26 सहायक समय प्रबंधन युक्तियाँ और तकनीकें

खराब समय प्रबंधन की छिपी हुई लागत पर द हार्टफोर्ड के एक सर्वेक्षण से पता चलता है कि कैसे एक कर्मचारी अपने काम का समय ऑनलाइन ब्राउज़ करने में केवल 15 मिनट खर्च करके अपनी कंपनी को $ 62.50 घंटे खर्च कर सकता है। एक कर्मचारी की भूमिका के बावजूद, ये संख्या आसानी से परिप्रेक्ष्य में डाल देती है कि किसी व्यवसाय की उत्पादकता के लिए समय प्रबंधन कितना महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हमने विशेषज्ञों से अपने स्वयं के समय प्रबंधन तकनीकों, युक्तियों और उपकरणों को साझा करने के लिए कहा है जिन्हें हर छोटा व्यवसाय अपनी निचली रेखा में सुधार करने के लिए अपना सकता है।

यहाँ पेशेवरों से 26 समय प्रबंधन युक्तियाँ दी गई हैं।


1. अपना फ़ोन प्रबंधित करें, अपने फ़ोन को प्रबंधित न होने दें

निक ग्लासेट, सह-संस्थापक, उत्पत्ति नेतृत्व समूह

मैंने इस अवधारणा के साथ छोटी शुरुआत की, और फिर इसे समय के साथ बड़ा किया। यह मेरे ईमेल के लिए ध्वनि और कंपन अधिसूचना को बंद करने के साथ शुरू हुआ। एक iPhone पर, ईमेल के लिए ध्वनि सूचना एक व्याकुलता है जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। थोड़ी देर बाद, मैंने बैज नोटिफिकेशन को भी मारने का फैसला किया क्योंकि उस नंबर के साथ थोड़ा सा लाल घेरा सिर्फ मुझे ईमेल आइकन को छूने के लिए है। मैं अपने ईमेल और टेक्स्ट संदेशों को प्रबंधित करने के लिए "बैचिंग" नामक एक विधि का उपयोग करता हूं। मैं इसे सुबह 9 बजे, दोपहर 12 बजे, दोपहर 3 बजे, शाम 6 बजे देखता हूं। सोशल मीडिया अब शायद ही कभी चेक किया जाता है कि सूचनाएं बंद हैं, और यही तरीका होना चाहिए। आप जो कुछ भी करते हैं वह सेटिंग्स में जाता है, और गैर-जरूरी चीजों के लिए अलर्ट बंद कर देता है। छोटे से शुरू करें, और अपनी सूचनाओं को बस थोड़ा रद्द करें, और फिर इसे वहां से विकसित करें। अब आपका फ़ोन आपके समय पर उपयोग किया जाएगा, अन्य सभी के लिए नहीं। यह आपको नाटकीय रूप से विकर्षणों को कम करने से बहुत अधिक केंद्रित रहने देता है। और पागल बात है ... आप मुश्किल से नोटिस करेंगे!


2. एक कानबन बोर्ड पर अपने कार्य ट्रैक करें

नाया सोंक्ला, डिजिटल और इन्फ्लुएंसर मार्केटिंग, गामेलीस एसए

अधिकांश छोटी व्यावसायिक सेटिंग में कर्मचारियों को ग्राहक के ईमेल प्रश्नों के उत्तर देने से लेकर बिक्री पूर्वेक्षण और परियोजना प्रबंधन तक विभिन्न कार्यों से निपटना पड़ता है। एक छोटे व्यवसाय के कर्मचारी के लिए अपना समय और प्रयासों को बेहतर ढंग से आवंटित करने का सबसे अच्छा तरीका पूरी टीम के लिए एक तात्कालिक-बाध्य कार्य प्रबंधन प्रणाली (कार्य को सुचारू रूप से चलाने के लिए उनके महत्व के अनुसार कार्यों को प्राथमिकता देना) है जो लचीलेपन की अनुमति देता है और सदस्यों के बीच वास्तविक समय सहयोग। कानबन बोर्ड ऐसी प्रणाली का एक ठोस उदाहरण हैं। यदि आप स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं कि किन कार्यों को करने की आवश्यकता है और किस क्रम में (80/20 पेर्टो सिद्धांत को ध्यान में रखें), तो आपके कर्मचारी जानेंगे कि तुच्छताओं में समय बर्बाद किए बिना अपने समय को बेहतर और अधिक कुशलता से कैसे आवंटित किया जाए।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेअर नाटकीय रूप से कर्मचारी उत्पादकता में सुधार करके यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे अपने समय का बेहतर उपयोग करें। 8 में से फ़िट छोटे व्यवसाय के लेख देखें सबसे अच्छा मुफ्त परियोजना प्रबंधन उपकरण उपलब्ध है और देखें कि आपके लिए सबसे अच्छा काम क्या है।


