ईमेल में भुगतान के लिए कैसे पूछें: [+3 व्यावसायिक ईमेल टेम्पलेट]

किसी ग्राहक को भुगतान अनुस्मारक भेजते समय, आपको बकाया राशि, भुगतान देय तिथि और चेक या क्रेडिट कार्ड जैसे स्वीकार्य भुगतान के तरीकों को शामिल करना चाहिए। हम अनुशंसा करते हैं कि आप काम पूरा होने के 24 से 48 घंटों के भीतर भुगतान का अनुरोध करें और, सबसे महत्वपूर्ण बात, अपने ग्राहक के साथ सभी संचारों में एक पेशेवर अभी तक अनुकूल स्वर बनाए रखें।

भुगतान के लिए ग्राहकों से कुछ दबाव लेने के लिए, हम आपको फ्रेशबुक जैसे चालान सॉफ्टवेयर में निवेश करने की सलाह देते हैं। फ्रेशबुक के साथ, आप स्वचालित रूप से चालान भेजकर और ग्राहकों से ऑनलाइन भुगतान स्वीकार करके पूरी बिलिंग प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं। बिना किसी क्रेडिट कार्ड के फ्रेशबुक 30 दिनों के लिए आज़माएं।

ईमेल में भुगतान के लिए पूछने में आपकी मदद के लिए टेम्पलेट

हमने नौकरी शुरू करने से पहले भुगतान करने के लिए तीन सामान्य परिदृश्यों के लिए तीन पेशेवर ईमेल टेम्प्लेट बनाए हैं, जिसमें पूछा गया है कि भुगतान पूरा होने पर और पिछले देय चालान चालान टेम्पलेट। भुगतान अनुस्मारक ईमेल भेजते समय, यह महत्वपूर्ण है कि आप पेशेवर दिखें। यदि आपका ईमेल पता किसी पुराने उपनाम से शुरू होता है या @ hotmail.com के साथ समाप्त होता है, तो आपको एक व्यवसाय ईमेल पता बनाना चाहिए। पेशेवर ईमेल पता चुनने के लिए हमारी पूरी गाइड देखें।

नीचे दिए गए तीन पेशेवर ईमेल टेम्प्लेट डाउनलोड करें:

नौकरी टेम्पलेट शुरू करने से पहले भुगतान के लिए कैसे पूछें डाउनलोड करें
जब काम पूरा हो जाता है तो भुगतान के लिए कैसे पूछें
डाउनलोड करें कि भुगतान के लिए कैसे पूछें यह पिछले कारण चालान ईमेल टेम्पलेट है

एक ईमेल में भुगतान के लिए पूछ रहा है

एक ग्राहक से भुगतान के लिए पूछना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, और आप कैसे पूछ सकते हैं कि क्या आप पर बकाया पैसा इकट्ठा करने में सक्षम हैं या नहीं। ग्राहकों को आगे बनाए रखने की आपकी क्षमता में भी भारी अंतर हो सकता है। आमतौर पर जब आपको अपने ग्राहकों से पैसे मांगने की ज़रूरत होती है, तो आप तीन अलग-अलग परिदृश्यों में से एक में आते हैं और सभी को एक अलग तरीके की आवश्यकता होती है, जिसे आपको पूछना चाहिए।

अपने ग्राहकों से ईमेल में भुगतान करने के तरीके के तीन परिदृश्य हैं:

1. नौकरी शुरू करने से पहले ईमेल में भुगतान के लिए कैसे पूछें

यदि आप सेवाएं बेचते हैं, तो आपको काम शुरू करने से पहले 50 प्रतिशत या उससे अधिक के अपफ्रंट डिपॉजिट की आवश्यकता होगी। यदि आप उत्पाद बेचते हैं, तो आपको ग्राहक को उत्पाद भेजने से पहले भुगतान का अनुरोध करना चाहिए।

भुगतान अनुस्मारक भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने ग्राहक को सूचित किया है कि आपको जमा राशि की आवश्यकता है। इस तरह, ग्राहक को ईमेल द्वारा गार्ड नहीं पकड़ा जाता है। यह बातचीत उस समय होनी चाहिए जब आपका ग्राहक आपके सामान या सेवाएं प्रदान करने के लिए सहमत हो गया हो। यदि आप आम तौर पर ग्राहकों को एक उद्धरण या प्रस्ताव भेजते हैं, तो उन दस्तावेजों में अपफ्रंट डिपॉजिट को भी रेखांकित किया जाना चाहिए।

