लघु व्यवसाय सूची प्रबंधन - अंतिम गाइड

लघु व्यवसाय इन्वेंट्री प्रबंधन वर्तमान स्टॉक स्तरों, इनबाउंड स्टॉक पर मिनट डेटा प्रदान करता है, और आपके प्रमुख वित्तीयों जैसे बिक्री और बेची गई वस्तुओं की लागत को जोड़ता है। यह डेटा फाइन-ट्यूनिंग प्रॉफिट, लॉस में कमी, और चोरी और अक्षमताओं के लिए महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हम आपको बताएंगे कि कैसे आपकी सूची को व्यवस्थित करने के लिए और 8 आसान चरणों में ट्रैक किया जाए।

आपकी छोटी व्यवसाय सूची प्रणाली को व्यवस्थित करने में पहला कदम एक विश्वसनीय और सुलभ प्रणाली में आपके स्टॉक और आपूर्तिकर्ता की जानकारी स्थापित करना है। कुछ व्यवसाय मैन्युअल ट्रैकिंग विधियों का उपयोग करते हैं, लेकिन सबसे अच्छा विकल्प आम तौर पर खुदरा विक्रेताओं के लिए एक बजट-अनुकूल पीओएस प्रणाली है या ईकॉमर्स विक्रेताओं के लिए प्रबंधन प्रणाली है।

प्रो टिप: एक स्थिति के साथ सुव्यवस्थित सूची प्रबंधन

यदि आप एक पीओएस सिस्टम की तलाश कर रहे हैं, तो मुफ्त स्क्वायर पीओएस सॉफ्टवेयर छोटे आविष्कारों के लिए एक अच्छा विकल्प है। बड़े आविष्कारों के लिए, लाइटस्पेड जैसी उन्नत इन्वेंट्री ट्रैकिंग सुविधाओं के साथ एक पीओएस सबसे अच्छा है।

Lightspeed बॉक्स से बाहर उत्कृष्ट इन्वेंट्री ट्रैकिंग तरीके प्रदान करता है। खरीदे गए आइटम स्वचालित रूप से आपके इन्वेंट्री रिकॉर्ड से काट दिए जाते हैं, और स्टॉक कम होने पर आपको सूचित किया जाता है। लाइट्सपीड आपको खरीद ऑर्डर आसानी से बनाने की सुविधा देता है जब आपके आपूर्तिकर्ताओं तक पहुंचने का समय होता है। निःशुल्क परिक्षण हेतु यहाँ क्लिक करें।

जो भी विधि आप चुनते हैं, आपको उत्पाद-विशिष्ट जानकारी और आपूर्तिकर्ता विवरण दोनों को अपनी सूची प्रबंधन प्रणाली में दर्ज करने की आवश्यकता होगी। यहां आपके द्वारा ली जाने वाली प्रत्येक वस्तु के लिए विशिष्ट जानकारी आपको ट्रैक करनी होगी:

  • उत्पाद का नाम
  • आपका आंतरिक उत्पाद SKU या कोड (यदि आप एक का उपयोग करते हैं)
  • निर्माता की यूपीसी / ईएएन या अन्य विशिष्ट पहचानकर्ता
  • संक्षिप्त वर्णन
  • उत्पाद श्रेणी, वर्ग या परिवार
  • थोक लागत
  • नियमित खुदरा मूल्य / MSRP
  • आपका विक्रय मूल्य
  • रंग या आकार
  • विक्रेता, आपूर्तिकर्ता या निर्माता का नाम
  • सीमाएँ मात्राएँ
  • शिपिंग विवरण: आकार, वजन, बॉक्स पैक (यदि लागू हो)
  • चित्र या उत्पाद की छवि

यदि आप 30 से कम उत्पाद बेचते हैं, तो आप इस डेटा को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट या हस्तलिखित रिकॉर्ड का उपयोग करके दूर हो सकते हैं। लेकिन न तो स्वचालित हैं, इसलिए दोनों विधियां समय लेने वाली हैं और त्रुटियों से भी ग्रस्त हैं। पीओएस वास्तव में छोटे व्यवसायों के लिए अपनी इन्वेंट्री का प्रबंधन करने का सबसे अच्छा तरीका है।

यहाँ पर एक नज़र है कि कैसे Lightspeed इस उत्पाद जानकारी के सभी को एक सहज स्क्रीन में व्यवस्थित करता है:

लाइट्सपीड में एक संगठित उत्पाद पृष्ठ

आपको अपने चुने हुए इन्वेंट्री प्रबंधन विधि में कुंजी विक्रेता डेटा रिकॉर्ड करने की भी आवश्यकता है। यह आपको आपूर्तिकर्ता की संपर्क जानकारी, भुगतान की शर्तों आदि का त्वरित रूप से उपयोग करने देता है। यहाँ आप शामिल करना चाहेंगे:

