एक पेशेवर स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट बनाएँ

आपके व्यवसायिक टेलीफोन सिस्टम पर आपके कंप्यूटराइज्ड स्वचालित परिचारक अभिवादन पहली चीज है जिसे आपके ग्राहक और व्यावसायिक सहयोगी सुनेंगे जब वे आपकी कंपनी को कॉल करेंगे। पहली बार कॉल करने वालों के लिए, आपके पास एक अच्छा फर्स्ट इंप्रेशन बनाने का केवल एक मौका होता है, और वह है आपका ऑटोमेटेड अटेंडेंट। आपकी कंपनी को बार-बार कॉल करने वाले लोगों के लिए, आप अपनी स्वचालित परिचर प्रक्रिया को यथासंभव प्रभावी बनाना चाहेंगे ताकि वे हर बार आपके संपूर्ण स्वचालित परिचर स्क्रिप्ट को सुनने में समय बर्बाद न करें।

अपने फोन सिस्टम के स्वचालित परिचर सुविधा को प्रोग्राम और रिकॉर्ड करने का सबसे तेज़ और आसान तरीका एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम पर एक स्क्रिप्ट लिखना है। स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करने के लिए एक व्यक्ति का चयन करें, जिसके पास एक अनुकूल आवाज़ है, बिना किसी बात के या बिना हिचकिचाहट के बोल सकता है और प्रत्येक शब्द और नाम को स्पष्ट रूप से उच्चारण और घोषणा कर सकता है।

स्वचालित परिचर अभिवादन

स्क्रिप्ट का पहला भाग ग्रीटिंग होगा। यह आपके लिए अपनी कंपनी को अपने कॉल करने वालों को पेश करने और मौखिक रूप से आपकी कंपनी में उनका स्वागत करने का अवसर है।

स्वचालित परिचर अभिवादन करो

  • उनके कॉल या व्यवसाय के लिए सराहना के साथ शुरू करें।
  • ग्रीटिंग को छोटा रखें ताकि लौटने वाले कॉल करने वाले हर बार कॉल करने में देरी न करें।
  • अपनी टैगलाइन, कंपनी का नारा और वेबसाइट का नाम, या दोनों का उपयोग करें यदि आपके पास है।

ऑटोमेटेड अटेंडेंट ग्रीटिंग डोनट्स

  • अपने कॉल करने वालों को अभिवादन करने के लिए दो या तीन से अधिक वाक्यों का उपयोग न करें।
  • यदि आपकी वेबसाइट पर आपके ग्राहकों को देने के लिए कुछ भी मूल्य नहीं है तो अपनी वेबसाइट का प्रचार न करें।
  • केवल बधाई भरने के लिए एक नारा या टैगलाइन न बनाएं।

स्वचालित परिचर विकल्प

स्वचालित अटेंडेंट का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा उन विकल्पों को प्रस्तुत कर रहा है जो आपके कॉल करने वाले को उस व्यक्ति को प्राप्त करने के लिए चुनना है जिसके साथ उन्हें बोलने की आवश्यकता है। कॉल करने वाले दो प्रकार के होते हैं: (1) ऐसे लोग जो आपकी कंपनी से अपरिचित हैं और उन्हें मार्गदर्शन और (2) कॉल करने वालों की आवश्यकता होती है, जो वास्तव में जानते हैं कि उन्हें किससे बात करनी है और उनका विस्तार जानना है।

स्वचालित परिचर विकल्प क्या है

  • उन विकल्पों का उपयोग करें जिन्हें आमतौर पर स्वीकार किया जाता है। उदाहरण के लिए, "रिसेप्शनिस्ट के लिए शून्य दबाएं," "पिछले मेनू पर लौटने के लिए पाउंड कुंजी दबाएं।"
  • जितनी जल्दी हो सके अपने कॉलर्स को बताएं जब वे अपनी पार्टी के विस्तार को डायल कर सकते हैं यदि वे पहले से ही जानते हैं।
  • यदि आपके मेनू विकल्प हाल ही में बदल गए हैं तो अपने कॉलर्स को सामने आने दें। तीन सप्ताह के बाद इस नोटिस को हटा दें।
  • सबसे पहले अक्सर कहे जाने वाले विकल्पों को रखें।
  • विकल्प संख्या देने से पहले विकल्प विवरण दें। उदाहरण के लिए, "ग्राहक सहायता के लिए, '5' दबाएँ।"
  • आरक्षित मेनू विकल्प संख्या के लिए अपने सिस्टम के दस्तावेज की जाँच करें। (जैसे, सभी एक्सटेंशन "8" संख्या से शुरू होते हैं और इसलिए "8" को मेनू विकल्प के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है)।

स्वचालित परिचर विकल्प डॉनट्स

  • प्रत्येक विकल्प को प्रस्तुत करने से पहले "कृपया" न कहें, (जैसे, "कृपया 1 को दबाएं ... कृपया 2 से दबाएं ... कृपया 3 से ... दबाएं" आदि)
  • एक बार में छह से अधिक विकल्प पेश न करें। यदि आपके पास छह से अधिक विकल्प हैं, तो एक बहु स्तरीय मेनू संरचना बनाएं। उदाहरण के लिए, "बिक्री और सेवा विकल्पों के लिए, 5. दबाएं"
  • हर कोई एक टच फोन है मान नहीं है। यदि एक मेनू विकल्प ग्रीटिंग के अंत के तीन सेकंड के भीतर नहीं चुना गया है, तो कॉल करने वाले को रिसेप्शनिस्ट से कनेक्ट करें।

