानकारी खोजने में मदद करता है। यदि आप इन दस्तावेज़ों को ऑनलाइन स्टोर करते हैं, तो यह और भी बेहतर है क्योंकि आप इन्हें खोज सकते हैं और जल्दी से खोज सकते हैं।

नीचे दिए गए लिंक के माध्यम से नि: शुल्क सर्वोत्तम अभ्यास प्रपत्र टेम्पलेट, उदाहरण और निर्देश शामिल किए गए हैं:

  • नौकरी के लिए आवेदन पत्र: नौकरी के लिए आवेदन भेदभाव के आरोप के मामले में आपकी रक्षा कर सकते हैं और बुनियादी कर्मचारी पृष्ठभूमि और संपर्क डेटा प्रदान कर सकते हैं
  • कर्मचारी पुस्तिका: समयबद्धन से लेकर बीमारी की छुट्टी तक सभी कर्मचारी नीतियों का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है, जो कि वसीयत रोजगार को भी कवर करता है
  • विशिष्ट हस्ताक्षरित नीति दस्तावेज़: इस बात की पुष्टि करने के लिए उपयोग किया जाता है कि आवश्यकताओं को पूरा किया गया है या प्रशिक्षण पूरा किया गया है, जैसे कि गैर-भेदभाव या ड्रग परीक्षण नीतियां
  • आपातकालीन संपर्क जानकारी: आपातकालीन स्थिति में उपयोग किया जाता है, जैसे कि यदि कोई कर्मचारी घायल हो जाता है, तो वह काम पर बीमार हो जाता है, या काम के लिए असफल रहता है और उस तक नहीं पहुंचा जा सकता है
  • प्रस्ताव पत्र पर हस्ताक्षर किए: यह दस्तावेज जो कर्मचारी नौकरी की भूमिका, शीर्षक, प्रारंभ तिथि, वेतन और लाभों से सहमत हैं
  • हस्ताक्षरित रोजगार अनुबंध / समझौता: गैर-अनुरूपता के लिए दंड सहित कार्य समझौते की पुष्टि करने के लिए प्रबंधन, कार्यकारी और ठेकेदारों के लिए उपयोग किया जाता है
  • गैर-समझौता समझौते (NCA): यह आपके व्यवसाय को उस कंपनी के साथ प्रतिस्पर्धा के दौरान या उसके बाद रोजगार से रोकने के द्वारा आपके व्यवसाय की सुरक्षा करता है
  • नॉनडिस्क्लोजर एग्रीमेंट (NDA): इसे एक गोपनीयता समझौते के रूप में भी जाना जाता है, यह आपके व्यवसाय को गोपनीय, स्वामित्व जानकारी साझा करने से रोकता है
  • सीधे जमा प्रपत्र: कर्मचारियों के बैंक खाते की जानकारी (वैकल्पिक)
  • लाभ नामांकन फार्म: किसी कर्मचारी को स्वास्थ्य देखभाल या बीमा लाभों के लिए साइन अप करने की अनुमति देता है और कर्मचारियों और उनके आश्रितों (वैकल्पिक) के बारे में जानकारी इकट्ठा करता है।
  • निवृत्ति नामांकन और लाभार्थी प्रपत्र: केवल तभी उपयोग किया जाता है जब आप एक सेवानिवृत्ति लाभ प्रदान करते हैं जैसे कि 401 (के) या जीवन बीमा जैसे बीमा लाभ (वैकल्पिक)

यदि आपके पास एक प्रति घंटा, अंशकालिक व्यवसाय है जैसे कि एक कैफे या खुदरा दुकान, जिसे मालिकाना जानकारी की रक्षा करने की आवश्यकता नहीं है, तो हम अनुशंसा करेंगे कि आप पहले तीन रूपों का उपयोग कम से कम करने पर विचार करें: कर्मचारी पुस्तिका, नीति दस्तावेज और आपातकालीन संपर्क जानकारी। बेशक, अगर आप डायरेक्ट डिपॉजिट की पेशकश करते हैं, तो आप सीधे डिपॉजिट फॉर्म को पूरा करने के लिए नए हायर भी करना चाहते हैं, ताकि आपको मैनुअल पे-चेक प्रिंट, डिस्ट्रीब्यूट और ट्रैक न करना पड़े।

आपको इन सभी नए कर्मचारी रूपों को स्टोर करने के लिए एक जगह की आवश्यकता होगी, या तो फ़ाइल फ़ोल्डर्स (जो हम अनुशंसा नहीं करते हैं) या वस्तुतः, जीआरओ जैसे एचआर या पेरोल सिस्टम का उपयोग करके मुफ्त दस्तावेज़ भंडारण के साथ। फिर, जब आपके करों को दर्ज करने का समय आता है, तो आपके पास अपने एकाउंटेंट के लिए एक ही जगह पर सब कुछ होगा।

वास्तव में, यदि आप हमारी अनुशंसित पेरोल सेवाओं में से किसी एक का उपयोग करते हैं, तो टैक्स फाइलिंग स्वचालित रूप से की जानी चाहिए। हम सीधे जमा की पेशकश करने की भी सलाह देते हैं, हालांकि कुछ राज्यों को वैकल्पिक भुगतान विधियों को सीमित करने की आवश्यकता होती है जिसे आप यहां पढ़ सकते हैं।

