बुरा ऋण व्यय: सब कुछ जो आपको गैर-जिम्मेदार खातों के बारे में जानना चाहिए

खराब ऋण व्यय वह धन है जिसे आप बकाया ग्राहक चालान से एकत्र नहीं कर सकते हैं। जब एक चालान 90 दिनों से अधिक होता है, तो आमतौर पर अतिदेय व्यवसायों को इसे अस्वीकार्य खराब ऋण के रूप में लिखा जाता है। इससे लाभ और हानि विवरण पर खर्च बढ़ेगा और उसी राशि से बैलेंस शीट पर प्राप्य खातों में कमी होगी।

यदि आप चिंतित हैं कि ग्राहक का चालान खराब ऋण व्यय में परिणत हो सकता है, तो आपको अपने खातों के प्राप्य संतुलन में शीर्ष पर बने रहने के लिए QuickBooks का उपयोग करना चाहिए। QuickBooks आपको सचेत करेगा जब किसी ग्राहक का चालान आने वाला है ताकि आप ग्राहक को एक अनुस्मारक भेज सकें। इसके अलावा, आप एक प्राप्य रिपोर्ट चला सकते हैं जितनी बार आप आगामी और अतिदेय चालान के शीर्ष पर रहना चाहते हैं।

आपके द्वारा पूरी तरह से लिखने से पहले ग्राहक के चालान को आप अवैतनिक रहने की अनुमति देते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप भुगतान की शर्तें निर्धारित करते हैं जो आपके उद्योग के अनुरूप हैं, इन शर्तों को उन ग्राहकों को बताएं जिन्हें आप क्रेडिट देते हैं और फिर उन्हें लागू करने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं। भुगतान शर्तों को सेट करने के सर्वोत्तम तरीकों के लिए सर्वोत्तम चालान भुगतान शर्तों पर हमारे लेख देखें।

कारण है कि आप एक बकाया चालान या खराब ऋण के रूप में चालान का समूह लिखना चाहते हैं, यह आपको अपने वित्तीय स्वास्थ्य की अधिक सटीक तस्वीर देता है। उदाहरण के लिए, यदि आप अर्जित राजस्व में $ 1,000 रिकॉर्ड करते हैं, जिसे आप कभी भी इकट्ठा करने की उम्मीद नहीं करते हैं, तो इसे लिखना महत्वपूर्ण है ताकि आप अपने राजस्व के साथ-साथ अपनी संपत्ति और उन परिसंपत्तियों से आने वाली किसी भी कमाई को ओवरस्टैट न करें।

यदि आप अधिकांश छोटे व्यवसाय के मालिकों की तरह लेखांकन के नकद आधार का उपयोग करते हैं, तो आपको खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि आप केवल उस अवधि में राजस्व रिकॉर्ड करते हैं जब नकदी अर्जित की गई थी जब इसे अर्जित किया गया था। अधिक जानने के लिए नकद बनाम प्रोद्भवन विधि देखें।

वित्तीय विवरणों पर खराब ऋण व्यय का प्रभाव

जब आप एक बकाया चालान को खराब ऋण के रूप में लिखने का निर्णय लेते हैं, तो आपको एक बुरा ऋण व्यय रिकॉर्ड करने और खातों को प्राप्य शेष राशि को समायोजित करने की भी आवश्यकता होती है ताकि यह ग्राहकों से वास्तविक राशि "संग्रहणीय" को दर्शाता हो। यदि नहीं, तो आपके खाते की रसीदें होंगी अतिरंजित.

नीचे उन खातों की सारांश तालिका दी गई है जो प्रभावित हैं और जो प्रभाव वे बैलेंस शीट और लाभ और हानि विवरणों पर रखते हैं। इसके अलावा, हम उन विशिष्ट तरीकों पर चर्चा करते हैं जिनमें आप खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड कर सकते हैं, दोनों मैन्युअल रूप से और साथ ही क्विकबुक के साथ।

बैड डेट वित्तीय विवरण को कैसे प्रभावित करता है

खाता प्रभावित हुआखाते पर प्रभाववित्तीय विवरण
अप्राप्य ऋण व्ययबढ़नालाभ और हानि
प्राप्य खातेकमीतुलन पत्र

ऐसे संकेत जो ग्राहकों को भुगतान करने का कोई इरादा नहीं है

आपको यह जानने के लिए क्रिस्टल बॉल की जरूरत नहीं है कि कोई ग्राहक आपको भुगतान करने वाला नहीं है। यहाँ कुछ चकाचौंध संकेत हैं जिन्हें आपको देखना चाहिए। यदि आपके पास ऐसे ग्राहक हैं जो इन लक्षणों को दिखा रहे हैं, तो यह खराब चालान के रूप में उनके चालान को लिखने का समय हो सकता है।