नमूना स्वचालित परिचर लिपियों

  • द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, निम्न विकल्पों में से किसी एक को चुनें। ग्राहक सेवा के लिए, '1' दबाएँ। तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएँ। हमारे नियमित व्यावसायिक घंटों के लिए, '3' दबाएँ। लेखांकन के लिए, '4' दबाएँ। खरीदारी के लिए, '5' दबाएँ। अपने आस-पास का स्थान खोजने के लिए, '6' दबाएँ। अन्यथा, रिसेप्शनिस्ट के लिए '0' दबाएं या लाइन पर रहें और कोई व्यक्ति शीघ्र ही आपकी सहायता करेगा।
  • ऑपरेशन टेक कंपनी में आपका स्वागत है। अपनी खाता स्थिति की जाँच करने के लिए, हमें वेब पर जाएँ। यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएँ। यदि आप व्यक्ति के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। कंपनी निर्देशिका के लिए, '1' दबाएँ। तकनीकी सहायता के लिए, '2' दबाएँ। ग्राहक सेवा के लिए, '3' दबाएँ। बिक्री और विपणन के लिए, '4' दबाएँ। यदि आप रिसेप्शनिस्ट से बात करना चाहते हैं, तो '0' दबाएं या लाइन पर रहें और हमारे मित्रवत स्टाफ सदस्यों में से एक आपकी सहायता करेगा। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।"

आफ्टर-वीकेंड, वीकेंड और हॉलीडे शटडाउन ऑटोमेटेड अटेंडेंट ग्रीटिंग

यदि आपका व्यवसाय एक निश्चित समय के बाद या सप्ताहांत में बंद हो जाता है और आपके कॉल करने वालों को जवाब देने या उनकी सहायता करने के लिए कोई नहीं है, तो एक घंटे के बाद स्वचालित अभिवादन बनाएं। अपने कॉलर्स को सामने बताएं कि व्यवसाय बंद है और उन्हें अंत में कॉल करने के लिए कहें। इसके अलावा, ऑपरेशन के अपने सामान्य घंटों को शामिल करें।

नमूना स्वचालित परिचर के बाद घंटे / सप्ताहांत स्क्रिप्ट:

  • द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम वर्तमान में बंद हैं। हम सोमवार से शुक्रवार तक सुबह 9 बजे से रात 10 बजे तक और शनिवार, केंद्रीय मानक समय पर सुबह 10 बजे से दोपहर तक खुले रहते हैं। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" अलविदा।
  • द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद। हम वर्तमान में बंद हैं। यदि यह एक आपातकालीन स्थिति है, तो कृपया 585-555-1234 पर हमारी उत्तर देने वाली सेवा को कॉल करें। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप इसे किसी भी समय डायल कर सकते हैं। यदि आपके पास हमारा खाता है, तो आप www.operationstech.about.com पर सप्ताह में 7 दिन 24 घंटे अपनी स्थिति देख सकते हैं। हमारा सामान्य व्यापार शुक्रवार से शुक्रवार तक सुबह 9 बजे से शाम 5 बजे तक और केंद्रीय मानक समय शनिवार को सुबह 10 बजे से दोपहर तक है। अन्यथा, कृपया हमारे सामान्य व्यावसायिक घंटों के दौरान वापस कॉल करें ताकि हम आपकी सहायता कर सकें। द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जहां "प्रौद्योगिकी और व्यवसाय एक साथ आते हैं।" इस संदेश को दोहराने के लिए, पाउंड की दबाएं। {3 सेकंड का ठहराव} अलविदा।

मौसमी स्वचालित परिचर अभिवादन

अपनी कंपनी के मौसमी विशेष को बढ़ावा देने के लिए या अपने सभी कॉलगर्ल्स को विशेष मौसमी अभिवादन का विस्तार करने के लिए, आप सीमित समय के लिए अपने स्वचालित परिचारक अभिवादन को प्रस्तुत करना चाह सकते हैं। इस संयम का उपयोग करें और केवल अगर यह आपकी कंपनी की भावना को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, एक मौसमी छुट्टी ग्रीटिंग जो आपके कॉलर्स को नए साल में खुशी और समृद्धि की शुभकामना देता है, शायद ही किसी संग्रह एजेंसी के लिए उपयुक्त होगा।

  • आप द ऑपरेशंस टेक कंपनी तक पहुँच चुके हैं। "हमारे परिवार" से "आपके परिवार" तक, हम आपको एक खुशहाल छुट्टियों के मौसम और एक सफल नव वर्ष की शुभकामनाएं देना चाहते हैं। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप…
  • द ऑपरेशंस टेक कंपनी को कॉल करने के लिए धन्यवाद। सभी प्रतिस्थापन सेवाओं पर हमारी 4 जुलाई की छूट के बारे में अपनी ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से पूछें। यदि आप अपनी पार्टी के विस्तार को जानते हैं, तो आप…

पूर्वाभ्यास और परीक्षण

इससे पहले कि आप अपनी स्वचालित अटेंडेंट स्क्रिप्ट को रिकॉर्ड करें, जिस व्यक्ति को आपने इसे पढ़ने के लिए चुना है वह इसे आपके सामने कई बार रिहर्सल करें। इसका उच्चारण और उच्चारण ठीक करने के लिए करें। नया ग्रीटिंग रिकॉर्ड होने के बाद, त्रुटियों के लिए रिकॉर्डिंग की जांच करने के लिए तुरंत अपने फोन सिस्टम को कॉल करें और सुनिश्चित करें कि सभी विकल्प घोषित किए गए काम के अनुसार काम करते हैं।

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