आपके व्यवसाय के बावजूद, इन सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करना भारी हो सकता है। यदि आप गुस्टो या जस्टवर्क्स के साथ काम करते हैं, तो आप हर नए कर्मचारी के लिए एक कस्टम ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया बना सकते हैं, जिसमें इन सभी दस्तावेजों को स्वचालित रूप से हस्ताक्षर करने और पूरा करने के लिए भेजा जाता है। बेहतर अभी तक, आप देख सकते हैं कि उन्होंने ऐसा किया या नहीं।

गुस्टो कर्मचारियों को ई-साइन दस्तावेज़ों की अनुमति देता है, जो कर्मचारी रिकॉर्ड के साथ दायर किए जाते हैं।

अगला खंड स्वास्थ्य देखभाल, चाइल्डकैअर, या वित्त जैसे अनूठे उद्योगों में व्यवसायों के लिए तैयार है और आपके कंपनी के आकार के आधार पर नए भाड़े के रूपों की आवश्यकता हो सकती है।

कंपनी विशिष्ट: विशेष मामला और उद्योग से संबंधित प्रपत्र

कुछ नए कर्मचारी फॉर्म हैं, जिन्हें आपको अपने व्यापार, अपने उद्योग या अपनी विशिष्ट-कंपनी की जरूरतों के आधार पर अपने नए भाड़े की कागजी कार्रवाई में जोड़ना पड़ सकता है। आप इन्हें पहले या अभिविन्यास के दौरान इकट्ठा कर सकते हैं या अपनी नई किराया सूची में शामिल कर सकते हैं।

इसमें शामिल है:

  • पृष्ठभूमि की जाँच के परिणाम: कुछ उद्योगों जैसे शिक्षा, स्वास्थ्य देखभाल और बैंकिंग में परीक्षण और पृष्ठभूमि की जांच के परिणाम की आवश्यकता हो सकती है; यदि आप पृष्ठभूमि की जाँच करते हैं, तो आपको परिणामों को एक सुरक्षित स्थान पर सहेजना चाहिए क्योंकि परिणाम आपके व्यवसाय की रक्षा कर सकते हैं मुकदमा के मामले में अनुचित व्यवहार प्रथाओं का दावा कर सकते हैं
  • क्रेडिट जाँच परिणाम: बैकग्राउंड चेक के समान, यदि आपके उद्योग को क्रेडिट चेक की आवश्यकता है या आप उनसे अनुरोध करते हैं, तो परिणाम को बनाए रखें
  • ड्रग परीक्षण: ये स्वास्थ्य देखभाल, परिवहन या वैकल्पिक जैसे विशिष्ट उद्योग हो सकते हैं
  • स्वास्थ्य बीमा नामांकन फार्म: एक बार आपकी कर्मचारी आबादी 50 पूर्णकालिक कर्मचारियों (FTE) तक पहुंच जाती है, तो आपको स्वास्थ्य देखभाल लाभ देने की आवश्यकता होगी; आम तौर पर लाभ प्रदाता द्वारा आपूर्ति की जाती है, कर्मचारी द्वारा पूरा किया जाता है और फिर आपके सिस्टम में संग्रहीत किया जाता है
  • समान रोजगार अवसर आयोग (EEOC) डेटा फॉर्म: यदि आप 100 से अधिक लोगों को रोजगार देते हैं और मॉनिटर करते हैं कि आपको समान अवसर रोजगार कानूनों की शिकायत है, तो इस फॉर्म की आवश्यकता है; ऊपर के अन्य चार रूपों के विपरीत, यह भाड़े के समय के बजाय वर्ष के अंत में पूरा होता है

आइए इनमें से प्रत्येक को और उन स्थितियों को संबोधित करें जिनकी आपको तालिका रूप में आवश्यकता हो सकती है।

कंपनी विशिष्ट नई किराया प्रपत्र तालिका

नया किराया फॉर्मइसकी जरूरत किसे है?लागत
समान रोजगार अवसर आयोग (EEOC) फॉर्म100 कर्मचारियों या उससे अधिक की बड़ी कंपनियांकोई नहीं; बस समय है, जो Gusto जैसे प्रदाता के माध्यम से आपकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का एक हिस्सा भी हो सकता है
पृष्ठभूमि की जांचयदि आपका व्यवसाय शिक्षा / चाइल्डकैअर, वित्तीय सेवाओं, आतिथ्य, सरकारी काम, स्वास्थ्य देखभाल, गेमिंग या देखभाल में है, तो आपको पृष्ठभूमि की जाँच करनी चाहिएगुडहेयर लगभग $ 60 / चेक के लिए एक महान सेवा चलाता है; आप पैसे बचाने के लिए थोक में भी खरीद सकते हैं; हमारे खरीदार की मार्गदर्शिका में पृष्ठभूमि चेक प्रदाताओं के बारे में अधिक पढ़ें
क्रेडिट जाँचलेखांकन और बंधक दलालों, या सरकार, सेना, या पुलिस से संबंधित वित्तीय स्थान में कोई भी कंपनी, क्रेडिट चेक का संचालन करना चाहिएगुडहेयर में एक क्रेडिट रिपोर्ट एक पृष्ठभूमि की जांच के लिए $ 15 है
ड्रग टेस्ट की जाँचकोई भी व्यवसाय जो परिवहन या सुरक्षा चिंताओं से संबंधित है, जैसे निर्माण, आमतौर पर दवा परीक्षण; अमेरिकी परिवहन विभाग को कुछ कंपनियों के लिए इसकी आवश्यकता हो सकती हैगुडहेयर में दवा परीक्षण $ 60 से शुरू होता है (और अधिक पदार्थों के साथ मूल्य में वृद्धि)
लाभ नामांकन फार्मकर्मचारी देखभाल प्रदान करने के लिए सस्ती देखभाल अधिनियम (एसीए) द्वारा 50 या अधिक सीसीडी वाले नियोक्ताओं की आवश्यकता होती है और फिर उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले लाभों की रिपोर्ट करें (इस लेख को लिंक करें) आईआरएस 1094 और 1095-सी बनाता है।फॉर्म की कोई कीमत नहीं है, लेकिन लाभ प्रति कर्मचारी सैकड़ों डॉलर प्रति माह खर्च कर सकते हैं, यह आप, नियोक्ता, योगदान पर निर्भर करता है