अपने ग्राहक के अनुमान या उद्धरण को अनुमोदित करने या कार्य करने के लिए मौखिक रूप से सहमत होने के तुरंत बाद यह ईमेल भेजना सुनिश्चित करें।

इस ईमेल में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

  • नौकरी की कुल राशि
  • आवश्यक जमा राशि
  • शेष शेष राशि की देय तिथि
  • आपकी स्थिति के आधार पर, विशिष्ट भाषा जो कहती है, "जमा प्राप्त होने या पूर्ण भुगतान प्राप्त होने के बाद काम शुरू हो जाएगा।"
  • चेक या क्रेडिट कार्ड जैसे स्वीकार्य भुगतान के तरीके
  • भुगतान जमा करने के निर्देश दिए
  • प्रश्न होने पर आपकी संपर्क जानकारी
  • चालान की एक प्रति संलग्न करें

नौकरी टेम्पलेट शुरू करने से पहले ईमेल में भुगतान के लिए कैसे पूछें डाउनलोड करें और इसे अनुकूलित करें। पेशेवर ईमेल भेजने के सुझावों के लिए हमारे बिजनेस ईमेल शिष्टाचार गाइड का संदर्भ लें।

2. काम पूरा होने पर भुगतान के लिए पूछना

एक बार जब आप नौकरी पूरी कर लेते हैं, तो आपको 24 से 48 घंटों के भीतर भुगतान अनुस्मारक भेजना चाहिए। आप जितना लंबा इंतजार करेंगे, आपको भुगतान करने में उतना ही अधिक समय लगेगा। यदि आप इसे प्राथमिकता नहीं बनाते हैं, तो न तो आपके ग्राहक करेंगे। यदि आप फ्रेशबुक जैसे इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो सॉफ़्टवेयर से सीधे एक ईमेल इनवॉइस बनाना सुनिश्चित करें ताकि यह आपके लिए स्थिति को ट्रैक कर सके। हालांकि, यदि आप Word का उपयोग करते हैं या मैन्युअल रूप से चालान बनाते हैं, तो आप नीचे दिए गए टेम्पलेट को संशोधित कर सकते हैं और इसे अपने ग्राहक को संलग्न चालान के साथ भेज सकते हैं।

इस ईमेल में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

  • देय राशि
  • नियत तारीख
  • चेक या क्रेडिट कार्ड जैसे स्वीकार्य भुगतान के तरीके
  • भुगतान जमा करने के निर्देश दिए
  • प्रश्न होने पर आपकी संपर्क जानकारी
  • विशिष्ट भाषा जो कहती है, "आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद, मैं भविष्य में आपके साथ काम करने के लिए उत्सुक हूं।"
  • चालान की एक प्रति संलग्न करें

ईमेल में भुगतान के लिए पूछने का तरीका डाउनलोड करें जब काम पूरा हो गया है और इसे अनुकूलित करें।

3. भुगतान के लिए पूछना जो अतीत के कारण विनम्रता से है

हमने जिन तीन प्रकार के ईमेलों पर चर्चा की है, उनमें से यह शायद सबसे मुश्किल है। हालांकि, ध्यान रखें कि आपके ग्राहक आपकी तरह व्यस्त हैं और, ज्यादातर समय, उन्होंने भुगतान भेजने की अनदेखी की है। हालांकि हैंडल को उड़ाना आसान है, यदि आप भुगतान प्राप्त करना चाहते हैं तो नंबर एक नियम आपके सिर को रखना है।

इस ईमेल में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

  • देय राशि
  • नियत तारीख
  • चेक या क्रेडिट कार्ड जैसे स्वीकार्य भुगतान के तरीके
  • भुगतान जमा करने के निर्देश दिए
  • प्रश्न होने पर आपकी संपर्क जानकारी
  • विशिष्ट भाषा जो भुगतान एकत्र करने के पिछले प्रयासों का संदर्भ देती है; उदाहरण के लिए, "हमें हमारी ईमेल दिनांक 05/24 / 20xx का जवाब नहीं मिला।"
  • भेजे गए पिछले ईमेल (ओं) की एक प्रति शामिल करें
  • चालान की एक प्रति संलग्न करें

पिछले देय चालान ईमेल टेम्पलेट डाउनलोड करें और इसे अनुकूलित करें।

यदि आपको एक-दो ईमेल भेजने के बाद अपने ग्राहक से प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो उन्हें कॉल करने का समय आ गया है। हमेशा अपने ग्राहक को संदेह का लाभ दें और विनम्र रहें। एक मौका है कि आपके पास गलत ईमेल पता है या आपके ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में बैठे हैं। संचार की लाइनों को खुला रखना महत्वपूर्ण है।