  • आपका ग्राहक आपके टेलीफोन कॉल से बच रहा है।
  • ग्राहक भुगतान की व्यवस्था करने के लिए आपसे संपर्क करने का कोई प्रयास नहीं करता है।
  • इनवॉइस 90 दिनों या उससे अधिक के लिए अवैतनिक हो गया है। यह संकेत अकेले संकेत नहीं देता है कि आपके ग्राहक का भुगतान करने का कोई इरादा नहीं है, लेकिन यदि इसके शीर्ष पर कोई संपर्क नहीं किया गया है, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप एक खराब ऋण देख रहे हैं।

खराब ऋण से पूरी तरह से बचने का एकमात्र तरीका यह है कि आप अपने सभी ग्राहकों को तुरंत उनकी खरीद का भुगतान करें। गैस स्टेशनों और कॉफी की दुकानों जैसे अधिकांश खुदरा व्यवसायों के लिए, यह आदर्श है। हालांकि, शुद्ध शर्तों के साथ बड़ी खरीदारी के लिए, यह बहुत यथार्थवादी नहीं है।

खराब ऋण की संभावना को कम करने के अन्य तरीकों में प्रारंभिक भुगतान छूट की पेशकश करना या अत्यधिक भुगतान के बाद आक्रामक रूप से शामिल होना शामिल है। ग्राहक चालान पर भुगतान बनाने, भेजने और प्राप्त करने के तरीकों में सुधार के लिए, हमारे छोटे व्यवसाय चालान गाइड देखें।

बैड डे रिकॉर्ड करने के तरीकेbt एक्सपेएनएसई

खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड करने के कुछ तरीके हैं; आप इसे ग्राहक द्वारा रिकॉर्ड कर सकते हैं या प्रतिशत पद्धति का उपयोग कर सकते हैं। अधिकांश छोटे व्यवसाय "ग्राहक द्वारा" विधि का उपयोग करेंगे जबकि मध्यम आकार के बड़े व्यवसायों के लिए जो लगातार खराब ऋण व्यय करते हैं, प्रतिशत पद्धति का उपयोग करेंगे।

हम पहले ग्राहक विधि द्वारा और फिर प्रतिशत द्वारा चर्चा करेंगे। बाद में, हम आपको दिखाएंगे कि इन दोनों को अपनी पुस्तकों में कैसे रिकॉर्ड किया जाए।

1. ग्राहक के द्वारा

इस पद्धति के तहत, आप उन विशिष्ट ग्राहकों की पहचान करते हैं जिनके चालान खराब ऋण हैं और प्रत्येक ग्राहक के लिए खराब ऋण व्यय के रूप में अवैतनिक राशि रिकॉर्ड करते हैं। इस परिदृश्य में, आप बकाया चालान राशि के बराबर आय विवरण पर एक खराब ऋण व्यय दर्ज करेंगे। फिर, आप अपने खातों को उसी राशि से प्राप्य कम कर देंगे।

2. प्रतिशत तरीका

प्रतिशत पद्धति के तहत, आप अपने बुरे ऋण इतिहास को देखेंगे और अतीत में अनुभव किए गए बुरे ऋण के आधार पर औसत प्रतिशत का विकास करेंगे। प्रतिशत कुल खातों द्वारा प्राप्य संतुलन से गुणा किया जाता है और आवृत्ति के आधार पर प्रत्येक माह, तिमाही या वर्ष में खराब ऋण व्यय के रूप में दर्ज किया जाता है।

यदि आप क्विकबुक जैसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो उन चरणों का पालन करें जिन्हें हम खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड करने के लिए कवर करेंगे। हालांकि, यदि आप एक स्प्रेडशीट या कुछ अन्य मैनुअल बहीखाता समाधान का उपयोग करते हैं, तो आपको एक जर्नल प्रविष्टि दर्ज करने की आवश्यकता होगी।

एक उदाहरण के रूप में, मान लें कि आपने खुले ग्राहक चालान में कुल 1,000 डॉलर का निर्धारण किया है जो अचूक है। आप इस खराब ऋण व्यय को निम्नानुसार दर्ज करेंगे:

मैनुअल खराब ऋण व्यय उदाहरण

लिखने की विधिलेखानामेश्रेय
ग्राहक के द्वाराअप्राप्य ऋण व्यय$1,000
प्राप्य खाते$1,000
प्रतिशत द्वाराअप्राप्य ऋण व्यय$1,000
संदिग्ध खातों के लिए भत्ता$1,000