अंत में, हम साझा करेंगे कि क्या कंपनियां शामिल हो सकती हैं यदि वे वास्तव में एक नया किराया "वाह" करना चाहते हैं और एक महान पहली छाप बनाते हैं, साथ ही साथ एक कंपनी संस्कृति की स्थापना करते हैं जो सबसे अच्छी प्रतिभा को आकर्षित करती है।

कर्मचारी अनुभव: एक आदर्श कार्य वातावरण बनाने वाले प्रपत्र

ये वैकल्पिक कर्मचारी रूप और नए भाड़े के दस्तावेज हैं जो कर्मचारी के अनुभव, नौकरी के प्रदर्शन और कार्य संस्कृति में सुधार करते हैं। इन नए भाड़े के रूपों को कानून द्वारा आवश्यक नहीं है, बल्कि नए भाड़े पर एक शानदार छाप बनाने के लिए उपयोग किया जाता है, साथ ही साथ अपने रोजगार ब्रांड में सुधार करने के लिए जोड़ते हैं।

आपके अन्य नए कर्मचारी रूपों के साथ शामिल करने के लिए महान रूप हैं:

  • लक्ष्य निर्धारण फ़ॉर्म: यह कर्मचारी लक्ष्यों को इकट्ठा करने और प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक दस्तावेज है
  • व्यक्तिगत प्रोफ़ाइल / प्राथमिकताएं फ़ॉर्म: कर्मचारी के बारे में डेटा जानना अच्छा है, इसमें उनका जन्मदिन, पसंदीदा भोजन या सपने की नौकरी शामिल हो सकती है
  • संचार शैली मूल्यांकन: यह डेटा प्रभुत्व, प्रभाव, स्थिरता और अनुपालन (DiSC), मायर्स-ब्रिग्स, या प्रबंधन द्वारा ताकत (एमबीएस) जैसे मूल्यांकन टूल का उपयोग करके इकट्ठा किया जा सकता है
  • प्रतिभा प्रोफ़ाइल: यह कर्मचारी के प्रदर्शन और क्षमता के साथ-साथ उनके कार्यस्थल की क्षमता और उनके संभावित कैरियर मार्ग की जानकारी को ट्रैक करता है
  • अभिविन्यास चेकलिस्ट: यह कर्मचारियों को नौकरी पर अपने पहले दिनों में अंतर्दृष्टि देता है
  • अनुसूची और उपलब्धता: इससे कर्मचारियों को काम के घंटों के लिए अपनी प्राथमिकताएं साझा करने का मौका मिलता है और कर्मचारी टाइमकीपिंग सॉफ्टवेयर में एक आम सुविधा के रूप में शामिल होता है
  • लाभ नामांकन फॉर्म: यहां तक ​​कि अगर आपको स्वास्थ्य बीमा प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप कम्यूटर भत्ता या ड्राई क्लीनिंग जैसे कर्मचारी लाभ या भत्ते की पेशकश कर सकते हैं
  • 401 (के) नामांकन फॉर्म: ये कार्यक्रम कर्मचारी प्रतिधारण में सुधार करते हैं

हालांकि हम प्रदर्शन प्रबंधन, पुरस्कार, या भत्तों में बहुत दूर नहीं जाना चाहते हैं, लेकिन सफलता के लिए एक रास्ते पर शुरू किया गया नया किराया कर्मचारी प्रतिधारण के साथ-साथ एक नियोक्ता ब्रांडिंग दृष्टिकोण से भी महत्वपूर्ण है। यह आपको भविष्य में शीर्ष प्रतिभाओं की भर्ती करने में मदद करता है।

इन दस्तावेजों और रूपों में से प्रत्येक पर कुछ विस्तार दिया गया है जो कर्मचारी के अनुभव को बेहतर बनाते हैं।