  • विक्रेता का नाम
  • विक्रेता संपर्क नाम
  • विक्रेता बिलिंग जानकारी
  • वेंडर फोन
  • भुगतान की शर्तें
  • लाइन प्रतिनिधि या शोरूम संपर्क

यदि पीओएस का उपयोग करते हैं, तो आप इसे अपने सिस्टम में दर्ज करेंगे और इसे सीधे प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम से लिंक करेंगे। तुम भी पीओएस सिस्टम में प्रत्येक उत्पाद के लिए कई आपूर्तिकर्ताओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं। यदि कोई आपूर्तिकर्ता स्टॉक से बाहर है या आपको थोक मूल्यों की तुलना करने की आवश्यकता है तो यह मददगार है।

एक बार जब आपके पास यह सभी डेटा एक स्थान पर दर्ज हो जाता है, तो यह एक पीओएस, स्प्रेडशीट या नोटबुक हो, आप अपने सभी पेपर अव्यवस्थाओं जैसे रोलोडेक्स कार्ड और डॉग-इयर सप्लायर कैटलॉग को खोद सकते हैं।

आपके लिए कौन सा पीओएस सिस्टम सही है?

क्रय आदेश (PO) आपकी इन्वेंट्री खरीद को प्रबंधित करने का सबसे आसान तरीका है। वे आपको आदेश देने से लेकर शिपमेंट प्राप्त करने, बिल का भुगतान करने तक हर स्टॉक की खरीद को कुशलतापूर्वक करने देते हैं। चूंकि वे अनिवार्य रूप से वित्तीय लेनदेन हैं, इन्वेंट्री ऑर्डर बिना योजना के नहीं किए जाने चाहिए। आदर्श रूप से, केवल तभी पीओ बनाएं जब आपके पास अपने नकदी प्रवाह की समीक्षा करने और अपने स्टॉक की जरूरतों का वास्तविक रूप से पूर्वानुमान लगाने का समय हो।

आप अपने पीओएस से भेजे गए ईमेल के लिए फैक्स के माध्यम से भेजे गए हस्तलिखित आदेशों से पीओ को कई तरह से जमा कर सकते हैं। आजकल, अधिकांश विक्रेता इलेक्ट्रॉनिक पीओ प्राप्त करना पसंद करते हैं जैसे कि पीओएस सिस्टम कुछ कीस्ट्रोक्स में भेजते हैं। लेकिन यदि आप स्प्रेडशीट का उपयोग करके या हस्तलिखित विधियों के माध्यम से इन्वेंट्री का प्रबंधन कर रहे हैं, तो आप लगातार POs कि ईमेल या फैक्स किया जा सकता है बनाने के लिए निम्न टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं।

यदि आप मैन्युअल रूप से PO जमा करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक अंधेरे स्याही का उपयोग करते हैं, कानूनी रूप से लिखते हैं, और अक्षरों और संख्याओं के बीच अंतर करते हैं, जैसे कि 1, L's, और I's, त्रुटियों को कम करने के लिए।

पीओएस के साथ, ऑर्डर करने की प्रक्रिया काफी आसान है। चूंकि एक पीओएस आपके बिक्री डेटा और इन्वेंट्री को आपके लिए ट्रैक करता है, आप जल्दी से मिनट की बिक्री संख्या और इन्वेंट्री स्तर के आधार पर ऑर्डर दे सकते हैं। यहां तक ​​कि जब आप उत्पादों को कम-स्टॉक स्तर पर मारते हैं, तो आप स्वचालित सीमाएँ भी स्थापित कर सकते हैं या आपको सूचित कर सकते हैं। यदि आप किसी भी प्रकार की मात्रा में बेचते हैं, तो यह स्वचालित सुविधा एक प्रमुख समय है।

यहाँ एक नज़र है कि कैसे Lightspeed POS आपको सुविधाजनक स्क्रीन से खरीद ऑर्डर बनाने की अनुमति देता है:

लाइट्सपीड में खरीद के आदेश बनाना

“इन्वेंट्री को सही ढंग से प्राप्त करने के लिए एक सिस्टम और प्रक्रिया नहीं होना सबसे आम छोटे व्यापार इन्वेंट्री प्रबंधन गलतियों में से एक है, और डेटा का बैकअप होता है। नेशनल रिटेल फेडरेशन के अनुसार, 28% इन्वेंट्री सिक्योरिटी को आपूर्तिकर्ता गलतियों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है जो स्टॉक प्राप्त करने की प्रक्रिया के दौरान पकड़े नहीं जाते हैं। एक ध्वनि प्रक्रिया जिसमें खरीद ऑर्डर के खिलाफ सभी स्टॉक प्राप्तियों की जांच करना शामिल है, इन नुकसानों को कम करता है। "
- जेसन रिचर्डसन, सीईओ, StaffKeep और पूर्व सीईओ, दुकानदार

