नकद दराज संतुलन

आज के आधुनिक पॉइंट ऑफ सेल (POS) सिस्टम के साथ, आपको अभी भी स्टोर की नकद प्राप्तियों के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता है। धन की हेराफेरी को रोकने और नुकसान या चोरी के खिलाफ संपत्ति की सुरक्षा के लिए ये आंतरिक नियंत्रण आवश्यक हैं। न केवल मजबूत आंतरिक नियंत्रण परिचालन दक्षता को बढ़ावा देते हैं, बल्कि वे विश्वसनीय लेखांकन रिकॉर्ड भी सुनिश्चित करते हैं जिनकी आवश्यकता कर समय आने पर होगी। आपके स्टोर में सिकुड़न या हानि के सबसे आम कारणों में से एक नकदी की हेराफेरी के माध्यम से है। जब जांच की जाती है, तो सबसे सामान्य कारण उचित प्रक्रियाओं या नियंत्रणों की कमी है।

धन की गणना, प्राप्तियों को समेटने और नकद दराज को संतुलित करने की प्रक्रिया दिन के लेनदेन की जवाबदेही बनाती है। यह नकदी प्रबंधन प्रणाली उसी समय बनाई जा सकती है जब स्टोर नीतियां स्थापित की जाती हैं। आज के कई पीओएस (बिक्री के बिंदु) सिस्टम में कर्मचारी को मार्गदर्शन करने के लिए नकद दराज को बंद करने (जिसे संतुलन के रूप में भी जाना जाता है) के लिए कदम से कदम निर्देश हैं।

व्यापारिक सूचना

स्टोर प्रबंधन या कैशियर एक पारी के दौरान किसी भी समय बिक्री रिपोर्ट खींच सकते हैं। दैनिक बिक्री के आंकड़े में शुरुआत की नकदी को जोड़कर, एक खुदरा व्यापारी को यह पता चल जाएगा कि किसी भी समय कैश रजिस्टर या पीओएस सिस्टम में कितना पैसा होना चाहिए। यह अत्यंत उपयोगी है:

  • बिक्री मंजिल पर बहुत अधिक नकदी रखने से बचने के लिए।
  • अगर दुकान लूट ली जाए।
  • जब कोई ग्राहक बहुत कम बदलाव के बारे में शिकायत करता है।
  • विशेष रूप से कैशियर के लिए लगातार ओवरएज / कमी की खोज के लिए।
  • नकदी दराज से प्रलेखन के बिना नकदी लेने का प्रलोभन निकालना।

कैसे और कब लागू किया जाए

कैश रजिस्टर को संतुलित करना आमतौर पर दिन के अंत में या कैशियर की पारी के अंत में होता है। रिपोर्ट तैयार करने के लिए नकद दराज और उसकी सामग्री को एक कार्यालय या किसी एकांत क्षेत्र में ले जाना चाहिए। यदि बंद करने के बाद दराज को संतुलित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि बिक्री मंजिल की रोशनी बंद है और दरवाजा बंद है। कई salespeople के लिए, वे जल्दी में हो जाते हैं और वास्तव में दुकान बंद होने से पहले बंद करना शुरू करते हैं। यह एक सुरक्षित अभ्यास नहीं है। हालांकि, यदि आपके पास स्टोर में कई कर्मचारी हैं, तो खुले घंटों के दौरान रजिस्टरों में से एक को बंद करना संभव है।

किसी भी ओवरएज और या कमी की जांच होनी चाहिए। मामूली त्रुटियों और छोटी मात्रा के लिए मानव स्वभाव को ध्यान में रखा जाना चाहिए। इसका मतलब है कि लेन-देन की प्रक्रिया के दौरान परिवर्तन के सरल गर्भपात आम हैं। हालांकि, बार-बार विसंगतियां कर्मचारी की चोरी का संकेत हो सकती हैं या संकेत दे सकती हैं कि किसी विशेष कैशियर के लिए और प्रशिक्षण की आवश्यकता है। एक नियम के रूप में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि रात में $ 2 बंद न हो। जबकि यह उस दिन लेनदेन की संख्या पर निर्भर करता है (दूसरे शब्दों में, जितना अधिक लेन-देन त्रुटि को गिनने का मौका होता है) $ 2 नियम एक सहायक है।

शुरुआती कैश-ऑन-हैंड कैश ड्रॉअर में वापस डाल दिया जाता है और शाम के लिए संग्रहीत किया जाता है, जबकि बैंक के लिए जमा तैयार किया जाता है। सभी क्रेडिट कार्ड की पर्ची, टर्मिनल रिपोर्ट और अन्य रजिस्टर रसीदें दैनिक कैश दराज रिपोर्ट में स्टेपल की जा सकती हैं और तारीख तक दर्ज की जा सकती हैं।

काम का बटवारा

अधिक जवाबदेही के लिए, नकदी रजिस्टर को संतुलित करने के लिए दो लोगों का उपयोग करने पर विचार करें। एक व्यक्ति ड्रॉअर की गिनती करेगा और दैनिक नकद रिपोर्ट तैयार करेगा, जबकि दूसरा व्यक्ति बैंक जमा को तैयार करेगा। दोनों स्टाफ सदस्यों को रिपोर्ट में यह संकेत देना चाहिए कि वे दिखाए गए आंकड़ों के लिए जिम्मेदार हैं। जबकि कोई भी प्रणाली धोखाधड़ी को नहीं रोक सकती है, यह ऑडिट ट्रेल कर्मचारियों के बीच मिलीभगत को रोकने में मदद करेगा।

अगली पाली की शुरुआत में, प्रत्येक खजांची को अपना स्वयं का नकद दराज सौंपा जाना चाहिए। कैशियर ने शुरुआती बैलेंस को सत्यापित करने के लिए ड्रॉअर में कैश रिकवर किया। यदि आप केवल एक रजिस्टर के साथ एक छोटी सी दुकान हैं, तो नकदी सबसे अधिक संभावना है कि रात भर दराज में रहती है। यदि यह आपकी स्थिति है, तो प्रक्रिया समान है।

एक अंतिम नोट: चूंकि मानव त्रुटि खेल का हिस्सा है, सुनिश्चित करें कि आप अपने लाभ और हानि बयानों के हिस्से के रूप में अपनी नकदी में विसंगतियों को शामिल कर रहे हैं। अपने लाभ और हानि के बयानों के लिए एक पंक्ति जोड़ें जो बजट के लिए है और मिसकाउंटिंग से नुकसान दिखाता है। यह एक और तरीका है जिससे आप नुकसान का ऑडिट और प्रबंधन कर सकते हैं।

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