लक्ष्य निर्धारण प्रपत्र

एक नया कर्मचारी एक गोल वर्कशीट भरें जो उनके नए नौकरी विवरण के साथ संरेखित हो। वे क्या हासिल करना चाहते हैं? वे क्या सीखने की उम्मीद कर रहे हैं? वे एक दिन कहाँ जाना चाहते हैं? यह उन्हें प्रेरित करेगा और साथ ही उन्हें कर्मचारी मान्यता प्राप्त करने के तरीके खोजने में मदद करेगा। वास्तव में, यदि आप उस प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहते हैं, तो प्रदर्शन प्रबंधन उपकरण बहुत सारे हैं।

व्यक्तिगत प्रोफाइल / प्राथमिकताएं फॉर्म

आपको उनके गहन व्यक्तिगत इतिहास की आवश्यकता नहीं है - और न ही आप इसे चाहते हैं - लेकिन उम्मीदवारों से पूछें कि वे कहां से हैं, उनकी पसंदीदा खेल टीमें क्या हैं, उनके शौक क्या हैं और इसी तरह उन्हें उनके साथ पेश करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है सह-कार्यकर्ता या टीम के सदस्यों को खोजने के लिए वे अपने सामान्य हितों के कारण दोस्त बन सकते हैं। यह तुरंत उन्हें अधिक स्वागत महसूस करने में मदद करेगा।

यदि आप Zoho People जैसे HR सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आप टेम्पलेट या अनुकूलित रूपों का उपयोग करके आसानी से इस जानकारी को ऑनलाइन एकत्र कर सकते हैं। ज़ोहो छोटे व्यवसाय के लिए स्वतंत्र है और फिर प्रति कर्मचारी केवल $ 1 प्रति माह खर्च करता है, जिससे आपको अपने सभी कर्मचारी दस्तावेजों को एक प्रणाली में संग्रहीत करने का एक तरीका मिल जाता है। नि: शुल्क 15-दिवसीय परीक्षण प्राप्त करें।

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संचार शैली का मूल्यांकन

खासकर यदि आपके पास एक अद्वितीय या दूरस्थ टीम है, तो आप अपने नए कर्मचारी की संचार शैली जानना चाहेंगे - और वे आपका जानना चाहते हैं। चैट, फोन कॉल, टेक्स्ट संदेश, वीडियो कॉन्फ्रेंस, ईमेल या स्लैक - सबसे तेज़ प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए संचार के किस रूप का उपयोग किया जाना चाहिए? वापस प्रतिक्रिया करते समय उन्हें किस रूप में उपयोग करना चाहिए? वे कब परेशान नहीं होना पसंद करेंगे? क्या वे किसी के माध्यम से विचारों पर बात करना पसंद करते हैं या अपने दिमाग पर विचार करते हैं और फिर अपने विचार प्रस्तुत करते हैं?

कुछ विक्रेताओं जैसे वास्तव में आपको मूल्यांकन जानकारी का उपयोग करके इस जानकारी को इकट्ठा करने की अनुमति मिलती है, जैसे कि डीएससीए भर्ती प्रक्रिया के दौरान।

वास्तव में, एक कंपनी मैंने स्ट्रेंथ द्वारा टूल मैनेजमेंट का उपयोग करके स्वभाव शैली के आधार पर उनके संगठनात्मक चार्ट को रंगीन करने के साथ काम किया। इसने व्यक्तियों और विभागों के बीच बहुत से पारस्परिक संचार मुद्दों को सुलझाया, एक बार जब उन्होंने सीखा कि प्रत्येक व्यक्ति कैसे सोचता है और अलग-अलग संवाद करता है और एक-दूसरे की शैलियों के अनुकूल होने के लिए तैयार हो जाता है।

टैलेंट प्रोफाइल

प्रत्येक स्टाफ सदस्य के कौशल, अनुभव, कैरियर के लक्ष्यों और विशेष प्रतिभाओं को दस्तावेज करें ताकि जब कोई नौकरी शुरू हो, तो आपको पता चल जाएगा कि संगठन में कौन दौड़ने में सक्षम हो सकता है। हो सकता है कि आपका ग्राहक सेवा प्रतिनिधि सोशल मीडिया हो या फिर आपका शिपिंग क्लर्क स्पैनिश बोलता हो। जब आपको उन कौशल की आवश्यकता होती है, तो आपको पता चल जाएगा कि किसे चालू करना है। फिर से, एचओएच सॉफ्टवेयर जैसे ज़ोहो पीपल का उपयोग इस डेटा को ऑनलाइन इकट्ठा करने और संग्रहीत करने के लिए किया जा सकता है।

ओरिएंटेशन चेकलिस्ट

एक अभिविन्यास चेकलिस्ट सुनिश्चित करता है कि आप पहले कुछ हफ्तों के दौरान किसी भी प्रकार या कार्यों को याद न करें। कर्मचारियों को एक प्रति प्रदान करने से उन्हें यह पता लगाने में मदद मिलती है कि उन्हें क्या करने की उम्मीद है और वे किससे मिलने की उम्मीद कर रहे हैं।

नए प्रबंधकों को एक कॉपी देने में मदद मिलती है ताकि वे समझ सकें कि ओरिएंटेशन और ऑनबोर्डिंग कागजी कार्रवाई को भरने और कर्मचारी को काम करने से अधिक है। इसमें अक्सर ट्रेनिंग और जॉब शैडोइंग शामिल होती है, ताकि कर्मचारी तेज गति से उठ सके और महसूस कर सके कि वे टीम का हिस्सा हैं।