दुनिया में सबसे हाई-टेक पीओ स्टॉक प्राप्त करने की त्रुटियों को माप नहीं सकते हैं। इसलिए छोटे व्यवसाय सूची प्रबंधन का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू इन्वेंट्री शिपमेंट प्राप्त करने के लिए एक मानक तरीका है। यह सुनिश्चित करते है:

  • सभी बॉक्स एक साथ प्राप्त और अनपैक किए जाते हैं
  • प्राप्त सभी वस्तुओं को सटीक रूप से गिना जाता है
  • सभी प्राप्त वस्तुओं को आपके PO द्वारा सटीकता के लिए जांचा जाता है

यह सुनिश्चित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि आप अपने पीओ के खिलाफ सभी प्राप्त वस्तुओं की जांच करें। आपूर्तिकर्ताओं में आम तौर पर एक पैकिंग स्लिप शामिल होती है जो आपके शिपमेंट में वस्तुओं और मात्राओं को सूचीबद्ध करती है। स्टॉकरूम और वेयरहाउस कर्मचारियों के लिए स्टॉक पैकिंग में केवल पैकिंग स्लिप के साथ जांच करना आसान है, लेकिन यह एक बड़ी गलती है।

यदि आपूर्तिकर्ता ने ऑर्डर प्रविष्टि के दौरान त्रुटि की, तो उनकी पैकिंग स्लिप मैच होगा शिपमेंट, लेकिन यह मेल नहीं खाएगा अपने पीओ। यदि यह आपके पीओ के खिलाफ प्राप्त वस्तुओं की जांच करके पकड़ा नहीं गया है, तो आपको लगता है कि आपको स्टॉक प्राप्त होगा जो वास्तव में नहीं आया था। इससे स्टॉक की कमी, बैकऑर्डर और अंततः नकदी की कमी होती है।

इसलिए, हमेशा प्रत्येक पीओ के खिलाफ अपनी रसीद की जांच करें, न केवल आपूर्तिकर्ता की पैकिंग पर्ची। वास्तव में, किसी भी मूल्य त्रुटियों या परिवर्तनों को पकड़ने के लिए प्रत्येक पीओ के साथ-साथ अपने विक्रेता के चालान की जांच करें।

कैसे सही ढंग से स्टॉक शिपमेंट प्राप्त करें

  1. सुनिश्चित करें कि आपको शिपमेंट में सभी बॉक्स, कंटेनर या अन्य इकाइयाँ प्राप्त हों
  2. शिपमेंट को अनपैक करें और उत्पाद द्वारा आइटम व्यवस्थित करें
  3. अपने पीओ के खिलाफ वस्तुओं और गिनती की जाँच करें
  4. यदि गणना और उत्पाद मेल खाते हैं, तो अपने पीओएस में पीओ प्राप्त करें, जैसा कि नीचे दिखाया गया है। या, अपनी स्प्रेडशीट या मैनुअल इन्वेंट्री मैनेजमेंट सिस्टम में स्टॉक काउंट को समायोजित करें
  5. यदि आपको गलत, संक्षिप्त, या अनुपलब्ध आइटम जैसी त्रुटियां मिलती हैं, तो अपने PO पर ध्यान दें और हल करने के लिए अपने आपूर्तिकर्ता से तुरंत संपर्क करें
  6. अपने सिस्टम के लिए आवश्यक होने पर सभी सही ढंग से प्राप्त स्टॉक, टैग या लेबल को शेल्व या स्टोर करें।
  7. अपने बिल को QuickBooks या आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली लेखा प्रणाली में दर्ज करें

स्टॉक प्राप्त करना एक अन्य कार्य है जिसे पीओएस द्वारा आसान बनाया गया है। मैन्युअल इन्वेंट्री प्रबंधन विधियों के विपरीत, जब आप पीओ में स्टॉक शिपमेंट के लिए पीओ प्राप्त करते हैं, तो आपकी इन्वेंट्री संख्या स्वचालित रूप से, और सही ढंग से समायोजित होती है।

Lightspeed में खरीद आदेश प्राप्त करना

आपको दो कारणों से अपनी सूची को टैग और लेबल करने की आवश्यकता है। पहले, मूल्य टैग और उत्पाद लेबल दुकानदारों को किसी वस्तु की बिक्री मूल्य प्रदर्शित करते हैं। दूसरा, उत्पाद लेबल, विशेष रूप से बारकोड लेबल, आपकी सूची को बारीकी से ट्रैक करने और चेकआउट प्रक्रिया को गति देने में आपकी सहायता करते हैं।