यदि आप अपने ग्राहक तक पहुंचने में सक्षम हैं और वे आपको भुगतान करने में असमर्थ हैं, तो उन्हें भुगतान योजना का विकल्प दें। सहमति-प्राप्त योजना को दस्तावेज करें और अपने ग्राहक को ईमेल के माध्यम से या हस्ताक्षर के साथ स्वीकार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए भुगतान योजना की नियत तारीखों के शीर्ष पर रहें कि आपका ग्राहक समझौते पर जी रहा है।

संग्रह प्रक्रिया

यदि ईमेल के माध्यम से भुगतान एकत्र करने के आपके सभी प्रयास विफल हो जाते हैं, तो आपका अंतिम उपाय अधिक औपचारिक संग्रह प्रक्रिया को लागू करना है। इसके लिए आपको मेल के माध्यम से लिखित संग्रह पत्र भेजने होंगे। यदि आपको चौथे संग्रह पत्र के बाद भुगतान नहीं मिला है, तो हमारा सुझाव है कि आप एक संग्रह एजेंसी से संपर्क करें। भविष्य में भुगतान संग्रह के मुद्दों से बचने के तरीके पर नि: शुल्क टेम्पलेट्स और युक्तियों के साथ संग्रह पत्र लिखने के तरीके के बारे में हमारी मुफ्त गाइड की जांच करना सुनिश्चित करें।

इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर में निवेश के लाभ

एक तरीका है कि आप भुगतान के लिए पूछना आसान बना सकते हैं या भुगतान अनुरोध को कम कर सकते हैं ईमेल ताजेपुस्तकों जैसे चालान सॉफ्टवेयर में निवेश करना है। फ्रेशबुक के साथ, आप इनवॉइस देय तिथियों के शीर्ष पर बने रह सकते हैं, जिससे आपको भुगतान का अनुरोध करने के लिए आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेलों की संख्या कम होनी चाहिए। नीचे FreshBooks में एक डैशबोर्ड का एक स्नैपशॉट है जो अपनी स्थिति, जैसे कि अतिदेय, बकाया या ड्राफ्ट द्वारा वर्गीकृत चालान दिखाता है।

एक नमूना कंपनी से लिए गए खुले इनवॉइस के स्नैपशॉट, फ्रेशबुक में पॉल की पाइपलाइन बनाई गई।

नीचे सूचीबद्ध फ्रेशबुक में कुछ विशेषताएं हैं जो भुगतान अनुस्मारक को स्वचालित करने में मदद करेंगी:

  • ट्रैक चालान की स्थिति: अपने चालान सीधे फ्रेशबुक में ईमेल करें और यह तब ट्रैक करेगा जब ग्राहक द्वारा एक चालान देखा गया हो और जब ऑनलाइन भुगतान किया गया हो
  • ऑनलाइन भुगतान स्वीकार करें: ग्राहकों को क्रेडिट कार्ड से ऑनलाइन अपने चालान का भुगतान करने की अनुमति देने के लिए फ्रेशबुक पेमेंट चालू करें; भुगतान करना उतना ही आसान होगा जितना पेमेंट बटन पर क्लिक करना
  • स्वचालित अनुस्मारक सेट करें: आप फ्रेशबुक में तीन स्वचालित भुगतान अनुस्मारक ईमेल तक बना सकते हैं; पहला अनुस्मारक चालान देय तिथि से कुछ दिन पहले हो सकता है; मेरा सुझाव है कि आप फिर नियत तारीख के सात दिन बाद बाहर जाने के लिए अन्य दो रिमाइंडर बनाएं और दो सप्ताह बाद यदि भुगतान अभी भी नहीं किया गया है
  • स्वचालित विलंब भुगतान शुल्क लागू करें: एक निश्चित दिनों के लिए चालान के अतीत में होने के बाद, आप चालान में देर से भुगतान शुल्क लगाने के लिए अपने आप फ्रेशबुक रख सकते हैं; आमतौर पर, यदि ग्राहक आपको भुगतान करता है, तो आप हमेशा देर से भुगतान शुल्क माफ कर सकते हैं, खासकर यदि आप भविष्य की परियोजनाओं पर ग्राहक के साथ काम करना चाहते हैं
  • आवर्ती चालान बनाएं: उन ग्राहकों के लिए जो आपको समय-समय पर भुगतान करते हैं - साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक - आप एक विशेष तिथि पर स्वचालित रूप से बाहर जाने के लिए अपने चालान सेट कर सकते हैं; उदाहरण के लिए, यदि आप किराया जमा करते हैं, और यह हमेशा हर महीने के पहले दिन को होता है, तो आप पहले कुछ दिन पहले किरायेदारों को बाहर जाने के लिए सभी चालान सेट कर सकते हैं

