पेशेवरों से शीर्ष 23 क्विकबुक शॉर्टकट और टिप्स

क्विकबुक छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों के लिए एक उपयोगी लेखा सॉफ्टवेयर है। हालांकि यह आम तौर पर उपयोग करने के लिए एक आसान कार्यक्रम है, ऐसी कई चीजें हैं जिनके बारे में आपको जानकारी नहीं हो सकती है जो आपकी उत्पादकता बढ़ाने और सॉफ्टवेयर में आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले समय को कम करने में मदद कर सकते हैं। हमने उन विशेषज्ञों से बात की, जिन्होंने विभिन्न विचारों, युक्तियों, ट्रिक्स और अन्य क्विकबुक शॉर्टकट्स को साझा किया है।

यहां शीर्ष 23 क्विकबुक शॉर्टकट और पेशेवरों से युक्तियां दी गई हैं:


1. QuickBooks के साथ अपने डिजिटल आदेश लेने के समाधान को एकीकृत

किम बेन-इवेगी, मार्केटिंग मैनेजर, पेपरपी

जब आप कर्ज में होते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने व्यवसाय का 360 ° दृश्य लें और यह आकलन करें कि आप कहां कटौती कर सकते हैं, आपके लिए क्या काम कर रहा है और क्या नहीं। यदि आप बी 2 बी सेल्स कंपनी हैं, तो आपको अपने ऑर्डर-टू-कैश प्रोसेस को छोटा करना चाहिए। यह आपके डिजिटल ऑर्डर लेने वाले समाधान को QuickBooks के साथ एकीकृत करके प्राप्त किया जा सकता है, इसलिए पूरी प्रक्रिया स्वचालित है, जिसके परिणामस्वरूप न केवल दक्षता में वृद्धि हुई है, बल्कि प्रशासनिक लागतों में कमी और कम आदेश त्रुटियों में भी। इस तरह से अपनी लागत कम करना आपके व्यवसाय ऋण से निपटने के लिए एक शानदार पहला कदम है।


2. एक ही बार में एक ही नाम और खाता प्रकार के साथ कई आइटम दर्ज करें

कैंडी जॉनसन बेलाऊ, मालिक, क्रामेरिका बिजनेस सॉल्यूशंस

बैंक फ़ीड के साथ क्विकबुक ऑनलाइन में अपने जीवन को आसान बनाएं। अपने बैंक को अपने QBO खाते से लिंक करें। यदि आप एक ही नाम और खाता प्रकार के साथ कई आइटम दर्ज करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप उन्हें एक ही बार में कर सकते हैं। विवरण के अनुसार क्रमबद्ध करें और सभी समान वस्तुओं की जांच करें। उदाहरण के लिए, ऑफिस डिपो। Office डिपो के सभी शुल्कों का चयन करके उनकी जाँच करें। फिर बैच एक्शन पर जाएं और ड्रॉप-डाउन से, सेलेक्टेड सेलेक्ट का चुनाव करें। फिर विक्रेता (ऑफिस डिपो) और खाता (कार्यालय आपूर्ति, या जो भी खाते आप इस प्रकार के खर्च के लिए उपयोग करते हैं) का चयन करें। लागू करें का चयन करें और आप देखेंगे कि सभी लेनदेन अब सही ढंग से कोडित किए गए हैं। वहां से आप बैच एक्ट में वापस जा सकते हैं और सेलेक्टेड सेलेक्ट का चयन कर सकते हैं।


3. एक कस्टम रिपोर्ट बनाकर समय की बचत करें

डेनिएल बुरोज, अकाउंटिंग मैनेजर, मोमेंटम 3

यदि आप नियमित रूप से एक ही रिपोर्ट चलाते हैं, तो आप अपनी पसंदीदा फ़िल्टर चुनकर, कस्टम रिपोर्ट का नाम बदलकर और उसे सहेज कर अनुकूलित रिपोर्ट सहेज सकते हैं। अगली बार जब आप रिपोर्ट को चलाना चाहते हैं, तो आपको केवल अपनी सूची से अपनी नई कस्टम रिपोर्ट चुननी चाहिए और यह आपके द्वारा सेव किए गए फ़िल्टर को लागू करेगा। एक कस्टम रिपोर्ट बनाने के लिए, QuickBooks में रिपोर्ट सूची पर जाएं और उस रिपोर्ट को चुनें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं। जब रिपोर्ट खुलती है, तो डेटा, फ़िल्टर, पंक्तियों, कॉलम आदि को बदलने के लिए "अनुकूलित करें" चुनें, "रन रिपोर्ट," और "अनुकूलन सहेजें" पर क्लिक करें। आप रिपोर्ट को आपके द्वारा बनाए गए समूह में जोड़ सकते हैं और आप भी कर सकते हैं। अपनी कंपनी के अन्य लोगों के साथ साझा करें।