का उपयोग कर उन व्यवसायों के लिए प्रतिशत विधि, आपको खराब ऋण लिखने को रिकॉर्ड करने के लिए प्राप्य खातों को कम करने के बजाय संदिग्ध खातों के लिए भत्ते का उपयोग करना चाहिए। भत्ता खातों के लिए भत्ता गर्भ निरोधक खाते के रूप में कार्य करेगा को कम बैलेंस शीट पर ए / आर संतुलन। संदिग्ध खातों के लिए भत्ते का उपयोग करके, आप जल्दी से देख सकते हैं कि प्राप्य संतुलन के कितने खातों को "अस्वीकार्य" माना जाता है।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी, खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड करने के कुछ तरीके हैं। यदि आप क्विकबुक की तरह एक लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो बुरा ऋण दर्ज करना एक हवा है! सबसे पहले, हम एक विशिष्ट ग्राहक के लिए खराब ऋण रिकॉर्ड करने के चरणों के माध्यम से चलेंगे और फिर हम प्रतिशत पद्धति को कवर करेंगे।

कैसे ग्राहक द्वारा खराब ऋण व्यय रिकॉर्ड करने के लिए

इससे पहले कि आप खराब ऋण रिकॉर्ड कर सकते हैं, आपको खातों के चार्ट पर "खराब ऋण" नामक एक व्यय खाता स्थापित करना होगा। एक नया खाता कैसे सेट करें और खातों के चार्ट के बारे में और अधिक जानने के लिए चरण निर्देशों के अनुसार चरण वीडियो खातों के चार्ट को सेट करने के तरीके की जाँच करें।

क्विकबुक ऑनलाइन में ग्राहक द्वारा खराब ऋण व्यय को रिकॉर्ड करने के लिए चार चरण की प्रक्रिया है। इनमें से प्रत्येक के भीतर कई चरण हैं। हम आपको इस क्रम में उन्हें पूरा करने की सलाह देते हैं:

  1. उत्पादों और सेवाओं की सूची पर बुरा ऋण सेट करें
  2. ऑटो लागू क्रेडिट मेमो फ़ीचर को बंद करें
  3. एक क्रेडिट मेमो दर्ज करें
  4. चालान के लिए क्रेडिट मेमो लागू करें

चरण 1 - उत्पादों और सेवाओं की सूची पर बुरा ऋण सेट करें

पहला कदम उत्पादों और सेवाओं की सूची पर खराब ऋण को स्थापित करना है ताकि हम बाद में इसका उपयोग तब कर सकें जब हम चरण 3 में क्रेडिट मेमो दर्ज करते हैं। उत्पादों और सेवाओं की सूची पर बुरा ऋण सेट करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1.1 - उत्पादों और सेवाओं की सूची पर नेविगेट करें

पर क्लिक करें गियर निशान ऊपरी दाएं कोने में और चुनें उत्पाद और सेवाएं नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट के अनुसार सूची स्तंभ के ठीक नीचे।

स्टेप 1.2 - न्यू बटन पर क्लिक करें।

नीचे स्क्रीनशॉट में बताए अनुसार नए बटन पर क्लिक करें।

चरण 1.3 - नई आइटम का विवरण दर्ज करें

नीचे दिए गए अनुसार प्रत्येक फ़ील्ड को पूरा करें। नए आइटम सेट करने और वे कैसे काम करते हैं, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए क्विकबुक ऑनलाइन में उत्पादों और सेवाओं को स्थापित करने के तरीके के बारे में हमारे वीडियो ट्यूटोरियल देखें।

  1. वस्तु परक: चुनते हैं सर्विस आइटम प्रकार के रूप में।
  2. वस्तु वर्णन: इस क्षेत्र में खाते का नाम दर्ज करें। यदि आपके पास इनवॉइस पर कर योग्य आइटम हैं, तो आपको बिक्री कर को सही करने के लिए एक और आइटम स्थापित करना होगा। विवरण "बुरा ऋण - कर योग्य" होना चाहिए।
  3. बिक्री की जानकारी: यह चेकमार्क इस क्षेत्र में स्वचालित रूप से पॉप्युलेट होना चाहिए।
  4. आय खाता: ड्रॉप-डाउन से, आपके द्वारा सेट किए गए खराब ऋण व्यय खाते का चयन करें। यदि आपने अभी तक खाता सेट नहीं किया है, तो वह करें और फिर इस स्क्रीन पर वापस लौटें।
  5. दबाएं "सहेजें और बंद करें“आवश्यक फ़ील्ड पूरा करने के बाद बटन पर क्लिक करें।