एक नमूना कंपनी फ़ाइल का उपयोग करके FreshBooks में बनाया गया नमूना चालान।

ऊपर एक नमूना चालान का एक स्नैपशॉट है जो एक काल्पनिक नमूना कंपनी फ़ाइल, पॉल के नलसाजी से एक ग्राहक को ईमेल किया गया था।

  1. जब आप ऑनलाइन भुगतान सुविधा को चालू करते हैं, तो पे नाउ बटन ऊपरी दाएं कोने में दिखाई देगा - जैसा कि ऊपर दिए गए स्क्रीनशॉट में है। आपके ग्राहक को भुगतान विधि का चयन करना होगा और चालान का भुगतान करने के लिए उसकी भुगतान जानकारी दर्ज करनी होगी।
  2. यह टेक्स्ट बबल आपके ग्राहक को इस चालान पर एक टिप्पणी करने की अनुमति देता है जो आपको प्राप्त होगा। यदि उनके पास कोई सवाल है या अच्छी तरह से किए गए काम के लिए धन्यवाद करना चाहते हैं, तो वे इसे बिना फ्रेशबुक छोड़ने के बिना कर सकते हैं।

स्वचालित अनुस्मारक सेट करना और आवर्ती चालान को लागू करना यह सुनिश्चित करता है कि नौकरी पूरी होने के समय और भुगतान के लिए अनुरोध किए जाने के बीच कोई देरी न हो। इसके अलावा, ग्राहकों को ऑनलाइन अपने चालान का भुगतान करने का विकल्प देकर, आप तेजी से भुगतान करते हैं और समय बचाते हैं जो भुगतान का अनुरोध करने के लिए ईमेल और पत्र लिखने में खर्च किया जाता था।

भुगतान संग्रह मुद्दों से बचने के लिए युक्तियाँ

यदि आप लंबे समय से व्यवसाय में हैं, तो आप किसी ऐसे ग्राहक से मुठभेड़ करेंगे जो आपको भुगतान करने को तैयार नहीं है। यह अपवाद होना चाहिए न कि नियम। हालांकि आप पूरी तरह से ग्राहक के साथ भुगतान संग्रह के मुद्दे से बचने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, कुछ अन्य सर्वोत्तम अभ्यास हैं जो हम एक चालान सॉफ्टवेयर में निवेश करने के लिए सलाह देते हैं।

भुगतान संग्रह के मुद्दों से बचने के लिए हम यहां सात युक्तियां सुझा रहे हैं:

1. एक क्रेडिट जाँच चलाएँ

यदि आपके पास एक नया ग्राहक है, जिसे आप क्रेडिट देना चाहते हैं, तो उनके डन एंड ब्रैडस्ट्रीट क्रेडिट रिपोर्ट की जांच करें। किसी एक रिपोर्ट को खींचने के लिए $ 121.99 की लागत होती है, लेकिन एक बड़े ग्राहक को सही शर्तों की पेशकश करने में सक्षम होने से आप एक बड़े ग्राहक को जमीन पर उतारने में मदद कर सकते हैं या एक विशाल सिरदर्द से बच सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए हमारी पूरी डन एंड ब्रैडस्ट्रीट क्रेडिट रिपोर्ट गाइड देखें।

2. समीक्षा ए / आर एजिंग रिपोर्ट

प्राप्य खाते (ए / आर) उम्र बढ़ने की रिपोर्ट उन सभी बकाया ग्राहकों के चालान दिखाती है, जो उनकी नियत तारीखों से अधिक दिनों के होते हैं - 0-30 दिन, 31-60 दिन, 61-90 दिन और 90 दिन। प्रत्येक सप्ताह की शुरुआत में, आपको इस रिपोर्ट की समीक्षा करने के लिए कुछ मिनटों का समय देना चाहिए और देखना चाहिए कि अगले कुछ हफ्तों में क्या चालान आ रहे हैं। यदि आप फ्रेशबुक या किसी अन्य इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आपको कुछ ही मिनटों में इस रिपोर्ट को चलाने में सक्षम होना चाहिए।