3. ज़ोहो सीआरएम के साथ अपनी बिक्री और विपणन कार्य को स्वचालित करें

केरी लिंडेनमुथ, मार्केटिंग मैनेजर, द काइल डेविड ग्रुप, एलएलसी

हमारी कंपनी जो एक संसाधन का उपयोग करती है, वह हमारे कार्यों को सुचारू रूप से संचालित करती है और हमारी टीम को खाली समय में मदद करती है जिसे बाद में कहीं और आवंटित किया जा सकता है जोहो सीआरएम। यह उपकरण बिक्री और विपणन टीमों के लिए अत्यंत उपयोगी है। इसमें स्वचालित विशेषताओं की एक सरणी होती है, जैसे अनुवर्ती अनुस्मारक, वर्कफ़्लो और व्यक्तिगत ईमेल श्रृंखलाएं। ये दैनिक कार्य हैं जो हमारी टीम हमेशा करती है; हालाँकि, आयोजन, उनकी स्थिति और उनके संचार दिन के बड़े हिस्से को ले सकते हैं, जिससे अन्य महत्वपूर्ण कार्यों के लिए बहुत कम समय रह जाता है। यह स्वचालन समय को मुक्त करता है, जिससे हमारी टीम को बिक्री पर अधिक काम करने की अनुमति मिलती है, जिससे वे तेज और चिकनी हो जाते हैं। रिपोर्टिंग टूल और इनवॉइसिंग प्रोग्राम जैसे अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण सीआरएम में अतिरिक्त तत्व जोड़ते हैं, यह सुनिश्चित करता है कि लीड और बिक्री के सभी महत्वपूर्ण डेटा एक ही स्थान पर स्थित हैं। ये छोटे परिवर्तन हैं जो दक्षता और समय प्रबंधन में भारी वृद्धि का कारण बनते हैं।


4. अपने दिन की योजना बनाएं या असफल होने की योजना बनाएं

रस्टी कोस, सीईओ और ओनर, कोस क्रिएटिव ब्रांड्स

एक योजना के बिना काम पर जाना विफल होने की योजना बना रहा है। अपने अगले दिन की योजना बनाने के लिए अपने कार्य दिवस के बाद एक समर्पित समय चुनें। अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य के साथ घंटे की शुरुआत करें। यह आपको आपके आने वाले दिन की मानसिक तस्वीर देगा और आपको महत्वपूर्ण / अत्यावश्यक कार्यों से बाधित होने की स्थिति में ट्रैक पर वापस लाने की अनुमति देगा।


5. प्रत्येक सुबह अपने मस्तिष्क की घोषणा करें

टेस ऑसमैन, सीईओ, सीएलटी लीड्स

हम अपने सिर में बहुत सारे अनुस्मारक लेते हैं - दोनों व्यक्तिगत और पेशेवर - और यह हमारी उत्पादकता को रोकता है। प्रत्येक सुबह, चाहे वह तब हो जब आप पहली बार उठते हैं या जब आप अपनी मेज पर बैठते हैं, तो पांच मिनट का समय निकालकर अपनी हर चीज को सूचीबद्ध करें सोच आपको दिन के लिए करना होगा। एक बार जब यह सब खत्म हो जाता है, तो पेशेवर से अलग व्यक्तिगत (रंग कोडिंग मेरा पसंदीदा है)। फिर, जादू शुरू होता है। महत्वपूर्ण / जरूरी दृष्टिकोण का उपयोग करते हुए, अपने आप से दो प्रश्न पूछें: क्या यह मेरे दिन के लिए महत्वपूर्ण है? क्या यह जरूरी है कि यह दिन के अंत तक हो जाए? यह आपके द्वारा सभी चीजों को जल्दी से अलग कर देता है सोच आपको उन चीजों से होना चाहिए जो तब होनी चाहिए, जो तब आपकी उत्पादकता बढ़ाती है क्योंकि आप लेजर केंद्रित हैं और दिन को किन मामलों से निपटने के लिए तैयार हैं।


6. हर सुबह एक दैनिक रणनीति सत्र का नेतृत्व करें

डॉ। टी। बेलकनप, सीईओ, मायकॉच.लाइफ

सुबह की रणनीति सत्र कर्मचारियों को ट्रैक पर रहने में मदद करने का एक शानदार तरीका है। चाहे वह हर दिन पांच मिनट का रणनीति सत्र हो या सप्ताह में एक बार 15 मिनट का सत्र, वे कर्मचारी समय प्रबंधन में मदद कर सकते हैं। कर्मचारी अपेक्षाओं को निर्धारित करने के लिए इस समय का उपयोग करें। केवल कार्यों को देने के बजाय, अपने कर्मचारियों से पूछें कि वे इस दिन या सप्ताह का उपयोग कैसे करेंगे। लेकिन इसे जल्दी करो। लक्ष्य जवाबदेही है। इसे डांट सत्र न बनाएं, यह देखने के लिए एक अवसर के रूप में उपयोग करें कि किन कर्मचारियों को अधिक समय प्रबंधन प्रशिक्षण की आवश्यकता है।