अनुसूची और उपलब्धता

उन नियोक्ताओं के लिए जो फ्लेक्स वर्क शेड्यूल की पेशकश करते हैं या कर्मचारियों को अपनी शिफ्ट प्राथमिकताएं चुनने की अनुमति देते हैं, यह एक ऐसा रूप है जिसका उपयोग कर्मचारी उन वरीयताओं को साझा करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, वे रात या सप्ताहांत काम करना पसंद कर सकते हैं या पूर्व प्रतिबद्धताओं, जैसे कि कॉलेज की कक्षाएं, डेकेयर मुद्दे या स्वयंसेवक जिम्मेदारियां हो सकती हैं।

समय बचाने के लिए, जब मैं काम करता हूं या होमबेस की तरह खाली समय और उपस्थिति सॉफ्टवेयर जैसे मुफ्त शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें। दोनों ही कर्मचारियों के समय को बचाने के लिए आपके शेड्यूल को इनपुट करते हैं और स्वैप भी करते हैं। आज मुक्त होने के लिए हस्ताक्षर किए।

होमबेस पर जाएँ

कौन नया किराया फार्म सही हैं के लिए

सभी व्यवसायों, यहां तक ​​कि केवल एक कर्मचारी वाले को न्यूनतम पर अनुपालन रूपों को इकट्ठा करने और संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। अन्य प्रकार कुछ प्रकार के व्यवसायों, व्यवसायों के लिए सर्वोत्तम हैं जो एक निश्चित आकार या व्यवसायों तक पहुंचते हैं जो एक शीर्ष कार्य संस्कृति बनाना चाहते हैं।

यहां उन व्यवसायों के प्रकार हैं जिन्हें विभिन्न प्रकार के नए भाड़े के रूपों की आवश्यकता है:

  • ऐसे व्यवसाय जो कर्मचारियों को काम पर रखते हैं: सभी व्यवसाय जो कर्मचारियों को काम पर रखते हैं, उन्हें मातृभूमि सुरक्षा विभाग (I-9) और IRS (W-4) द्वारा आवश्यक डेटा एकत्र करना आवश्यक है
  • व्यवसाय जो ठेकेदारों को काम पर रखते हैं: ठेकेदारों को किराए पर लेने वाले व्यवसायों को केवल कर डेटा (डब्ल्यू -9) इकट्ठा करने की आवश्यकता होती है; अन्य सभी रूप वैकल्पिक हैं; हालाँकि, NDA और रोजगार अनुबंधों की सिफारिश व्यापार की रक्षा और संभावित मुकदमों को कम करने के लिए की जाती है
  • ऐसे व्यवसाय जो केवल परिवार के सदस्यों को किराए पर लेते हैं: यहां तक ​​कि केवल परिवार के सदस्यों को काम पर रखने वाले व्यवसायों को कर डेटा एकत्र करने की आवश्यकता होती है - या तो डब्ल्यू -4 या डब्ल्यू -9 - प्रत्येक परिवार के सदस्य को भुगतान कैसे किया जाता है, इसके आधार पर
  • ऐसे व्यवसाय जो मुकदमा जोखिम कम करना चाहते हैं: अनुपालन रूपों के अलावा, ऊपर सूचीबद्ध सबसे अच्छे अभ्यास फॉर्म कर्मचारी और नियोक्ता संचार में सुधार और अपेक्षाओं को स्पष्ट करके मुकदमों को कम करने या बचने में मदद करेंगे।
  • व्यवसाय जो एक महान कंपनी संस्कृति का निर्माण करना चाहते हैं: उपरोक्त सभी रूपों को सही ढंग से उपयोग किए जाने पर आपके रोजगार ब्रांड को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी; उदाहरण के लिए, भले ही कानून की आवश्यकता न हो, बैकग्राउंड चेक और ड्रग स्क्रीन आपके मौजूदा कार्यबल और क्लाइंट की रक्षा कर सकते हैं, जो आपको कार्यस्थल ड्रामा का कारण बनने वाले लोगों को काम पर रखने से रोक सकते हैं।

सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास नियोक्ता एचआर विशेषज्ञों को इस सभी प्रलेखन को इकट्ठा करने और प्रबंधित करने के लिए नियुक्त करते हैं। आप अपने कर्मचारियों को एक समान अनुभव प्रदान कर सकते हैं और साथ ही Gusto जैसी कंपनी या Justworks जैसे PEO के साथ काम करके अपने रोजगार जोखिम को कम कर सकते हैं। ये छोटी व्यवसाय सेवाएँ आपको अपने फ़ॉर्म ऑनलाइन जमा करने और संग्रहीत करने में मदद करने के लिए आपको एचआर विशेषज्ञ प्रदान करती हैं।