यदि आप इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपको यह रिपोर्ट एक्सेल या वर्ड में बनाना चाहिए ताकि आप खुले इनवॉइस के शीर्ष पर बने रहें। ईमेल या फोन के माध्यम से पालन करने के लिए एक योजना बनाएं और उस कार्रवाई का दस्तावेजीकरण अवश्य करें जो आपने ली है। आपको इस जानकारी की आवश्यकता होगी कि आपको कभी भी अपनी ओर से भुगतान एकत्र करने के लिए एक संग्रह एजेंसी को नियुक्त करना होगा।

यह रिपोर्ट कैसे काम करती है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए हमारे ए / आर एजिंग गाइड देखें।

3. आरंभिक छूट भुगतान की शर्तें

ग्राहकों को अपने चालान का भुगतान करने के लिए प्रोत्साहन देने के बारे में सोचें। प्रारंभिक भुगतान छूट आमतौर पर 1% से 5% के बीच चलती है और चालान तिथि के 10 दिनों के भीतर भुगतान की आवश्यकता होती है। आपको आश्चर्य होगा कि कितने ग्राहक आपको इस ऑफ़र पर ले जाएंगे।

इस प्रकार की छूट की पेशकश करने से, आपको लगभग एक-तिहाई भुगतान करने में लगने वाले दिनों की संख्या में कटौती हो जाएगी और यह सुनिश्चित करने के लिए एक लंबा रास्ता तय करेगा कि आप एक सकारात्मक नकदी प्रवाह बनाए रखें। अपने ग्राहकों के लिए शुरुआती छूट भुगतान शर्तों को लागू करने का तरीका जानने के लिए हमारा प्रारंभिक भुगतान डिस्काउंट गाइड पढ़ें।

4. हमेशा अच्छा काम करें

अपने ग्राहक को बाद में भुगतान न करने का कारण बताने से बचने के लिए समस्याओं के बारे में पहले से ही सुनिश्चित कर लें। सबसे महत्वपूर्ण बात, भुगतान अनुरोध ईमेल भेजने से पहले यह सुनिश्चित कर लें कि काम 100 प्रतिशत पूरा हो चुका है।

5. भुगतान की शर्तें संप्रेषित करें

सुनिश्चित करें कि आपने अपने ग्राहक को मौखिक रूप से और काम शुरू करने से पहले लिखित रूप में भुगतान की शर्तें बता दी हैं। यह प्रारंभिक परामर्श में होना चाहिए, और शर्तों को आपके ग्राहक द्वारा हस्ताक्षरित उद्धरण, अनुमान या प्रस्ताव पर शामिल किया जाना चाहिए। अपने व्यवसाय के लिए भुगतान की शर्तें स्थापित करने के सर्वोत्तम तरीकों के लिए सर्वश्रेष्ठ चालान भुगतान शर्तों पर हमारे लेख देखें।

6. भुगतान भेजने में देरी मत करो ईमेल अनुस्मारक

काम पूरा करने के 24 से 48 घंटों के भीतर, भुगतान का अनुरोध करने के लिए अपने ग्राहक को चालान भेजें। सुनिश्चित करें कि देय तिथि और स्वीकार्य भुगतान विधियां चालान पर शामिल हैं।

7. मिलनसार लेकिन दृढ़ रहें

अपने ग्राहक के साथ सभी संचारों में, एक अनुकूल स्वर रखें, लेकिन दृढ़ रहें ताकि आपके ग्राहकों को पता चले कि आप भुगतान पाने के लिए गंभीर हैं।

तल - रेखा

हमने कई सर्वोत्तम प्रथाओं को साझा किया है और आपको ईमेल में भुगतान के तीन प्राथमिक चरणों को संबोधित करने के लिए टेम्पलेट प्रदान किए हैं। अब, यह उस जानकारी को लागू करने का समय है जिसे हमने आपके ग्राहक बिलिंग प्रक्रिया में साझा किया है। आरंभ करने का सबसे आसान तरीका एक चालान सॉफ्टवेयर में निवेश करना है जो व्यावहारिक रूप से आपके लिए सब कुछ स्वचालित कर देगा।

जैसा कि हम चर्चा कर चुके हैं, FreshBooks को बिलिंग ग्राहकों के काम को आसान बनाने और भुगतान को बहुत आसान और बहुत कम समय लेने वाली बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया था। आप बिल्कुल मुफ्त में पहले 30 दिनों के लिए फ्रेशबुक का उपयोग कर सकते हैं। कोई जोखिम नहीं है, और आपको आरंभ करने के लिए कोई क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है।

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