चरण 2 - ऑटो लागू करें क्रेडिट मेमो बंद करें

QuickBooks ऑनलाइन में एक सेटिंग है जिसे आप चालू कर सकते हैं जो ग्राहक चालान खोलने के लिए स्वचालित रूप से क्रेडिट लागू करेगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम जो क्रेडिट मेमो बनाते हैं उसे उस चालान पर लागू किया जाता है जिसे हम खराब ऋण के रूप में लिखना-बंद करना चाहते हैं, हमें इस सुविधा को बंद कर देना चाहिए।

ऑटो लागू क्रेडिट मेमो सुविधा को बंद करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 2.1 - खाता और सेटिंग्स पर नेविगेट करें

ऊपरी दाएं कोने में स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें और चुनें खाता और सेटिंग्स "आपकी कंपनी" कॉलम के ठीक नीचे स्थित है।

चरण 2.2 - उन्नत सेटिंग्स पर नेविगेट करें।

पर क्लिक करें उन्नत बाएं हाथ के मेनू पर स्थित टैब जैसा कि नीचे दिखाया गया है। क्विकबुक ऑनलाइन में उन्नत सेटिंग्स के बारे में अधिक जानने के लिए, उन्नत सेटिंग्स वीडियो ट्यूटोरियल कैसे सेट करें, इसकी जांच करें।

चरण 2.3 - ऑटो लागू क्रेडिट बंद करने के लिए पेंसिल आइकन पर क्लिक करें

ऊपरी दाएं कोने में, आपको एक पेंसिल आइकन दिखाई देगा, इस सुविधा को बंद करने के लिए उस पर क्लिक करें।

चरण 3 - एक क्रेडिट मेमो बनाएं

एक क्रेडिट मेमो का उपयोग आम तौर पर एक ग्राहक को उन उत्पादों के लिए धनवापसी या क्रेडिट देने के लिए किया जाता है जिन्हें वापस लौटाया गया था या जिन सेवाओं को पूरा नहीं किया गया था। QuickBooks Online में क्रेडिट मेमो बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 3.1 - बिक्री पर नेविगेट करें

बाएं मेनू बार से, पर क्लिक करें बिक्री नीचे दिए गए अनुसार टैब करें।

स्टेप 3.2 - क्रेडिट मेमो पर क्लिक करें

नए लेनदेन मेनू से, चुनें क्रेडिट ज्ञापन जैसा कि नीचे बताया गया है।

चरण 3.3 - क्रेडिट मेमो पर निम्नलिखित क्षेत्रों को पूरा करें

नीचे प्रत्येक क्षेत्र की संक्षिप्त व्याख्या के साथ क्रेडिट मेमो का एक स्नैपशॉट है।

  1. क्रेडिट ज्ञापन #: यह संख्या क्विकबुक द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है।
  2. ग्राहक: ड्रॉप-डाउन से, उस ग्राहक का चयन करें जिसका चालान आपको लिखना है।
  3. ईमेल पता: यह जानकारी स्वचालित रूप से ग्राहक संपर्क विवरण से पॉप्युलेट होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह क्रेडिट मेमो ग्राहक को ईमेल नहीं किया गया है, आपको इस जानकारी को हटा देना चाहिए।
  4. बाद में चेकबॉक्स भेजें: यदि आप इस क्रेडिट मेमो को ग्राहक को लिखने-बंद करने की सूचना देने के लिए भेजने की योजना बनाते हैं, तो आप इस बॉक्स को जाँच के लिए छोड़ देंगे। नोट: आम तौर पर, यह क्रेडिट मेमो केवल आपके आंतरिक रिकॉर्ड के लिए होता है।
  5. बिल भेजने का पता: यह जानकारी QuickBooks में स्थापित संपर्क विवरण से ऑटो-पॉप्युलेट होती है।
  6. क्रेडिट मेमो तिथि: वह दिनांक दर्ज करें, जिसे आप लिखना चाहते हैं।
  7. उत्पाद / सेवा: ड्रॉप-डाउन से, खराब ऋण व्यय आइटम का चयन करें जिसे हमने चरण 1.3 (ऊपर) में स्थापित किया है।
  8. विवरण: आप यहाँ एक संक्षिप्त विवरण दर्ज कर सकते हैं जैसा हमने किया है।
  9. रकम: आपके द्वारा लिखे जाने वाले चालान की राशि दर्ज करें। आदर्श रूप में, आप एक ही ग्राहक के लिए कई चालान लिखने के लिए एक क्रेडिट मेमो का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, मेरा सुझाव है कि आप उपरोक्त विवरण क्षेत्र में इनवॉइस # को शामिल करें।
  10. संपूर्ण: QuickBooks स्वचालित रूप से क्रेडिट मेमो की कुल राशि की गणना करेगा।