बुनियादी मूल्य टैग के लिए, आप आइटमों को जल्दी से मूल्य करने के लिए एक मानक मूल्य टैग बंदूक का उपयोग कर सकते हैं, या यहां तक ​​कि हाथ से लिखे मूल्य टैग का उपयोग कर सकते हैं यदि वे आपके स्टोर के मूल भाव को फिट करते हैं। स्प्रेडशीट या हाथ से प्रवेश सूची प्रबंधन विधियों के साथ दोनों ठीक काम करते हैं, लेकिन वे आपको समग्र सूची प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद नहीं करते हैं।

यदि आप एक बड़ी सूची ले जाते हैं, तो 100 से अधिक विशिष्ट उत्पादों को कहें, बारकोड लेबल कई प्रमुख कार्यों को त्वरित और आसान बना सकते हैं। वे चेकआउट प्रक्रिया को गति देते हैं, आपको तेज और सटीक इन्वेंट्री काउंट करने में मदद करते हैं, और प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम को अपनी बिक्री से जोड़ते हैं। लाइटस्पेड सहित अधिकांश पीओएस सिस्टम, बारकोड लेबल का समर्थन करते हैं और कुछ भी उच्च तकनीक वाले इलेक्ट्रॉनिक टैग (आरएफआईडी टैग) के साथ काम करना शुरू कर रहे हैं।

आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले मूल्य टैग या उत्पाद लेबल के बावजूद, स्टॉक रसीद प्रक्रिया के दौरान टैग और लेबल इन्वेंट्री के लिए एक अच्छा समय है। यह सुनिश्चित करता है कि कार्य को अनदेखा नहीं किया गया है और अनलिस्टेड स्टॉक को आश्रय या बिक्री के लिए प्रदर्शित होने से रोकता है। आप बस इस चरण का निर्माण स्टॉक रसीद प्रक्रिया में कर सकते हैं जिसे हमने ऊपर कवर किया है।

यदि पीओएस का उपयोग करते हैं, तो आप बारकोड लेबल को स्वचालित रूप से प्रिंट कर सकते हैं जब आप सिस्टम में स्टॉक प्राप्त करते हैं, जैसे:

लाइटकोड के साथ बारकोड लेबल को स्वचालित रूप से प्रिंट करें

एक बार मुद्रित होने के बाद, लेबल सीधे उत्पाद पैकेजिंग पर चिपकाए जा सकते हैं या हैंग टैग से जुड़े हो सकते हैं। कुछ इन्वेंट्री निर्माता के बारकोड के साथ प्री-लेबल भी कर सकते हैं, जिसे आप अपने पीओएस में भी ट्रैक कर सकते हैं। उस स्थिति में, आपका काम आसान है। आप केवल एक मूल्य लेबल जोड़ सकते हैं।

ट्रैकिंग बिक्री किसी भी व्यवसाय के संचालन के लिए जरूरी है और इसमें दिन के अंत में कुल योग को शामिल करने से अधिक शामिल है। एक अच्छी लघु व्यवसाय सूची प्रबंधन प्रणाली भी प्रत्येक ऑर्डर को विस्तार से रिकॉर्ड करती है, जिसमें प्रत्येक आइटम बेचा जाता है। मैन्युअल सिस्टम के साथ, आप हाथों से ऑर्डर रिकॉर्ड करेंगे या उन्हें एक स्प्रेडशीट में ट्रैक करेंगे, फिर बेची गई प्रत्येक वस्तु के लिए इन्वेंट्री मात्रा को मैन्युअल रूप से समायोजित करेंगे।

एक छोटा ऑपरेशन इसे मैन्युअल रूप से संभाल सकता है जब तक कि इन्वेंट्री में कटौती को नियमित रूप से ट्रैक नहीं किया जाता है, प्रत्येक व्यावसायिक दिन के करीब कहते हैं। लेकिन जैसा कि आप बढ़ते हैं, एक पीओएस सिस्टम नाटकीय रूप से हर बिक्री के साथ आपकी इन्वेंट्री में कमी को स्वचालित करके आपके ऑपरेशन को कारगर बना देगा। इसका मतलब है कि हर बार जब आप बिक्री करते हैं, तो बेचा गया प्रत्येक आइटम आपके इन्वेंट्री रिकॉर्ड से स्वचालित रूप से हटा दिया जाता है। साथ ही, प्रत्येक रिकॉर्ड की गई बिक्री में बिकने वाले प्रत्येक आइटम को सूचीबद्ध करता है। यह सब बहुत साफ है।

एक पीओएस आपको अप-टू-मिनट बिक्री के योग भी देता है। किसी भी समय रिपोर्ट चलाने के बाद से आपको अपनी दैनिक बिक्री को जानने के लिए दिन के अंत तक इंतजार करने की आवश्यकता नहीं है। और उन पीओ को याद रखें जिन्हें हमने चरण 2 में कवर किया था? जैसा कि आपकी इन्वेंट्री संख्या प्रत्येक बिक्री के साथ नीचे क्लिक करती है, अलर्ट अलर्ट या स्वचालित पीओ उत्पन्न करेंगे। यह स्टॉक को त्वरित, आसान बनाता है और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वास्तविक बिक्री के रुझान पर आपकी सीमाओं को आधार बनाता है, न कि आपके सर्वोत्तम अनुमान को।