7. प्रैक्टिस टाइम ब्लॉकिंग

इयान मैकक्लेरी, अध्यक्ष, फीनिक्सनाप ग्लोबल आईटी सर्विसेज

मैं उस दिन के लिए प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए एक कार्यक्रम बनाकर शुरू करता हूं। मैं दिन भर में अपने कामों को 30 या 60 मिनट के समय के ब्लॉक में तोड़ देता हूं। यह समय सीमा स्थापित करता है और नौकरियों पर समय सीमा लगाता है, जिससे यह एक स्वचालित आयोजक बन जाता है। मैं दो वर्षों से इसका उपयोग कर रहा हूं और पाया कि मेरी उत्पादकता नाटकीय रूप से बढ़ी है। मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण: एवरनोट महान है। चूंकि मैं हमेशा यात्रा पर रहता हूं और ज्यादातर समय मेरे पास अपना लैपटॉप नहीं होता है, इसलिए मैंने अपने फोन पर एप्लिकेशन इंस्टॉल किया। यह नोटों को नीचे ले जाने, कर्मचारियों के साथ साझा करने और जाने पर महत्वपूर्ण दस्तावेज बनाने का एक शानदार तरीका है। यह बहुत अच्छा है क्योंकि इसमें Microsoft Word के समान सुविधाएँ हैं। मुझे Unroll me का उपयोग करना भी पसंद है। यह एक ऐसा एप्लिकेशन है जहां मैं अपने सभी मासिक सदस्यता को एक ईमेल में नोट कर सकता हूं। मैं ईमानदारी से नहीं जानता कि मैं इस टूल के बिना क्या करूंगा क्योंकि मेरे पास बहुत सारे सब्सक्रिप्शन हैं जो मैं अपने व्यवसाय के लिए उपयोग करता हूं और इनमें से अधिकांश क्लाउड ड्राइव खाते हैं।


8. अपना समय अपने स्थान के लिए अनुकूल करें

कैथरीन किंग, इंटरकल्चरल मैनेजमेंट कंसल्टेंट, अदृश्य संस्कृति

अमेरिका में समय प्रबंधन दूसरे देश की तुलना में अलग हो सकता है। इसलिए, जब आप एक नवागंतुक या विदेशी क्षेत्र में होते हैं, तो धीमा करें। अगर आप ऐसा करेंगे तो आप तेजी से आगे बढ़ेंगे।

धीमा करते समय क्या करें? संबंधों का निर्माण करें, बोलने से अधिक देखें और सुनें, आपके आने से पहले क्या चल रहा था, इसके बारे में संदर्भ बनाएं (कुछ देशों में यह संबंध बनने के बाद ही विकसित होगा), संगठनात्मक चार्ट सीखें, जानें कि आप किसके साथ संवाद कर रहे हैं, उनकी रैंक और उनके लिए सफलता क्या दिखती है और दूसरों को आंकने से बचें कि ऐसा लगता है कि वे काम नहीं कर रहे हैं क्योंकि किसी दूसरे देश में काम करने का तरीका अक्सर अपने आप में अलग दिखता है।


9. कार्यस्थल में आत्म-दोष और नकारात्मकता से बचें

मरीना पिलिपेंको, मार्केटिंग मैनेजर, एक्टटाइम

सकारात्मक रहें। आपके समय प्रबंधन के प्रयासों में उतार-चढ़ाव रहेगा। तब भी सकारात्मक रहने की कोशिश करें जब चीजें आपके द्वारा योजनाबद्ध तरीके से नहीं चल रही हों। आत्म-दोष किसी भी अच्छा नहीं होगा लेकिन अपनी ऊर्जा और दृढ़ संकल्प चूसना होगा। और जब आप कुछ ऐसा हासिल करते हैं जिसके लिए कुछ समय प्रबंधन कौशल की आवश्यकता होती है तो आप खुद की प्रशंसा करें।


10. कर्मचारियों को एक 'नहीं' की सूची दें

स्टीफन डेविस, टाइम मैनेजमेंट एक्सपर्ट और स्पीकर, द टाइम एज

2008 की मंदी के बाद से, छोटे व्यवसायों के एक विशाल अनुपात ने प्रशासनिक संसाधनों में कटौती करके ओवरहेड लागत के डर से प्रतिक्रिया की है। इसका मतलब यह है कि कंपनी के अधिकांश लोग अपने वेतन ग्रेड से नीचे ऐसे काम कर रहे हैं जो कम खर्चीले संसाधन द्वारा नियंत्रित किए जा सकते हैं। इसे पहचानने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि प्रत्येक स्टाफ सदस्य अपने समय के मूल्य को पहचानने में मदद करें और उन सभी चीजों की एक "टू डू लिस्ट" बनाएं जो वे करते हैं जो इस मूल्य से नीचे हैं। जब इन सभी को देखा जाता है और एक साथ रखा जाता है, तो यह एक सस्ती प्रशासनिक कर्मचारी के लिए नौकरी का विवरण बना सकता है और बाकी सभी को अपना अधिक समय उन चीजों पर काम करने में खर्च करने के लिए मुक्त कर सकता है जो कंपनी के लिए मूल्य लाती हैं।