4. संलग्नक का उपयोग करें

कार्ला कैलडवेल, संस्थापक, कैलडवेल परामर्श और प्रशिक्षण

दस्तावेज़ों को संलग्न करने में सक्षम होना QuickBooks की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक है। उदाहरण के लिए, आप सीधे ग्राहक की डिटेल पेज पर लीज एग्रीमेंट, कॉन्ट्रैक्ट या रीसेल सर्टिफिकेट जैसे दस्तावेज संलग्न कर सकते हैं। आप अपने बैंक और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट्स को अटैचमेंट फ़ोल्डर में भी अपलोड कर सकते हैं ताकि आप और / या आपके अकाउंटेंट जब भी आवश्यक हो आसानी से उन तक पहुंच सकें।


5. चालान, पे स्टब्स, स्टेटमेंट के लिए डिफॉल्ट ईमेल टेक्स्ट सेटिंग्स बदलें

ब्रायन वाल्स, संस्थापक, दीवारें वित्तीय समूह, एलएलसी

QuickBooks कंपनी फ़ाइल की प्राथमिकताओं के भीतर, चालान, पे स्टब्स, स्टेटमेंट आदि के लिए डिफॉल्ट ईमेल टेक्स्ट को बदलें। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को पे स्टब के लिए पेरोल और ईमेल करने के लिए, आप उन टेम्प्लेट टेक्स्ट को बदल सकते हैं जो कर्मचारियों को उनकी एन्क्रिप्टेड फ़ाइल में प्राप्त होते हैं । "आपका भुगतान स्टब संलग्न है" से डिफ़ॉल्ट पाठ को बदलें "आपके संलग्न पेस्टब को पासवर्ड संरक्षित है। आपका पासवर्ड आपके अंतिम नाम के पहले चार अक्षर और आपके सामाजिक सुरक्षा नंबर के अंतिम चार अंक हैं। "यह आपको समय बचाएगा क्योंकि आपको" मेरे भुगतान ठूंठ तक पहुंचने के लिए मेरा पासवर्ड क्या है? "बार-बार नहीं मिलेगा।


6. आम व्यय के लिए बैंक नियम निर्धारित करें

मिशेल लॉन्ग, फाउंडर, सीपीए लॉन्ग फॉर सक्सेस

QuickBooks आपको यूटिलिटी भुगतान, नियमित विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं, और अन्य जैसे सामान्य खर्चों के लिए बैंक नियम स्थापित करने की अनुमति देता है। यदि आपको हर महीने पानी, बिजली, और अन्य सामान्य खर्चों के भुगतान की समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप बैंक नियम को ऑटो-ऐड में सेट कर सकते हैं। इससे आपका काफी समय बचेगा।


7. अपने QuickBooks आइकन बार को अनुकूलित करें

बिजन आब्दी, संस्थापक और सीईओ, स्वतंत्रता राष्ट्रीय बीमा

आप अपने QuickBooks आइकन बार को आइकनों को इधर-उधर करके और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए मौजूदा लोगों को संशोधित करके अनुकूलित कर सकते हैं। आप "दृश्य" मेनू पर जाकर और "अनुकूलित आइकन बार" पर क्लिक करके एक अनावश्यक आइकन को हटा सकते हैं। फिर उस आइकन को चुनें जिसे आप हटाना चाहते हैं। आइकन जोड़ते समय आप उसी प्रक्रिया का अनुसरण भी कर सकते हैं। "व्यू" मेनू पर जाएं, "आइकन बार कस्टमाइज़ करें" पर क्लिक करें और "ऐड" और "ओके" पर क्लिक करके एक सूची से आइकन चुनें।


8. त्वरित रूप से त्वरित रूप से सीखने के लिए निवेश का समय

क्रिस्टलन शेल्टन, सीपीए और स्टाफ लेखक, फ़िट लघु व्यवसाय

क्विकबुक का सही उपयोग कैसे करें, यह जानने के लिए कुछ समय का निवेश करें। अक्सर, व्यवसाय के मालिकों की किताबें अव्यवस्थित होती हैं, क्योंकि उन्होंने "विंग इट" का फैसला किया था जब यह क्विकबुक में अपनी आय और व्यय दर्ज करने के लिए आया था। क्विकबुक एक गैर-लेखाकार का सॉफ्टवेयर है-इसका उपयोग करने के लिए आपको किसी अकाउंटिंग डिग्री की आवश्यकता नहीं है।