क्या नया कर्मचारी लागत लागत

हमारे टेम्प्लेट, सरकार द्वारा प्रदान किए गए पीडीएफ फॉर्म या ऑनलाइन पाए गए नमूनों का उपयोग करके, आप अपने अधिकांश नए कर्मचारी फॉर्मों को मुफ्त में इकट्ठा और तैयार कर सकते हैं। फिर, आप कागज और स्याही की लागत के लिए उन्हें संशोधित और प्रिंट कर सकते हैं। हालांकि, कुछ व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए एचआर को तीसरे पक्ष को आउटसोर्स करना पसंद करते हैं कि उनके सभी नए भाड़े के फॉर्म क्रम, अनुकूलित और कानूनी हैं।

विचार करने के लिए लागत में से कुछ हैं:

  • एचआर सॉफ्टवेयर: अक्सर, मानक रूपों को एचआर सॉफ्टवेयर में बनाया जाता है; $ 1 से $ 15 प्रति माह प्रति कर्मचारी के बीच, आपके पास न केवल फॉर्म हो सकते हैं, बल्कि अक्सर ई-हस्ताक्षर और ऑनलाइन स्टोरेज के साथ एक स्वचालित वर्कफ़्लो होता है, जैसे कि Gusto प्रदान करता है
  • मानव संसाधन पेशेवर: एक एचआर पेशेवर को काम पर रखने के लिए $ 50 प्रति घंटे से लेकर $ 5,000 तक नए भाड़े के रूपों और दस्तावेजों के स्टार्टअप पैकेज की लागत हो सकती है, जिसमें अक्सर एक कर्मचारी हैंडबुक शामिल होता है; यदि आप एक पूर्णकालिक मानव संसाधन संसाधन रखते हैं, तो प्रति वर्ष $ 50,000 की लागत हो सकती है
  • वकील: यदि आपके पास अपने डाउनलोड किए गए रूपों की समीक्षा करने वाला एक वकील है, तो आप कुछ घंटों के काम के साथ कुछ सौ से लेकर कुछ हज़ार डॉलर तक प्राप्त कर सकते हैं; उदाहरण के लिए, लीगलज़ूम व्यावसायिक रूपों और नीतियों की समीक्षा करने के लिए प्रति दस्तावेज़ $ 39 से $ 99 का शुल्क लेता है; हालाँकि, यदि आपके पास अटॉर्नी ड्राफ्ट है और आप के लिए फॉर्म उपलब्ध कराते हैं तो आप काफी अधिक भुगतान कर सकते हैं
  • यह स्वयं करो: यह सबसे आसान, सबसे कम लागत वाला विकल्प है, लेकिन यह समय-गहन भी हो सकता है; एचआर अनुभव के आपके स्तर के आधार पर, आप या आपके प्रशासनिक सहायक उन रूपों को डाउनलोड करने में सक्षम हो सकते हैं जिन्हें हम प्रदान करते हैं और उन्हें समय-खर्च के अलावा कम या बिना किसी लागत के अनुकूलित करते हैं
  • दस्तावेजों का प्रबंधन: दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने का सबसे सस्ता तरीका उन्हें एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में गिराना है जो एक सुरक्षित फ़ाइल फ़ोल्डर में रखा गया है; हालांकि, एक बेहतर - और अधिक खोज योग्य - विकल्प उन्हें ऑनलाइन स्टोर करना है, जैसे कि आपके सुरक्षित नेटवर्क पर या जी सूट खाते में; हालाँकि, यदि आप Gusto जैसे HR / पेरोल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो वे आपके लिए ऑनलाइन संग्रहीत किए जाएंगे

रूपों खुद को कम लागत। यदि आप अपने स्वयं के डॉक्स बनाते हैं तो यह सुनिश्चित करना कि वे कानूनी रूप से थोड़े अधिक लागत वाले हो सकते हैं। आपको किसी व्यक्ति को ट्रैक करने और प्रबंधित करने के लिए किराए पर लेने की आवश्यकता होगी, जब तक कि आप ज़ोहो लोग या गुस्टो जैसी स्वचालित प्रणाली का उपयोग नहीं करते हैं।

जहां नए किराए के फार्म का पता लगाएं

हमने इस लेख में ऊपर दिए गए पाठ के भीतर रूपों को स्वयं से जोड़ने के लिए अपनी पूरी कोशिश की है। आप कई सरकारी वेबसाइटों पर भी पा सकते हैं। इसके अलावा, आपको उनके सॉफ़्टवेयर या सेवाओं को खरीदने के लिए लुभाने के लिए, कई एचआर और पेरोल विक्रेता मुफ्त में डाउनलोड करने योग्य रूप प्रदान करते हैं।

ऑनलाइन

यदि आप किसी भी रूप में नाम के लिए ऑनलाइन खोज करते हैं, तो संभवतः आपको एक प्रयोग करने योग्य संस्करण मिलेगा, जिसे आप डाउनलोड, संशोधित या संशोधित कर सकते हैं। कुछ विक्रेताओं को फॉर्म प्राप्त करने के लिए आपको अपना ईमेल पता प्रदान करने की आवश्यकता होती है, हालांकि, और सभी राज्य में सभी फॉर्म मान्य नहीं हैं। उदाहरण के लिए, कुछ राज्य आपको नौकरी आवेदन पत्र पर पूर्व वेतन प्रश्न पूछने की अनुमति नहीं देते हैं। इसलिए, डाउनलोड किए गए फ़ॉर्म की स्वयं समीक्षा करना सबसे अच्छा है या आपके वकील ने यह सुनिश्चित करने के लिए एक नज़र रखी है कि वे वैध हैं।