11. दैनिक लक्ष्यों की सूची बनाएं

एंथोनी बार्ट, डिजिटल मार्केटिंग कंसल्टेंट, द बार्ट संगठन

सुबह काम शुरू करने से पहले दिन के लिए अपने लक्ष्यों को लिख लें। एक उद्यमी के रूप में, उन वस्तुओं की एक सूची प्राप्त करना बहुत अच्छा है, जिन्हें आप दिन, सप्ताह, महीने और वर्ष के लिए पूरा करना चाहते हैं। सबसे अच्छी भावनाओं में से एक आपकी सूची से इन वस्तुओं की जाँच कर रहा है। यह उपलब्धि की भावना पैदा करता है और आपको सफल होने के अपने प्रयासों में आगे बढ़ने में मदद करता है।


12. अपने कैलेंडर पर व्हाइट स्पेस कम से कम करें

सारा एल्स बोग्स, रियाल्टार एसोसिएट, Sarahelles.com

सबसे प्रभावी सुझाव जो मैं सोच सकता हूं, वह है कि आप अपने दिन की शुरुआत प्लानिंग के साथ करें और अपने कैलेंडर, यहां तक ​​कि परिवार के समय में सब कुछ डाल दें। आपके कैलेंडर पर सफेद स्थान अप्रभावी समय है। मृत समय। मैं प्रत्येक सुबह उठता हूं और दिन के लिए अपनी टू-डू सूची और एजेंडा की समीक्षा करता हूं। यदि कोई घटना मेरे एजेंडे में नहीं है, तो यह मौजूद नहीं है। कोई अपवाद नहीं। मेरे पास मेरे कैलेंडर में हर चीज के लिए स्लॉट हैं, जिसमें सक्रिय ग्राहकों के साथ पालन करना, नए ग्राहकों के लिए पूर्वेक्षण करना, अपने बेटे के लिए मीटिंग और प्लेडेट्स शामिल हैं। यदि कोई विरोध होता है, तो मुझे नियुक्ति को स्थानांतरित कर सकते हैं या नहीं, अगर इसे रद्द करने के लायक है या नहीं। मार्केटिंग (नया व्यवसाय ढूंढना) और वर्तमान क्लाइंट का अनुवर्ती समय कभी भी रद्द नहीं होता है।


13. पहचानिए कि समय प्रबंधन प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग-अलग काम करता है

जेरी हाफी जूनियर, बिजनेस डेवलपमेंट, एम्ब्रोसिया ट्रीटमेंट सेंटर के अध्यक्ष

व्यवसाय में मेरे अनुभव में, सबसे अच्छा समय प्रबंधन टिप यह है कि समय प्रबंधन एक आकार-फिट-सभी प्रस्ताव नहीं है। प्रत्येक व्यक्ति के लिए प्रभावी ढंग से और कुशलता से समय का प्रबंधन करने का कोई सार्वभौमिक तरीका नहीं है, इसलिए लोगों को एक प्रणाली में मजबूर करने का परिणाम केवल उच्च टर्नओवर में होता है। यह सच होने के साथ, मुझे अपनी टीम के सदस्यों के साथ व्यक्तिगत रूप से अपनी शक्तियों और सीमाओं के आधार पर अद्वितीय योजनाओं को तैयार करने के लक्ष्य के साथ काम करना आवश्यक लगता है। कुछ लोग पूरी तरह से शांत और शांत वातावरण में पनपते हैं जबकि अन्य ऊर्जा की सराहना करते हैं। अपने कर्मचारियों की जरूरतों को उजागर करके, मैं उन्हें एक तरह से सफलता के लिए स्थापित कर सकता हूं जो मेरे व्यवसाय के साथ-साथ उनके स्वयं के जीवन और खुशी को लाभान्वित करता है।


14. मीटिंग की समय सीमा 30 मिनट या उससे कम

अभियांत्रिकी। क्रिस्टियन रेनेला, सीईओ और सह-संस्थापक, elMejorTrato.com

नौ साल के काम और समय प्रबंधन के लिए कई अलग-अलग रणनीतियों की कोशिश करने के बाद, मैं आपको आश्वस्त कर सकता हूं कि सबसे अच्छी रणनीति आपकी बैठकों को कम करना है (और यदि आप उन्हें समाप्त कर सकते हैं, तो और भी बेहतर)। हमारे छोटे व्यवसाय में, हमने फैसला किया कि प्रत्येक कर्मचारी प्रति दिन केवल 15 मिनट के लिए एक बैठक में भाग ले सकता है और इसमें केवल पांच लोग शामिल हो सकते हैं। इससे हमें 21.4% की उत्पादकता में वृद्धि हासिल करते हुए अपने समय प्रबंधन में सुधार करने में मदद मिली। हम द इकोनॉमिस्ट द्वारा प्रकाशित इस लेख को भी संदर्भित कर सकते हैं, जिसमें दिखाया गया है कि कैसे एक निर्माण कंपनी अधिकतम 30 मिनट और टीम के सात सदस्यों की बैठकों को सीमित करके 200 कर्मचारियों के वेतन के बराबर बचत करने में सक्षम थी।