फिट स्माल बिजनेस देखें ' नि: शुल्क पाठ्यक्रम शुरुआती के लिए, जिसमें चरण-दर-चरण निर्देश और वीडियो ट्यूटोरियल शामिल हैं, जो आपको सिखाते हैं कि क्विकबुक का उपयोग कैसे करें।


9. आप अपने खर्चों को किस तरह वर्गीकृत करते हैं, उसमें निरंतरता रखें

पाओला गार्सिया, लघु व्यवसाय सलाहकार, एक्सेलसियर ग्रोथ फंड

हालांकि व्यवसाय के मालिकों में यह विवेक होता है कि वे कुछ लागतों को कैसे वर्गीकृत करना चाहते हैं, यह एक नियम बनाना महत्वपूर्ण है कि उन्हें किस प्रकार वर्गीकृत किया जाएगा और इससे कैसे चिपके रहेंगे। यदि आप बदलते हैं कि आप प्रत्येक तिमाही में अपने खर्चों को कैसे वर्गीकृत करते हैं, तो आपके वित्तीय वक्तव्यों में असामान्य उतार-चढ़ाव और विसंगतियां दिखाई देंगी, जो उधारदाताओं और निवेशकों द्वारा निर्णयों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती हैं। खर्चों को कैसे वर्गीकृत किया जाएगा, इसके लिए नियम स्थापित करें और सुनिश्चित करें कि QuickBooks का उपयोग करने वाली आपकी टीम में कोई भी सुसंगत जानकारी के लिए इन नियमों का पालन करता है।

अधिक जानने के लिए, फ़िट लघु व्यवसाय के ट्यूटोरियल को देखें ऑनलाइन खर्च कैसे निर्धारित करें QuickBooks में।


10. जोखिम से बचाने के लिए क्विकबुक ऑडिट ट्रेल का उपयोग करें

टिफ़नी काउच, सीईओ, एक्यूविटी फ़ोरेंसिक्स

क्विकबुक ऑडिट ट्रेल अमूल्य है। यह जल्दी से किसी भी लेन-देन को रोक देता है और उसमें फेरबदल करता है जिसे हेरफेर या बदल दिया गया है। यदि अधिक ग्राहक अपनी कंपनी की चल रही मासिक समीक्षा और प्रबंधन के भाग के रूप में ऑडिट ट्रेल रिपोर्ट का उपयोग कर रहे हैं, तो वे संभवतः अपने संगठन के भावनात्मक और वित्तीय प्रभाव को सीमित करते हुए, धोखाधड़ी को अधिक तेज़ी से उजागर करेंगे।


11. अनुसंधान कैसे बाह्य एप्लिकेशन को एकीकृत करने से पहले QuickBooks के साथ एकीकृत

कर्टनी बारबी, सह-मालिक और सीओओ, द बुककीपर

यदि आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी हैं, जो आपकी खुद की बहीखाता पद्धति करता है, तो आपको यह समझना चाहिए कि आपके एकीकृत ऐप को एकीकृत करने से पहले आपको कैसे काम करना चाहिए। कुछ व्यवसाय स्वामियों को डुप्लिकेट लेनदेन को साफ़ करना पड़ता था, या मैन्युअल रूप से गायब लेन-देन को जोड़ना पड़ता था, जब ऐप्स QuickBooks के साथ सिंक नहीं करते थे जिस तरह से वे चाहिए थे।


12. अपने अनिर्धारित निधि खाते में सभी भुगतान लॉग इन करें

स्टेफ़नी बूथ, स्टाफ अकाउंटेंट, वेलो आईटी ग्रुप

कई QuickBooks उपयोगकर्ता अपने व्यापार की बैलेंस शीट में एक आंकड़ा खोजने के लिए उलझन में हैं, जिसे "अनिर्धारित फंड्स" कहा जाता है। अनिर्धारित फंडों का आंकड़ा आपके बैलेंस शीट में प्राप्त धन के लिए खाते में स्वचालित रूप से उत्पन्न राशि है, लेकिन अभी तक जमा नहीं किया गया है। कंपनी का बैंक खाता। इस खाते में धनराशि को देखने का मतलब यह नहीं है कि कोई समस्या या त्रुटि है, लेकिन यदि राशि काफी बढ़नी शुरू हो जाती है, तो इसका मतलब यह हो सकता है कि बैंक खाते में जमा किए जा रहे धन को ठीक से दर्ज नहीं किया जा रहा है। एक ग्राहक के भुगतान के वितरण पर, जमा मॉड्यूल खोलें और QuickBooks में सभी भुगतानों को लॉग इन करें।