“मेरे ऑनलाइन व्यवसाय के शुरुआती दिनों में, मैंने उत्पाद को हाथ में लिए बिना आदेश स्वीकार कर लिया था, लेकिन मुझे लगा कि मेरे मैनुअल स्प्रेडशीट के आधार पर मेरे पास बहुत कुछ है। सौभाग्य से, मैं उन आदेशों को जल्दी से भरने और भरने में सक्षम था। लेकिन क्या होगा अगर मैं करने में सक्षम नहीं था? अनर्थ हो जाता। अब मेरा पीओएस सिस्टम हर बिक्री कार्य के लिए इन्वेंट्री प्रबंधन को जोड़ता है। यह रहता है कि मैं कितनी इकाइयों को ऑर्डर-दर-ऑर्डर बेचता हूं और कम चलने पर मुझे अलर्ट करता है। इससे मुझे मानसिक शांति मिलती है। मुझे कभी भी किसी उत्पाद को बेचने की चिंता नहीं करनी चाहिए जो मेरे पास स्टॉक में नहीं है। ”
- ज़ोन्द्रा विल्सन, ब्लू स्किन केयर के अध्यक्ष

भौतिक वस्तु-सूची निश्चित रूप से किसी की बाल्टी सूची में शीर्ष पर नहीं है। लेकिन सही किया, भौतिक गणना नाटकीय रूप से सभी प्रकार की इन्वेंट्री समस्याओं को कम कर सकती है। अधिकांश छोटे व्यवसाय कर उद्देश्यों के लिए प्रत्येक वर्ष में एक बार एक पूर्ण इन्वेंट्री गणना करते हैं, लेकिन छोटे आंशिक इन्वेंट्री को नियमित रूप से गिना जाता है।

यहां 2 प्राथमिक प्रकार के इन्वेंट्री काउंट हैं जो अधिकांश व्यवसाय उपयोग करते हैं:

वार्षिक सूची गणना

यह आयकर उद्देश्यों के लिए प्रत्येक वित्तीय वर्ष के अंत में पूर्ण इन्वेंट्री गणना है। कुछ छोटे व्यवसायों के लिए, यह एकमात्र वास्तविक इन्वेंट्री गिनती है जो वे प्रदर्शन करते हैं। मगर सावधान! यदि आप प्रत्येक वर्ष केवल एक बार इन्वेंट्री काउंट करते हैं, तो आपको मिसकाउंट, गलत स्टॉक और त्रुटियों को प्राप्त करने के कारण कमी को उजागर करने की संभावना है। वर्ष के अंत तक, इनमें से अधिकांश मुद्दों को ठीक करने में बहुत देर हो चुकी है। महंगा होने से पहले उन्हें पकड़ने के लिए, आप आवधिक गणनाओं का संचालन करना चाहेंगे, जिन्हें चक्र गणना कहा जाता है।

साइकिल की गिनती

साइकल काउंट्स आवधिक स्पॉट-काउंट्स होते हैं जिन्हें आप आसानी से अपनी दैनिक गतिविधियों में फिट कर सकते हैं। चक्र गणना के साथ, आप बस अपने स्टॉक के एक छोटे से हिस्से को एक घूर्णन आधार पर गिनते हैं, जैसे कि प्रत्येक सप्ताह एकल श्रेणी या उत्पाद लाइन। नियमित रूप से किया, चक्र गिना जाता है त्रुटियों को प्राप्त करने, गलत स्टॉक, और चोरी की कमी जल्दी से पहले वे महंगा हो, लंबी अवधि की समस्याओं।

प्रो टिप: रीऑर्डर टाइम साइकल काउंट टाइम है

“जब यह उन वस्तुओं को पुनः व्यवस्थित करने का समय होता है जो आप इन्वेंट्री करने के लिए एक अच्छा समय के रूप में इसके बारे में कम सोचते हैं। आपके द्वारा पुन: व्यवस्थित किए जाने वाले सभी आइटम संभवत: नीचे हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए एक अच्छा समय है कि आपके इन्वेंट्री सिस्टम बिल्कुल शेल्फ पर क्या मेल खाते हैं। इसलिए यदि आपका इन्वेंट्री सिस्टम 3 कहता है और आपके पास केवल 2 हैं तो नए ऑर्डर के लिए पीओ बनाने से पहले उस समायोजन को करें। "
- जेसन रिचर्डसन, सीईओ, StaffKeep और पूर्व सीईओ, दुकानदार