15. कुछ भी करने से पहले, अपना समय ट्रैक करें

नैट मास्टरसन, मार्केटिंग मैनेजर, मेपल होलिस्टिक

यह जानने के लिए कि आपके पास क्या करने के लिए कुछ कठिन, ठंडा, ठोस डेटा है, आपको अपना समय ट्रैक करना होगा। बिलकुल अक्षरशः। चाहे ऐप, पेन और पैड, या स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हों, आपको यह जानना होगा कि आप अपने समय के साथ क्या कर रहे हैं, इससे पहले कि आप इसे ठीक से प्रबंधित कर सकें। कई बार, एक मजबूत और सक्षम नेता उदाहरण के साथ आगे बढ़ता है, इसलिए यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी अपने समय का बुद्धिमानी से उपयोग करें, तो अपने आप से शुरुआत करें।

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16. पोमोडोरो एक्सटेंशन का उपयोग करें

सियरा हौतौ, मार्केटिंग समन्वयक और कार्यकारी सहायक, ईंधन

दो नौकरियों की जुगलबंदी करते हुए, मेरे पास अच्छा समय प्रबंधन कौशल है क्योंकि इन कौशल की कमी अंततः मेरे काम को सही ढंग से करने में विफलता होगी। सबसे अच्छे उत्पादकता साधनों में से एक जो मैं अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करने के लिए उपयोग करता हूं वह है पोमोडोरो असिस्टेंट क्रोम एक्सटेंशन। यह एक क्रोम एक्सटेंशन है जो आपको कार्यों और ब्रेक को ठीक से प्रबंधित करने में मदद करता है, इसलिए आप बहुत अधिक समय तक एक कार्य में चूसे नहीं जाते हैं। बस टाइमर सेट करें कि आप कितने समय तक कार्यों में काम करना चाहते हैं (वे 25 मिनट की सिफारिश करते हैं) और पॉमोडोरो सहायक आपको ब्रेक या स्विच गियर्स लेने के समय पर सूचनाएं भेजेंगे। यह ऐतिहासिक डेटा पर भी नज़र रखता है, ताकि आप देख सकें कि आप कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं।


17. ज़िगार्निक प्रभाव की शक्ति का दोहन

हैली अज़ुले, संस्थापक और सीईओ, टैलेंटग्रो एलएलसी

रूसी मनोवैज्ञानिक ब्लुमा ज़िगार्निक ने पाया कि हम अधूरे कामों को पूरा करने की तुलना में बेहतर याद करते हैं। इसका कारण यह है कि हमारा दिमाग बाधित कार्यों को हल करने और बंद करने का प्रयास करता है। ये 'ओपन लूप्स' हमारे दिमाग को बार-बार हमारे बारे में बताते हैं। लड़ाई शिथिलता के लिए ज़िगार्निक प्रभाव का उपयोग करने का प्रयास करें: यदि आप अपने आप को कुछ शुरू करने पर विरासत में पाते हैं, तो कुछ करें - कुछ भी - जो आपको उस कार्य पर शुरू होता है (भले ही यह काम का सबसे आसान हिस्सा हो या परियोजना का एक तुच्छ पहलू)। आपको इसे खत्म करने की बहुत अधिक संभावना होगी क्योंकि आपका दिमाग इसे एक खुले लूप के रूप में देखेगा और आपको बंद करने की लालसा देगा।


18. मॉडल और टीचिंग द आर्ट ऑफ निबलिंग

नान रसेल, लेखक और स्पीकर, NanRussell.com

निबलिंग एक बहुत ही प्रभावी तरीका है जिससे चीजें बहुत कम समय के आबंटनों का उपयोग करती हैं, साथ ही शिथिलता को रोकने या प्रतिक्रिया देने और व्यक्तिगत प्रेरणा बढ़ाने का एक तरीका है। यह बॉल-ड्रॉपिंग के बिना होने वाले कार्यों, दायित्वों और जिम्मेदारियों को समानांतर और पूरा करने में सक्षम कौशल है। निबलिंग एक रैखिक प्रक्रिया या दृष्टिकोण को समाप्त करने के लिए एक शुरुआत नहीं है। जब आप कुतरते हैं, तो आप एक कार्य या परियोजना को गायब कर देते हैं या इसे छोटे-छोटे chewable भागों में बिट-बाय-फॉरवर्ड करते हैं। जब आप एक अंतिम उत्पाद के बारे में सोचते हैं, तो यह भारी लग सकता है। लेकिन अगर आप एक नीच के बारे में सोचते हैं, तो यह अधिक उल्लेखनीय है। निबलिंग ऐसा लगता है कि कोई व्यक्ति रात में दो घंटे उपन्यास लिख रहा है, या 30 मिनट के अंतराल में स्थानांतरित करने के लिए छंटनी कर रहा है। यह एक शक्तिशाली प्रेरक भी है। कुछ भी करने से प्रेरणा अधिक मिलती है।