चरण 4 - ओपन चालान के लिए क्रेडिट मेमो लागू करें

आप जिस राइट-टू-राइट को लिखना चाहते हैं, उसे क्रेडिट मेमो लगाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 4.1 - भुगतान प्राप्त करने के लिए नेविगेट करें

क्विक क्रिएट (+) मेनू पर क्लिक करें और चुनें भुगतान प्राप्त करें में स्थित ग्राहकों नीचे दिए गए अनुसार कॉलम।

चरण ४.२ - अप्लाई करने के लिए इनवॉइस टू राइट-ऑफ और क्रेडिट मेमो का चयन करें

निम्नलिखित स्क्रीन में, आपको उस चालान का चयन करना होगा जिसे आप लिखना चाहते हैं और उस क्रेडिट मेमो को जिसे आप उस पर लागू करना चाहते हैं।

  1. इस अनुभाग में, चालान के बगल में स्थित चेकबॉक्स का चयन करें जिसे आप खराब ऋण के रूप में रिकॉर्ड करना चाहते हैं।
  2. इस खंड में, क्रेडिट मेमो के बगल में स्थित चेकबॉक्स चुनें जिसे आप चालान पर लागू करना चाहते हैं।
  3. इन दो बक्सों में राशि बराबर होनी चाहिए जैसा कि यह यहाँ है।
  4. आपके चयन के आधार पर, Quickbooks क्रेडिट मेमो की कुल राशि की गणना करता है जिसे आप लागू करना चाहते हैं।
  5. दबाएं "स्पष्ट भुगतान“राइट-ऑफ को पूरा करने के लिए बटन। पर्दे के पीछे, QuickBooks आपके खाते की प्राप्य शेष राशि को कम करने और आपके खराब ऋण व्यय को बढ़ाने के लिए एक जर्नल प्रविष्टि दर्ज करेगा। हम इस बात पर चर्चा करेंगे कि इससे आपके वित्तीय वक्तव्यों पर क्या प्रभाव पड़ेगा।

कैसे प्रतिशत खराब रिकॉर्ड करने के लिए प्रतिशत (जर्नल प्रविष्टि के माध्यम से)

यदि आप प्रतिशत विधि का उपयोग करके खराब ऋण रिकॉर्ड करना पसंद करते हैं, तो आप ऐसा करने के लिए QuickBooks में जर्नल प्रविष्टि बना सकते हैं। चलिए मान लेते हैं कि हम अपने बकाया खातों के 2% बकाएदार बैलेंस को खराब कर्ज खर्च के रूप में दर्ज करना चाहेंगे। यदि हमारा कुल ए / आर बैलेंस $ 100,000 है, तो हम अपने खराब ऋण व्यय की गणना निम्नानुसार कर सकते हैं:

$ 100,000 X .02 = $ 2,000

क्विकबुक में जर्नल प्रविष्टि दर्ज करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1 - जर्नल एंट्री स्क्रीन पर नेविगेट करें

क्विक क्रिएट (+) बटन से सेलेक्ट करें जर्नल प्रविष्टि में अन्य नीचे दिए गए अनुसार कॉलम।

चरण 2 - जर्नल एंट्री फील्ड्स को फॉलो के रूप में पूरा करें

नीचे दिए गए सभी क्षेत्रों को खराब ऋण राइट-ऑफ के विवरण के साथ पूरा करें।

  1. जर्नल की तारीख: राइट-ऑफ की प्रभावी तिथि दर्ज करें।
  2. जर्नल नं।: यह संख्या क्विकबुक द्वारा स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है।
  3. लेखा: ड्रॉप-डाउन से, खाता सूची के चार्ट से खातों का चयन करें।
  4. डेबिट / क्रेडिट: उपयुक्त कॉलम में लिखने-बंद करने के लिए डॉलर की राशि दर्ज करें।
  5. विवरण: इस क्षेत्र में राइट-ऑफ के संबंध में कोई भी विवरण दर्ज करें।

खराब ऋण उन विषयों में से एक है जो मुझे लगता है कि व्यवसाय के मालिकों को जागरूक होना चाहिए लेकिन प्लेग की तरह से बचने की कोशिश करें। खराब ऋण को कम करने में मदद के लिए, अपने खातों की प्राप्य रिपोर्ट की साप्ताहिक समीक्षा करें और अक्सर ग्राहकों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें।

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