इन्वेंटरी काउंट प्रक्रिया

आपको वर्तमान के साथ प्रत्येक भौतिक इन्वेंट्री गणना शुरू करने की आवश्यकता है हाथ पर मात्रा (QOH) प्रत्येक आइटम के लिए आप गणना करने की योजना बना रहे हैं। यह वह राशि है जो आपके पास प्रत्येक आइटम के लिए स्टॉक में होनी चाहिए, जो आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली के अनुसार।

स्टॉक काउंट्स को एक रनिंग टैली के रूप में ट्रैक किया जाता है, इसलिए प्रत्येक आइटम के लिए आपके QOH का अनुमान लगाना इस मूल सूत्र का अनुसरण करता है:

पिछला QOH + इन्वेंटरी प्राप्त - इन्वेंटरी बेचा

=

 हाथ पर मात्रा (QOH))

स्टॉक में प्रत्येक आइटम के लिए आप कितनी जल्दी QOH का पता लगा सकते हैं, यह आपके चुने हुए इन्वेंट्री प्रबंधन सिस्टम पर निर्भर करता है।

एक पीओएस सिस्टम का उपयोग करके इन्वेंट्री की गिनती

लाइट्सपीड जैसी पीओएस प्रणाली के साथ, आप जल्दी से भौतिक गणना के लिए एक सूची सूची मुद्रित कर सकते हैं।

इस सूची में स्कैनर का उपयोग करने पर प्रत्येक उत्पाद का नाम, एसकेयू, बारकोड, और प्रत्येक उत्पाद की मात्रा को शामिल किया जाना चाहिए। इसे आपकी इन्वेंट्री काउंट के उद्देश्यों के लिए आपकी अपेक्षित या QOH शुरू करने की संज्ञा दी गई है। आपका पीओएस आपके द्वारा प्राप्त वस्तुओं पर नज़र रखने और बेची गई चीज़ों को घटाकर आपके द्वारा लिए गए प्रत्येक आइटम के लिए आपको अपेक्षित QOH देने के लिए गणित करता है।

लाइट्सपीड में मुद्रण सूची मायने रखती है

अपनी मुद्रित इन्वेंट्री शीट का उपयोग करके, आप शारीरिक रूप से अपने स्टॉक को गिनेंगे और आसान तुलना के लिए आपके अपेक्षित QOH के आगे वह मात्रा रिकॉर्ड करेंगे। यदि गिनी गई मात्रा आपकी अपेक्षित QOH से मेल खाती है, तो आपकी इन्वेंट्री सटीक है। यदि वे नहीं करते हैं, तो आपको अपनी प्रक्रिया में त्रुटि है और कमी के कारण को उजागर करने के लिए कुछ खुदाई करने की आवश्यकता है। हम एक मिनट में चर्चा करेंगे।

एक मैनुअल प्रणाली का उपयोग कर सूची की गिनती

यदि आप पीओएस का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपको अपने आप को शुरू करने वाले QOH के योगों को मैन्युअल रूप से या अपनी स्प्रेडशीट में अपने इन्वेंट्री रिकॉर्ड का उपयोग करके मिलान करना चाहिए। फिर आपको अपनी भौतिक गणनाओं को रिकॉर्ड करने के लिए अपनी स्वयं की इन्वेंट्री काउंट शीट बनाने की आवश्यकता होगी, जैसे इन फ्री इन्वेंट्री काउंट टेम्प्लेट।

यहाँ कदम हैं:

  1. अपने से शुरू करो शुरुआत सूची गिनती। यह वह QOH है जिसे आपने अपनी पिछली इन्वेंट्री गणना के बाद प्रत्येक आइटम के लिए रिकॉर्ड किया था।
  2. जोड़ें सूची प्राप्त की प्रत्येक आइटम के लिए शुरुआत QOH से। यह वह स्टॉक है जिसे आपने अपनी पिछली इन्वेंट्री काउंट के बाद प्राप्त किया था।
  3. अपना घटाना आइटम बिक चुका है। यह आपकी अंतिम इन्वेंट्री गणना के बाद से बेची गई प्रत्येक आइटम की संख्या है।
  4. अंतिम संख्या आपकी नई है उम्मीद / शुरू QOH

अब जब आपके पास प्रत्येक आइटम के लिए एक अपेक्षित / प्रारंभिक QOH है, तो आप अपनी भौतिक सूची गणना शुरू कर सकते हैं। फिर, यदि नई गणना की गई मात्रा आपकी अपेक्षित QOH से मेल खाती है, तो आपकी इन्वेंट्री रिकॉर्ड सटीक हैं। यदि वे नहीं करते हैं, तो आपको अपनी प्रक्रिया में त्रुटि है और कुछ खुदाई करने की आवश्यकता है, जिसकी चर्चा हम आगे करेंगे।