19. अपने ईमेल पर काम करने का समय निर्धारित करें

मौर्य थॉमस, अध्यक्ष, ट्रेनर और लेखक, मौर्यहोमस.कॉम

ईमेल को प्रबंधित करने के लिए सही उपकरण और सही मानसिकता दोनों की आवश्यकता होती है। ईमेल के बारे में एक भ्रामक सरल विचार है जिसे ज्यादातर लोग अनदेखा कर देते हैं। और क्योंकि वे करते हैं, वे ईमेल तनाव में रहते हैं। ईमेल वास्तविक काम है जो वास्तविक समय लेता है। जब तक आप इसे संसाधित करने के लिए अपने शेड्यूल में कुछ समय छोड़ना शुरू नहीं करते, तब तक आप प्रभावी रूप से ईमेल का प्रबंधन शुरू नहीं कर सकते। बहुत से लोग अपने दिनों को काफी समय निर्धारित करते हैं और किसी तरह सोचते हैं कि वे मीटिंग और "वास्तविक कार्य" के बीच संक्षिप्त अंतराल में ईमेल के शीर्ष पर रहेंगे। ईमेल को प्रबंधित करने का एक बेहतर तरीका यह स्वीकार करना है कि ईमेल किसी अन्य की तरह "वास्तविक कार्य" है। अपने दिन में काम। दूसरे शब्दों में, आप बैक-टू-बैक मीटिंग्स के लिए खुद को शेड्यूल नहीं कर सकते हैं और फिर भी अपने ईमेल के शीर्ष पर बने रहने की उम्मीद करते हैं (या, इस मामले के लिए, कोई अन्य सक्रिय कार्य प्राप्त करें)।


20. सोशल मीडिया से हटकर साइट पर काम करने के लिए ऐप का उपयोग करें

लोरी गाल, संस्थापक और सीईओ, चीकूड

मेरे पसंदीदा उत्पादकता हैक में से एक स्टे फ़ोकड नामक ऐप की मदद से आता है। घर से काम करते समय, फेसबुक और ट्विटर एक बड़ी गड़बड़ी हो सकती है। StayFocusd इन समय पर आपके द्वारा खर्च किए जा सकने वाले समय को सीमित करके इन विकर्षणों से बचने में मदद करता है। Google Chrome एक्सटेंशन आपको कुछ वेबसाइटों पर दस मिनट के डिफ़ॉल्ट विकल्प के साथ विशिष्ट समय प्रतिबंध सेट करने देता है। एक बार आपका समय व्यतीत हो जाने के बाद, आपने जिन साइटों को ब्लॉक करने के लिए चुना है, उन्हें शेष दिन तक एक्सेस नहीं किया जा सकता है।


21. कोच कर्मचारी समय प्रबंधन मुद्दे

हमना अमजद, कम्युनिटी मैनेजर, रिडिस्टर

समय प्रबंधन सभी के लिए स्वाभाविक रूप से नहीं आता है। कई अन्य कौशल की तरह, आपको अपने कुछ कर्मचारियों को यह कौशल सिखाने की आवश्यकता है। पता करें कि आपके कर्मचारी अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में असमर्थ क्यों हैं और फिर उन्हें प्रशिक्षित करें कि अधिक उत्पादक होने के लिए समय को कैसे संभालें। उदाहरण के लिए, ऐसे कर्मचारी हैं, जिनके लिए ना कहना मुश्किल होता है और फलस्वरूप, काम लगातार चलता रहता है। आपको उन्हें प्राथमिकता देने का तरीका सिखाने की जरूरत है। उन्हें शीर्ष पांच कार्यों के प्रत्येक दिन एक प्राथमिकता सूची बनाने के लिए कहें जो अधिक महत्वपूर्ण हैं और उन्हें विलंबित नहीं किया जा सकता है ताकि वे पहले ऐसा कर सकें। यदि कुछ कर्मचारी महत्वपूर्ण बैठकों या समय सीमा को याद कर रहे हैं। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए उनके साथ एक-पर-एक वार्तालाप करने की आवश्यकता है कि वे आपके जैसे ही पृष्ठ पर हैं।

समय सीमा या बैठकों के बारे में बहुत स्पष्ट रहें जिन्हें याद नहीं किया जा सकता है। ऐसे कर्मचारी भी हैं जो एक ही बार में बहुत से काम करना पसंद करते हैं, जो उन्हें फ़ोकस खो सकता है और समय पर कार्यों को पूरा नहीं कर सकता है और सर्वोत्तम परिणाम दे सकता है। हालाँकि मल्टीटास्किंग कोई बुरी बात नहीं है लेकिन कई बार ऐसा होता है जब किसी कार्य को पूर्ण एकाग्रता की आवश्यकता होती है। विक्षेप को खत्म करने और एक समय में एक चीज को संभालने के लिए उन्हें सिखाएं।