खोज करने के लिए एक अच्छी जगह अमेरिकी श्रम विभाग है। फॉर्म खोजने के लिए एक और अच्छी जगह हमारी खुद की FitSmallBusiness वेबसाइट है। फ़ॉर्म नाम से खोजें, और आपको अक्सर एक फ़ॉर्म टेम्प्लेट और एक नीति मिलेगी जिसे आप मुफ्त में डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं।

पेरोल प्रदाता

अधिकांश पेरोल प्रदाता आपकी सेवा के हिस्से के रूप में आपको नए भाड़े के फॉर्म देकर या उन्हें अपनी वेबसाइट से डाउनलोड करने योग्य बनाकर आपके जीवन को आसान बनाने की पूरी कोशिश करते हैं। उदाहरण के लिए, ADP और अन्य की तरह गुस्टो, नए भाड़े पर जहाज पर चढ़ने की प्रक्रिया के दौरान ई-हस्ताक्षर के लिए फॉर्म उपलब्ध कराता है।

वास्तव में, फ्री टाइमकीपिंग विक्रेता, होमबेस - जो गुस्टो के साथ मिलकर काम करता है - प्रति घंटा श्रमिकों को काम पर रखने वाले ग्राहकों का समर्थन करने के लिए नए भाड़े के रूपों पर एक शानदार चयन प्रदान करता है।

होमबेस पर जाएँ

SHRM

मानव संसाधन प्रबंधन के लिए सोसायटी (SHRM) अधिकांश मानव संसाधन पेशेवरों के लिए संसाधन है। जबकि एक सदस्य होने के लिए प्रति वर्ष कुछ सौ डॉलर का खर्च आता है, जब आप साइन अप करते हैं, तो आपको नीतिगत टेम्पलेट्स के साथ लगभग हर तरह के एचआर फॉर्म की कल्पना की जा सकती है।

एक मानव संसाधन संसाधन / सलाहकार

यदि आप इसे अनुकूलित करने के लिए किसी प्रपत्र, जैसे HR पेशेवर से अधिक चाहते हैं, तो HR सलाहकार के साथ काम करने पर विचार करें। आप उन्हें Fiverr या Upwork जैसी वेबसाइटों के माध्यम से ऑनलाइन पा सकते हैं। कई एचआर सलाहकारों के पास पूर्वनिर्धारित रूपों का अपना सेट होता है जिसे वे संशोधित कर सकते हैं और आपको व्यक्तिगत रूप से या पैकेज के हिस्से के रूप में प्रदान कर सकते हैं।

आपका अटार्नी

यदि आप जोखिम में पड़ गए हैं, तो यह रास्ता तय करना है। एचआर रूपों के लिए अपने वकील से पूछें कि वे आपके राज्य के लिए कानूनी रूप से अनुपालन कर रहे हैं। वैकल्पिक रूप से, उन्हें उन फॉर्मों की समीक्षा करने के लिए कहें जिन्हें आपने ऑनलाइन पाया है। इस तरह आप किसी भी संभावना को कम करने के लिए सुनिश्चित होंगे कि आपके फॉर्म रोजगार कानूनों का उल्लंघन कर सकते हैं या आपके रोजगार दायित्व को बढ़ा सकते हैं।

लीगलजूम आपके दस्तावेज़ों को संघीय, राज्य और स्थानीय रोजगार कानूनों के अनुपालन के लिए एक किफायती तरीका प्रदान करता है। यह एक दस्तावेज समीक्षा सेवा प्रदान करने के अलावा कानूनी परामर्श सेवाएं प्रदान करता है जो कि केवल $ 39 प्रति दस्तावेज़ पर शुरू होता है जो 15 पृष्ठ या उससे कम होता है।

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नई किराया रूपों सुविधाएँ

यदि आप स्क्रैच से फॉर्म बना रहे हैं या आप ऑनलाइन पाए गए फॉर्म को कस्टमाइज़ कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके फ़ॉर्म में निम्नलिखित विशेषताएं हैं। यह व्यावसायिकता प्रदान करता है, सुनिश्चित करता है कि आपके पास प्रपत्रों का सबसे अपडेट किया गया संस्करण है और उन्हें ढूंढना आसान है।

फॉर्म क्या है

प्रत्येक फॉर्म में एक नाम होना चाहिए। यह अक्सर एक सरकारी एजेंसी द्वारा प्रदान किया जाता है, जैसे कि W-4 फॉर्म का I-9 रूप। हालाँकि, यदि आप अपने स्वयं के फ़ॉर्म बनाते हैं, जैसे कि किसी कर्मचारी की आपातकालीन संपर्क जानकारी को कैप्चर करना, तो शीर्ष पर फ़ॉर्म का नाम जोड़ना सबसे अच्छा है और संभवत: आपको एक पाद लेख प्रदान करना होगा जो आपको बाद में संशोधित करने की आवश्यकता है। यह।