13. प्रसंस्करण समय कम करने के लिए कीबोर्ड क्विकबुक शॉर्टकट का उपयोग करें

ज़ोंद्रा विल्सन, ओनर, ब्लू स्किन केयर

अन्य विंडोज़-आधारित अनुप्रयोगों की तरह, कई कीबोर्ड शॉर्टकट हैं जिनका उपयोग आप QuickBooks में कर सकते हैं। यहाँ कुछ है:

  • Ctrl + I - चालान बनाएँ
  • Ctrl + E - रजिस्टर में चयनित लेनदेन को संपादित करें
  • Ctrl + F - लेन-देन का पता लगाएं
  • Ctrl + J - ग्राहक केंद्र खोलें
  • Ctrl + M - लेन-देन या रिपोर्ट को याद रखें
  • Ctrl + N - संदर्भ में नया चालान, बिल, चेक या सूची आइटम
  • Ctrl + Q - लेनदेन या सूची आइटम पर QuickReport
  • Ctrl + T - संस्मरण लेन-देन सूची खोलें
  • Ctrl + W - नया चेक लिखें
  • Ctrl (खोलने के दौरान) - एक कंपनी फ़ाइल के बिना QuickBooks प्रारंभ करें

14. लेन-देन जोड़ते समय विस्तृत रहें

यूको कावामोतो, वित्त स्टाफ, संस्थापक गाइड

लेखांकन में, प्रत्येक विवरण महत्वपूर्ण है। QuickBooks में लेन-देन जोड़ते समय, उस विशेष लेनदेन से संबंधित संपूर्ण विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें। विवरण, विक्रेता, और प्रत्येक लेनदेन का एक विस्तृत विराम जोड़ना सुनिश्चित करें। इससे आपको अनुसंधान के दिनों में समय की बचत होगी जब आपको बाद में किसी निश्चित लेनदेन के विवरण की समीक्षा करने की आवश्यकता होती है।


15. "QuickMath" कैलकुलेटर का उपयोग फ़ील्ड्स के अंदर करें

क्विकबुक कैलकुलेटर के अलावा, कोर्सिका टेक्नोलॉजीज क्विकबुक के क्विकमैथ कैलकुलेटर का उपयोग करने की सिफारिश करता है, जो आपको सीधे एक क्षेत्र के अंदर गणना करने की अनुमति देता है। एक क्षेत्र का चयन करें, "=" कुंजी टाइप करें, और एक मिनी-टेप दिखाई देगा। यह आपको फ़ील्ड के अंदर अपनी गणना करने की अनुमति देता है जिससे आपको क्विकबुक कैलकुलेटर पर जाने की आवश्यकता नहीं होगी।


16. रीकॉन्सिल क्विकबुक अकाउंट्स

एसएलसी बुककीपिंग के अनुसार, आपके सभी QuickBooks खातों को समेटना सबसे महत्वपूर्ण कार्य है और किसी भी लेनदेन को करने से पहले सबसे पहले किया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने का एकमात्र तरीका है कि आपके सभी लेनदेन रिकॉर्ड किए गए हैं। बैंक खाते, क्रेडिट कार्ड, ऋण, क्रेडिट की रेखाएं और किसी भी खाते में शुरुआत और अंत में शेष राशि सहित अपने सभी खातों को फिर से इकट्ठा करें।

17. बैकअप आपका QuickBooks

Kabbage विभिन्न उपयोगी QuickBooks टिप्स प्रदान करता है और उनमें से एक है अपने QuickBooks का बैकअप लेकर अपने डेटा को सुरक्षित रखना। आप अपने डेटा का बैकअप लेने के लिए एक स्वचालित शेड्यूल सेट कर सकते हैं ताकि आप इस महत्वपूर्ण प्रक्रिया को नहीं भूलेंगे।


18. इनपुट्स डेट्स करते समय शॉर्टकट का उपयोग करें

QuickBooks के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना समय बचाने का एक तरीका है। अलग-अलग कीबोर्ड शॉर्टकट हैं, और Yeo & Yeo आपके लेनदेन में तारीख टाइप करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करने की सलाह देते हैं। इन तारीख शॉर्टकट में निम्नलिखित शामिल हैं:

  • w = सप्ताह का पहला दिन
  • k = सप्ताह का अंतिम दिन
  • m = महीने का पहला दिन
  • h = महीने का अंतिम दिन
  • y = वर्ष का पहला दिन
  • r = वर्ष का अंतिम दिन