देखें कि पीओएस सिस्टम ऐसा क्यों है? ऊपर सूचीबद्ध मैनुअल स्टेप्स करने में समय लगता है और गणित और रिकॉर्डिंग की त्रुटियों का खतरा होता है। इसके अलावा यदि आप बारकोड स्कैनर के साथ एक पीओएस सिस्टम का उपयोग करते हैं, तो आप और भी अधिक समय बचा सकते हैं क्योंकि आपके भौतिक काउंट को वास्तविक पीओएस डेटा के साथ वास्तविक समय में एकीकृत किया जा सकता है।

लेकिन कोई भी प्रणाली, हालांकि परिष्कृत नहीं है, 100% मूर्ख है। इसके बाद, हम यह पता लगाएंगे कि जब आपकी भौतिक गणना आपके अपेक्षित QOH से मेल नहीं खाती है तो क्या करना चाहिए।

एक आदर्श दुनिया में, आपके पास अपनी भौतिक गणना के अंत में कोई विसंगतियां नहीं होंगी। अगर ऐसा है, तो ब्रावो! आपकी छोटी व्यवसाय सूची प्रबंधन तकनीक और सिस्टम बहुत अच्छा काम कर रहे हैं। लेकिन यहां तक ​​कि सबसे अच्छी प्रक्रिया और प्रणाली में एक सामयिक गड़बड़ हो सकती है। जब ये होते हैं, तो आपको समस्या की जांच करने की आवश्यकता होगी, और यदि हल नहीं किया जाता है, तो लेखांकन उद्देश्यों के लिए QOH मतभेदों को सुलझाएं।

पहला कदम गणना विसंगति पर शोध कर रहा है। शारीरिक और अलंकारिक रूप से गायब होने के कई कारण हैं। यह एक वास्तविक नुकसान हो सकता है, जैसे कि कर्मचारी की चोरी, क्षतिग्रस्त माल की सूचना नहीं, या प्राप्त के रूप में दर्ज किया गया स्टॉक लेकिन वह वास्तव में कभी नहीं आया। दूसरी बार, स्टॉक वहां है, यह सिर्फ गलत जगह है या गलत तरीके से लेबल किया गया है।

यदि आप स्टॉक का पता नहीं लगा सकते हैं, तो आपको करने की आवश्यकता है QOH समायोजित करें आपके सिस्टम में उस वस्तु के लिए जो आपके हाथ में है। यह उतना ही सरल है जितना कि उस नंबर को अपने पीओएस, स्प्रेडशीट या लिखित इन्वेंट्री रिकॉर्ड में बदलना।

उसके बाद, आपको करने की आवश्यकता है अपना इन्वेंट्री मान समायोजित करें नुकसान के डॉलर के मूल्य को ट्रैक करने के लिए आपके अकाउंटिंग सिस्टम में उस आइटम के लिए। यह आमतौर पर आपकी बैलेंस शीट पर परिलक्षित होता है इन्वेंटरी सिकोड़ें। यहाँ सटीकता विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि आपको बीमा पॉलिसियों, निवेशकों के लिए इन्वेंट्री वैल्यूएशन की आपूर्ति करने की आवश्यकता है, या यदि आप एसबीए ऋण के लिए आवेदन कर रहे हैं।

प्रो टिप: मॉनिटर चोरी के लिए एक स्थिति का उपयोग करना

बार-बार, इन्वेंट्री का स्तर मेल नहीं खाता है क्योंकि आपके विक्रेता ने आपके द्वारा अनुरोध किए गए से कम भेजा है या कोई आइटम इसके लिए भुगतान किए बिना दरवाजे से बाहर चला गया है। जैसा कि हमने पहले देखा था, लाइट्सपीड जैसी पीओएस प्रणाली आदेश प्राप्त करने की सटीकता में सुधार कर सकती है। एक बार जब आपको पता चल जाता है कि आपने क्या ऑर्डर किया है, तो आप बता सकते हैं कि बेची गई वस्तुओं और अलमारियों में मौजूद विसंगतियां चोरी या सिकुड़न का प्रतिनिधित्व करती हैं और आपकी इन्वेंट्री की सुरक्षा के लिए कार्रवाई करती हैं।

अब तक, हमने बिक्री, स्टॉक प्राप्त करने और गिनती की प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित किया है जो अच्छे छोटे व्यापार सूची प्रबंधन को चलाते हैं। लेकिन यह चर्चा उस स्टॉक को व्यवस्थित और आसानी से सुलभ रखने के सभी तरीकों को देखे बिना अधूरी है।

चाहे आपके बैक में एक छोटे स्टॉकरूम के साथ एक रिटेल स्टोर हो या आपके ईकॉमर्स व्यवसाय के लिए एक विस्तृत गोदाम हो, संगठन स्मार्ट इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है। यहां तक ​​कि अगर आप एक छोटे से स्थान में काम करते हैं, तो ओवरस्टॉक स्थान को व्यवस्थित करना अच्छा है ताकि आप मात्रा खरीद पर छूट और सौदों का लाभ उठा सकें।