क्यों इसका उपयोग किया जाता है

कर्मचारियों को यह समझने में मदद करने के लिए कि किसी फॉर्म का उपयोग क्यों किया जाता है, इसकी संक्षिप्त व्याख्या होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने कर्मचारियों से बैंक खाते और राउटिंग जानकारी का अनुरोध करते हैं, तो यह समझाना सबसे अच्छा है कि आप जो कर रहे हैं उसका कारण यह है कि आप उन्हें सीधे जमा के लिए सेट कर सकते हैं।

यह कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए

कुछ दस्तावेज कर्मचारी के कार्मिक फ़ोल्डर में संग्रहीत करने के लिए ठीक हैं जो उनके प्रबंधक के पास है। अन्य रूपों, जैसे I-9 रोजगार पात्रता रूपों, गोपनीय कर्मचारी जानकारी को देखने से रोकने के लिए अलग रखा जाना चाहिए। अतिरिक्त रूप हैं जैसे कि कर्मचारी अपनी ईईओ स्थिति को इंगित करने के लिए भरते हैं या प्रबंधक के दृष्टिकोण से नामांकन को रखा जाना चाहिए, गोपनीय स्वास्थ्य या अन्य निजी जानकारी के कारण।

इसे कौन देख सकता है

स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (HIPAA) जैसे सरकारी नियमों के कारण, कुछ दस्तावेजों को एचआर या पेरोल में बाहर के किसी व्यक्ति द्वारा नहीं देखा जाना चाहिए जिन्हें अपने काम करने के लिए जानकारी की आवश्यकता है। अन्य दस्तावेजों को निजी कर्मचारी वित्तीय जानकारी रखने के कारण देखने से रखा जाना चाहिए।

यह नोट करना सबसे अच्छा है, या तो दस्तावेज़ पर या आपकी कंपनी प्रक्रियाओं के भीतर, जिनके पास कुछ प्रकार की कर्मचारी जानकारी देखने के लिए पहुंच है। वास्तव में, कई एचआर और पेरोल सिस्टम भूमिका-स्तर की सुरक्षा प्रदान करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि जानकारी केवल उन लोगों द्वारा देखी जाती है जिनके पास इसे देखने के लिए व्यावसायिक और कानूनी आवश्यकता है।

आपको कब तक रखना है

दस्तावेज़ प्रतिधारण सरकारी एजेंसी द्वारा और अक्सर राज्य द्वारा भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, 401 (के) नामांकन डॉक्स को एक कर्मचारी के समाप्त होने के बाद छह साल के लिए रखा जाना चाहिए, लेकिन उस नए किराया प्रस्ताव पत्र या अन्य वेतन डेटा को केवल तीन साल रखा जाना चाहिए। यहाँ क्या और कैसे लंबे समय के लिए बनाए रखने की व्याख्या है।

नए कर्मचारी फॉर्म के पेशेवरों और विपक्ष

न केवल आपके द्वारा एकत्र किए जाने वाले रूपों के लिए पेशेवरों और विपक्ष हैं, लेकिन आप उन्हें कैसे स्टोर करते हैं और आप उन्हें कितने समय तक रखते हैं।

नए किराए के फार्म का उपयोग करने का नियम

नए भाड़े के रूपों का उपयोग करने का लाभ ज्यादातर कानूनी और अनुपालन पक्ष पर है:

  • कानूनी अनुपालन: आपके द्वारा मुकदमा दायर किए जाने या ऑडिट किए जाने के मामले में प्रलेखन प्रदान करता है
  • कर अनुपालन: अपने सही करों को बाहर निकालना और कर कानूनों का पालन करना सुनिश्चित करता है
  • गलतफहमी कम करें: आपके गलत संचार के जोखिम को कम करता है और काम पर रखने, भेदभाव या गलत तरीके से मुकदमा खत्म करने के मामले में बचाव प्रदान कर सकता है

नए किराया फार्म का उपयोग करने की विपक्ष

नकारात्मक पक्ष पर, एक बार जब आप प्रपत्र बनाते हैं, तो आपको उन्हें सत्यापित करना, संग्रहीत करना और उन्हें बनाए रखना होगा:

  • प्रपत्र सुरक्षा: एक बार जब आप डेटा इकट्ठा करते हैं, तो आपको इसे सुरक्षित रखने की आवश्यकता होती है - इसका मतलब है कि फाइलिंग सिस्टम की स्थापना और रखरखाव - चाहे वह फ़ाइल कैबिनेट हो या इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज
  • उन्हें अद्यतन रखना: प्रपत्रों को आपके ब्रांड परिवर्तन, श्रम कानूनों में बदलाव या आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को संशोधित करने की आवश्यकता है, इसलिए आपको इसे प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी
  • राज्य विविधताएं: यदि आपके पास कई राज्यों में कर्मचारी हैं, तो आपको एक ही फॉर्म के कई संस्करण बनाने की आवश्यकता हो सकती है; उदाहरण के लिए, कुछ राज्य दूसरों की तुलना में अलग-अलग दस्तावेज़ों की व्याख्या करते हैं
  • सुनिश्चित करना कि वे कानूनी हों: कुछ ऑनलाइन फॉर्म या जिन्हें आप स्क्रैच से बनाते हैं, वे अदालत में नहीं चल सकते हैं; यह सुनिश्चित करना बेहतर है कि एक वकील द्वारा उनकी समीक्षा की जाए