22. कार्यस्थल में ध्यान प्रबंधन लागू करें

Skillshare

यह जरूरी नहीं कि समय प्रबंधन हो, जिसमें सुधार की जरूरत है, बल्कि प्रबंधन पर ध्यान देना चाहिए। यह नई अवधारणा बताती है कि समय प्रबंधन के माध्यम से दक्षता बनाने की कोशिश करने के बजाय, आप प्रत्येक परियोजना या व्यक्ति को उस ध्यान पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जिसमें प्रत्येक परियोजना को वह समय दिया जा सकता है, जिसमें वह बिना विचलित हुए योग्य हो। व्यक्तिगत परियोजनाओं पर बेहतर ध्यान देने में सक्षम होने के परिणामस्वरूप आपकी उत्पादकता में सुधार होगा। ध्यान प्रबंधन एक दो-भाग अवधारणा है; जरूरत पड़ने पर जानबूझकर अपने ध्यान में डायल करने की आपकी क्षमता है, और यह तय करते समय बुद्धिमानी से चुनना कि कौन से कार्य उस फोकस के लायक हैं।

उदाहरण के लिए, आप अपना ध्यान प्रबंधन में सुधार कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, टोडोइस्ट जैसे ऐप्स की मदद से, या कक्षाएं, जैसे कि हाल ही में लॉन्च किए गए मार्क मार्क सिस्कर, संस्थापक संस्थान के प्रबंध निदेशक द्वारा ध्यान देने वाला वर्ग, अब स्किलशेयर प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है। ।


23. अपने समय के डाकुओं को पहचानें

रीता शियानो, संस्थापक, एक जीवंत जीवन जीते हैं

खराब समय प्रबंधन एक ऐसी आदत है जो आपकी सेवा नहीं करती है। सभी आदतों की तरह, वे शक्तिशाली हैं और हमारे व्यवहार और हमारे जीवन को हम जितना महसूस करते हैं उससे कहीं अधिक ढालना है। इस अभ्यास के लिए अपनी दैनिक आदतों के बारे में आत्म-चिंतनशील बनें। उदाहरण के लिए, क्या आप अपने ईमेल, ट्विटर, फेसबुक पेज अपडेट और अपने फोन और सोशल मीडिया साइटों पर असंख्य अन्य ऐप की जांच करने के लिए बाहर सेट करते हैं और अचानक पाते हैं कि नब्बे मिनटों से उड़ गए हैं? क्या आप पंद्रह मिनट ऑनलाइन गेम "सिर्फ मेरा दिमाग खाली करने" के लिए सेट करते हैं और अचानक तीन घंटे आपके द्वारा बीत गए हैं? अपने समय के डाकुओं से मिलें - उन कपटपूर्ण समय-आपदाओं से जो समय चुराते हैं, हम बहुत अधिक उत्पादक रूप से उपयोग कर सकते हैं। अगले पांच दिनों में, इन गतिविधियों को हमेशा की तरह करें। समायोजन न करें, वह करें जो आप आमतौर पर करते हैं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप दैनिक आधार पर ट्विटर या फेसबुक की जांच करते हैं। टाइम बैंडिट पर शीट लिखें (उदाहरण के लिए, फेसबुक की जाँच), प्रारंभ समय पर ध्यान दें, और अंतिम समय नोट करें। हर गतिविधि (सोशल मीडिया, ईमेल, गेम्स, टेलीविजन, आदि) के लिए ऐसा करें।


24. उच्च प्रभाव गतिविधियों पर ध्यान दें

डेविड पाइक, सीरियल एंटरप्रेन्योर एंड ऑथर, द न्यू स्टार्टअप

आपका समय एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में आपकी सबसे मूल्यवान संपत्ति है। अपने समय को अधिकतम करने के लिए, मैं यह सुनिश्चित करता हूं कि मैं व्यापार को बढ़ाने के लिए उच्च प्रभाव वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर रहा हूं। उच्च-प्रभाव वाली गतिविधियों में बड़े ग्राहकों को वरीयता देना या नई भागीदारी बनाना शामिल हो सकता है, जबकि कम-प्रभाव वाली गतिविधि आपके साप्ताहिक बहीखाते का प्रदर्शन करेगी। यह मातम में फंसना आसान है, लेकिन कभी-कभी आपको एक कदम पीछे लेने और यह देखने की जरूरत है कि क्या आप अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग कर रहे हैं। इसके अलावा, मैंने दैनिक चेकलिस्ट बनाने के लिए खुद को इस बात पर ध्यान देना उपयोगी समझा कि मैं हर दिन क्या हासिल करना चाहता हूं