19. राइट-क्लिक मेनू का उपयोग करें

MyVao.com के सुझावों में से एक राइट-क्लिक मेनू का उपयोग कर रहा है, जो टूलबार पर भरोसा करने का एक अच्छा विकल्प बनाता है। राइट-क्लिक मेनू आपको राइट-क्लिक करके और वांछित कार्रवाई का चयन करके मेनू को खींचने की अनुमति देता है। यह सुविधा विभिन्न वर्गों में उपलब्ध है।

20. प्रोग्राम प्रिफरेंस फ़ीचर का उपयोग करें

एस एंड ओ चार्टर्ड प्रोफेशनल अकाउंटेंट के अनुसार, आप अपने क्विकबुक लेनदेन को अधिक कुशल बनाने के लिए अपनी कंपनी की कार्यक्रम प्राथमिकताओं को सेट कर सकते हैं। आप इसे संपादित मेनू पर जाकर और प्राथमिकताएं पर क्लिक करके कर सकते हैं। आप चेक लिखने के लिए डिफ़ॉल्ट खाते, डिफ़ॉल्ट वार्षिक ब्याज दर, बिक्री कर, और बहुत कुछ निर्धारित कर सकते हैं।

21. आसानी से लेन-देन इतिहास तक पहुंचने के लिए रिपोर्ट टैब का उपयोग करें

क्या आप जानते हैं कि आप "रिपोर्ट टैब" और "लेन-देन इतिहास" पर क्लिक करके क्विकबुक लेनदेन का इतिहास आसानी से जान सकते हैं? अगली बार जब आप समय और ऊर्जा बचाने के लिए एक निश्चित बिल भुगतान के लिए सभी संबंधित चालान और क्रेडिट मेमो प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो इस सुविधा का उपयोग करने की अनुशंसा करते हैं।

22. अपने कुकीज़ और कैश को नियमित रूप से साफ़ करें

यदि आप क्विकबुक ऑनलाइन का उपयोग कर रहे हैं, तो एनिक्स एंड एसोसिएट्स एलएलसी सुझाव देता है कि आप अपने क्यूबीओ को सबसे अच्छा काम करने के लिए नियमित रूप से अपने कुकीज़ और कैश को साफ़ करें। QuickBooks एक सेवा (SaaS) उत्पाद के रूप में एक सॉफ्टवेयर है, इसलिए कुकीज़ आपके QuickBooks के अनुभव को प्रभावित करती हैं। ऊपरी दाएं कोने पर मौजूद अपने ब्राउज़र के मेनू आइकन पर क्लिक करें। "टूल" और "स्पष्ट ब्राउज़िंग डेटा" पर क्लिक करें। पॉपअप मेनू से "कुकीज़ और अन्य प्लगइन्स" और "कैश्ड छवियों और फ़ाइलों" की जाँच करें, और "स्पष्ट ब्राउज़िंग डेटा" बटन पर क्लिक करें।

23. एक पासवर्ड के साथ अपने QuickBooks को सुरक्षित रखें

जोखिम को कम करने और पहुँच को नियंत्रित करने के लिए अपने QuickBooks को सुरक्षित और पासवर्ड के साथ सुरक्षित रखना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, मेनू बार से "कंपनी" पर क्लिक करके उपयोगकर्ताओं को सेटअप करें। QuickBooks व्यवस्थापक खाते के लिए एक पासवर्ड असाइन करें। वॉल्टमैन ग्रुप के अनुसार, आप अपनी कंपनी में कई QuickBooks उपयोगकर्ताओं के लिए अलग-अलग उपयोगकर्ता खाते, पासवर्ड और एक्सेस के विभिन्न स्तरों को भी सेट कर सकते हैं।

निचला रेखा - क्विकबुक शॉर्टकट और टिप्स

QuickBooks को गैर-लेखाकार व्यवसाय मालिकों को अपने स्वयं के व्यवसाय लेखांकन का प्रदर्शन करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। आपके खाते के लेन-देन को अधिक कुशल बनाने के लिए इसमें कई उपयोगकर्ता-अनुकूल सुविधाएँ हैं। जबकि QuickBooks आमतौर पर उपयोग करना आसान है, चीजों को बहुत सरल रखने में मदद करने के लिए अन्य चालें हैं। एक त्वरित QuickBooks अनुभव के लिए पेशेवरों से उपरोक्त QuickBooks शॉर्टकट और युक्तियों का उपयोग करें।