“1000 से अधिक इकाइयों के मेरे पहले स्टॉक ऑर्डर के बाद, हमारे पास हर जगह इन्वेंट्री के बक्से थे और कई स्थानों से शिपिंग ऑर्डर थे। मुझे एहसास हुआ कि जब निवेशकों के लिए सटीक इन्वेंट्री काउंट के साथ बैलेंस शीट की जरूरत थी, तो मुझे एक बड़ी इन्वेंट्री प्रबंधन समस्या थी। इकट्ठे होने में दिन लग गए, और मुझे सचमुच रोक दिया और सोचने लगा।

अंततः मैंने इन्वेंट्री प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करने के लिए किसी को काम पर रखा। हमने इन्वेंट्री को प्रकार से व्यवस्थित किया, इसे सभी एक स्थान पर संग्रहीत किया, और उस एक स्थान से शिपिंग शुरू किया। हमने वास्तविक समय में इन्वेंट्री को बिक्री के संबंध में क्विकबुक ऑनलाइन के साथ अपनी WooCommerce वेबसाइट को भी एकीकृत किया। इस प्रणाली के साथ, मैं इस बात पर ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र हूं कि मैं किस चीज में सबसे अच्छा हूं: अपनी वेबसाइट के लिए सामग्री निर्माण, अपनी टीम का प्रबंधन करने और संभावित साझेदार खोजने के लिए। "
- निकी ज़ेवोला बेनेवुती, संस्थापक, FutureDerm

खुदरा दुकानों में, लंबी भंडारण अलमारियों या डबल-टियर हैंगिंग रैक दीवारों के साथ भंडारण स्थान को अधिकतम कर सकते हैं, फिर भी सामानों तक पहुंचने के लिए अंतरिक्ष के माध्यम से आंदोलन की अनुमति देते हैं। ईकॉमर्स पूर्ति वेयरहाउस सेटिंग्स में, आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, आमतौर पर लाइट-ड्यूटी मेटल शेलिंग या भारी-शुल्क वाले ठंडे बस्ते का उपयोग करके निर्मित गलियारों पर सामान रखने के लिए अधिक जगह होती है।

अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप प्रत्येक प्रकार के इन्वेंट्री स्टोरेज स्पेस की स्थापना के बारे में अधिक जानने के लिए, हमारे रिटेल स्टोर लेआउट गाइड और वेयरहाउस लेआउट गाइड देखें।

जो भी आपकी इन्वेंट्री स्टोरेज विधि, आपकी संग्रहीत इन्वेंट्री को सुव्यवस्थित, स्पष्ट रूप से लेबल किया जाना चाहिए, और इन्वेंट्री काउंटिंग के लिए सुलभ होना चाहिए। यह बक्से के सामान का उपयोग करके किया जा सकता है, लटके हुए परिधानों के लिए डिब्बे, स्टैकिंग के डिब्बे या यहां तक ​​कि विभाजकों को लटकाकर। ओवरस्टॉक के आवधिक चक्र मायने रखता है, अतिरिक्त सूची का ट्रैक रखने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि यह समय के साथ खो या गलत नहीं हुआ है।

ऊपर दी गई इन्वेंट्री प्रबंधन तकनीकों का पालन करें और आपका खुदरा स्टोर या ईकॉमर्स व्यवसाय जल्द ही एक कुशल और प्रभावी लघु व्यवसाय सूची प्रबंधन प्रणाली चलाने वाला है। चाहे आप स्प्रेडशीट से आधुनिक पीओएस सिस्टम में स्विच करना चाह रहे हों, किसी मौजूदा सिस्टम को फिर से मजबूत करना जो अव्यवस्थित हो गया हो, या स्क्रैच से सिस्टम शुरू करना हो, ये मूल सिद्धांत आपको सेट अप करने और आपके ऑपरेशन को कारगर बनाने में मदद करेंगे।

यदि आप एक छोटे से व्यवसाय POS पर स्विच करना चाहते हैं, तो Lightspeed देखें। जैसा कि हमने पहले ही देखा है, लाइट्सपीड का मजबूत पीओएस सिस्टम इन्वेंट्री को ट्रैक करने और ऑर्डर प्राप्त करने और प्राप्त करने के लिए त्वरित और आसान बनाता है। तुम भी स्वचालित सीमाओं कि अपनी सूची कम होने पर ट्रिगर कर सकते हैं ताकि आप अपने उत्पादों को तेजी से अलमारियों पर वापस पा सकें। यहां क्लिक करें लाइट्सपेड को मुफ्त में आज़माएं।

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