25. अपनी प्राकृतिक उत्पादकता से सावधान रहें

सुज़ैन ब्राउन, अध्यक्ष और लेखक, मॉम पावर मूवमेंट

मैं समय प्रबंधन को अधिक कुशल होने के लिए एक सूत्र के हिस्से के रूप में देखता हूं। उत्पादकता + समय प्रबंधन + कार्य पर रहना = हमारे समय के साथ कुशल होना। मैं आपकी प्राकृतिक उत्पादकता का लाभ उठाने की सलाह देता हूं। आप अपने सबसे चुनौतीपूर्ण काम करना चाहते हैं जब आप सबसे अधिक उत्पादक होते हैं और न केवल आसान कार्यों पर बहुत सारे बक्से की जांच करते हैं जो आप अपने पूरे दिन में फिट कर सकते हैं। अपनी चुनौतीपूर्ण या प्राप्त करने के लिए अपने सबसे अधिक उत्पादक समय के दौरान एक बिजली घंटे को पूरा करें। उस समय किया गया रणनीतिक कार्य। और उस समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, रात को सोने से पहले थोड़ा सा काम करें ताकि आप दौड़ते हुए मैदान से टकरा सकें और उस समर्पित घंटे की शुरुआत से उत्पादक बन सकें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप सबसे अधिक उत्पादक हैं, तो यह मदद कर सकता है। एक या दो सप्ताह के दौरान कुछ दिन लें जब आपके पास बैठकें नहीं होती हैं और देखते हैं कि आप स्वाभाविक रूप से अपने खांचे को कैसे मारते हैं। जब आप अपने समय को तोड़ने के लिए बैठकें नहीं करते हैं, तो आप अपने दिन में अपने स्ट्राइड को हिट करने पर पहचान सकेंगे।


26. ग्राहकों के साथ समन्वय करने के लिए अपने कर्मचारियों को सशक्त बनाएं

सैम पिलर, सीईओ, जॉबर

अक्सर समय, सेवा तकनीक एक कार्यालय व्यवस्थापक या व्यवसाय के स्वामी द्वारा प्रेषित और रूट की जाती है, और अक्सर ऐसा महसूस होता है कि जब वे ग्राहक को देखने जा रहे हैं तो वे "फ्लाइंग ब्लाइंड" हैं। कई मामलों में, एक बिक्री प्रतिनिधि साइट पर चला गया हो सकता है या काम किया जा सकता है, इसलिए वे ग्राहक से पहले नहीं मिले हैं। संबंध बनाने के लिए तकनीक को सक्षम करना और क्लाइंट के साथ संवाद करना - यहां तक ​​कि एक त्वरित एसएमएस या ईमेल जो कहता है "हाय, मैं आपका टेक हूं, मैं जल्द ही आपके स्थान पर जा रहा हूं" या "मैं ट्रैफिक में फंस गया हूं," लेकिन मैं वादा करता हूँ कि मैं मार्ग हूँ ”ग्राहकों के लिए और तकनीक के लिए चमत्कार करता है। नौकरी के अंत में, ग्राहक को एक चालान भेजने में सक्षम होने के क्षण में काम खत्म हो गया है, और सबूत (फोटो, उपयोग किए गए भाग, आदि) प्रदान करना तुरंत आपकी कंपनी और आपके ग्राहक के बीच विश्वास बनाने में चमत्कार करता है, और है अधिक कुशल बनाम बाद में नौकरी का इन्तजार करने की प्रतीक्षा कर रहा है।

इसके अलावा - ऐसे उपकरण प्रदान करना जो एक सेवा प्रदाता के ग्राहकों को स्वयं-सेवा की जानकारी प्रदान करने में सक्षम बनाता है, एक और महान उत्पादकता हैक है। आपके ग्राहक किसी भी समय चालान का भुगतान कर सकते हैं या कार्य अनुरोध भेज सकते हैं, यह व्यवसाय के घंटों के बाहर संचार में मदद करता है, और कार्यालय से क्लाइंट और पीठ तक बहुत आगे और पीछे कम कर देता है - जो अनिवार्य रूप से व्यवसाय को बेहतर बनाता है।


बोनस: आउटसोर्स सरल लेकिन समय लेने वाले कार्य

आर्टिस रोज़ेंटल्स, सीईओ, डेस्कटाइम

आज, घर में सब कुछ करना अक्षम और अनावश्यक है। यहां डेस्कटाइम में, हम जब भी संभव हो आउटसोर्स करने की कोशिश करते हैं, जो मेरे और मेरी टीम के लिए समय बचाने में साबित हुआ है।

हमने अपने ब्लॉग में आउटसोर्सिंग प्रूफरीडिंग और आर्टिकल पब्लिशिंग के साथ शुरुआत की - साधारण कार्य, जो हमारे टाइम ट्रैकर के अनुसार, हमें हर महीने 6 घंटे तक लगते थे। अब, हम अनुसंधान करने के लिए फ्रीलांसरों को भी नियुक्त करते हैं, एक साथ प्रस्तुतियाँ देते हैं और इन्फोग्राफिक्स बनाते हैं। परिणामस्वरूप, हम उच्च-स्तरीय लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम हैं, और एक टीम के रूप में - अधिक काम करते हैं।


आप के लिए खत्म है

उत्पादकता हर व्यवसाय का जीवनकाल है इसलिए समय प्रबंधन को एक महत्वपूर्ण कौशल माना जाता है जो किसी कंपनी में सभी के पास होने की उम्मीद है। प्रतिदिन हमारे 480 मिनट का उपयोग बुद्धिमानी से न केवल कंपनी को बेहतर बनाता है, बल्कि हमारे समग्र व्यक्तिगत भलाई को भी बढ़ावा देता है।

क्या हम आपके पसंदीदा समय प्रबंधन सुझावों को याद करते हैं? क्या आपके पास कोई समय प्रबंधन तकनीक है जो आपको सहायक लगती है? उन्हें टिप्पणियों में हमारे साथ साझा करें!

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